Этапы подготовки конфиденциальных документов

Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками фирмы поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях. Факторами, инициирующими процесс исполнения, являются:

• получение руководителем, сотрудником (исполнителем) поступившего документа;

• письменное или устное указание вышестоящего руководителя;

• устный запрос на информацию или принятие решения от других фирм, учреждений и отдельных лиц;

• задания и поручения, включенные в рабочие планы, графики работы, должностные инструкции и другие организационные и плановые документы;

• полезная информация, полученная из реферативных и информационных сборников, рекламных изданий. В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений. Для использования в работе обычно поступают: законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация.

В ходе исполнения конфиденциальные документы подвергаются максимально возможному спектру угроз, которые реализуются за счет:

• документирования конфиденциальной информации на случайном носителе, не входящем в сферу контроля службы КД;

• подготовки к изданию документа, не обоснованного деловой Необходимостью или не разрешенного для издания, т.е. документирования определенной информации;

• включения в документ избыточных конфиденциальных сведений, что равносильно разглашению тайны фирмы;

• случайного или умышленного занижения грифа конфиденциальности сведений, включенных в документ;

• изготовления документа в условиях, которые не гарантируют сохранность носителя, конфиденциальность информации;

• утери оригинала, черновика, варианта или редакции документа, его части, приложения к документу, умолчанияэтогофакта и попытки подмены утраченных материалов;

• сообщения содержания проекта конфиденциального или открытого документа постороннему лицу, несанкционированного копирования документа или его части (в том числе на неучтенной дискете);

• утечки информации по техническим каналам;

• ошибочных действий работника службы КД, особенно в части нарушения разрешительной системы доступа к документам.

Передача конфиденциальной информации по деловой необходимости партнерам, посредникам, работникам государственных учреждений допускается только в случаях, установленных законодательством или соответствующим пунктом в контракте, и только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений. Информация передается им всегда в письменном виде за подписью первого руководителя фирмы и с информированием об этом руководителя службы безопасности. Передача конфиденциальных сведений в устной формене разрешается.

Исполнение конфиденциальных документов, в отличие от исполнения открытых документов, представляет собой стадию, насыщенную различными технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы:

• установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

• оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

• составление вариантов и черновика текста документа;

• учет подготовленного черновика конфиденциального документа;

• изготовление проекта конфиденциального документа;

• издание конфиденциального документа. Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителей с конфиденциальной информацией. Сам факт запечатления ценной информации на носителе предполагает наличие защитныхмерв отношении информации и носителя от различных рисков.

Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная ни на каком носителе. Угрозы ценной информации появляются немедленно при возникновении мысли о необходимости ее документирования. В связи с этим система защиты конфиденциальной информации должна начинать функционировать не после издания (подписания) конфиденциального документа, а заблаговременно, т.е. до момента нанесения на чистый лист бумаги первых письменных знаков будущего документа. Перед реализацией мысли о создании документа первоначально решаются вопросы: а) является ли данная информация конфиденциальной и, если да, то б) какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен.

Своевременное установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, является первым и основным элементом защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы.

В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать перечень конфиденциальных сведений фирмы, требования партнеров, условия контрактов, а также перечень конфиденциальных документов фирмы. Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранности информации, однако позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала.

Гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или- электронному документу представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации.

Первый, массовый, уровень — грифы «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация». Не следует ставить гриф «Коммерческая тайна», так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу.

Второй уровень достаточно редкий — грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально. Особый контроль». Этот гриф присваивается документу лично первым руководителем фирмы, им изменяется или отменяется. Исполнение, использование и хранение документов с этим грифом также организуется первым руководителем с возможным привлечением руководителя службы КД. Исполнителям документы с этим грифом не передаются.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или «Конфиденциально».

Гриф ограничения доступа, указываемый на документе, пишется полностью и не сокращается. Под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия. Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах. Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничительные пометы типа: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки» и др. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.

Документы и информация, конфиденциальные в целом (например, документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т.д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.

На ценных, но неконфиденциальных документах может проставляться помета (отметка, надпись, штамп), привлекающая особое внимание к сохранности таких документов. Например: «Собственная информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др. Может ставиться штамп, что данная информация без согласия фирмы не может быть использована в каких-либо коммерческих целях и по миновании надобности должна быть возвращена собственнику. Гриф или штамп обязательно проставляются при направлении конфиденциальной для фирмы информации в государственные учреждения, которые обязаны держать ее в тайне.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

• исполнителем при подготовке к составлению проекта документа;

• руководителем структурного подразделения (направления деятельности) или руководителем фирмы при согласованииилиподписании документа;

• работником службы КД при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для фирмы документ не имеет грифа ограничения доступа.

Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений. Основаниями для этих действий являются: соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или документов фирмы; истечение установленного срока действия грифа; наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например: опубликование ноу-хау в печати, патентование изобретения и др.); установление факта неправильности присвоения грифа документу.

Руководители всех рангов и исполнители несут персональную ответственность за своевременное и правильное установление, изменение и снятие грифа конфиденциальности. Фактическое изменение или снятие грифа осуществляет должностное лицо, подписавшее (утвердившее) документ, а также первый руководитель фирмы.

Процедуры изменения и снятия грифа конфиденциальности с документов фирмы должны быть четко регламентированы. В целях своевременного информирования соответствующих должностных лиц о необходимости выполнения этих процедур сотрудник службы КД должен регулярно просматривать учетные карточки или инвентарные описи конфиденциальных документов и выявлять те документы, по которым могут быть изменены характеристики ограничения доступа. При изменении иди снятии грифа полномочное должностное лицо делает отметку на самом документе и в сопроводительном письме путем зачеркивания грифа или написания нового, указания основания для выполнения этого действия и проставления подписи и даты. В соответствии с этой отметкой делаются необходимые записи в учетной форме документа. После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства фирмы. При необходимости об изменении или снятии грифа конфиденциальности с документа сообщается заинтересованным фирмам и предприятиям.

Другим принципиально важным вопросом, решаемым заблаговременно руководством фирмы, службой КД и исполнителями, т.е. до начала составления текста документа, является определение необходимости предварительной регистрации носителя (листов бумаги, специальных тетрадей и блокнотов с отрывными листами, листов ватмана, фотопленки, магнитных носителей и т.п.), на котором будет формироваться черновик и беловик документа.

Назначение учета носителей конфиденциальной информации состоит в том, чтобы обеспечить безопасность информации, контроль за ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалах. На чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа.

Носителями документированной конфиденциальной информации могут быть:

• для традиционных текстовых документов — специальный блокнот с отрывными листами и корешком, выполняющим функцию учета листов, нанесения отметок о целевом их использовании; рабочая тетрадь для больших по объему документов; отдельные пронумерованные листы бумаги, типографские формы и бланки документов;

• для чертежно-графических документов — пронумерованные листы ватмана, кальки, пленки, координатной бумаги и т.п.;

• для машиночитаемых документов — маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски, дискеты, карты и т.п.;

• для аудио- и видеодокументов — маркированные и пронумерованные кассеты с магнитной пленкой, лазерные диски, кассеты с кинопленкой и т.п.;

• для фотодокументов — маркированные и пронумерованные кассеты с фотопленкой, фотобумага, микрофиши, слайды, кассеты с микрофотопленкой.

Основные задачи учета носителей конфиденциальной информации или, как часто их называют в научной литературе, — документов предварительного учета:

• закрепление факта присвоения носителю категории конфиденциальности, ограниченного доступа;

• присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк для обеспечения контроля за использованием и проверки наличия;

• документирование фактов перемещения носителя между сотрудниками фирмы, закрепление персональной ответственности за его сохранность;

• контроль работы исполнителя над документом и своевременного уничтожения носителя или его частей, потерявших практическое значение.

При учете носителей реализуются следующие требования обеспечения защиты информации:

• формирование основы для последующей персональной ответственности сотрудника за сохранность носителя, повышенного внимания к нему;

• предупреждение возможности нецелевого использования носителя или его неправильного хранения;

• формирование грифа конфиденциальности будущего документа;

• предупреждение возможности тайной подмены носителя, изъятия из него или включения в него отдельных частей (листов, кусков фото-, видео- или магнитной пленки), для чего фиксируются технические характеристики носителя (количество листов, длина ленты, наличие склеек и др.);

• предупреждение технической возможности тайной разборки кассет, пеналов, футляров, конвертов и иных оболочек, содержащих технические носители информации;

• включение носителя в сферу регулярного контроля сохранности и местонахождения.

В службах КД коммерческих фирм бумажные носители текстовой и технической информации ставятся на инвентарный (перечневый) учет. Специальный учет носителей текстовой информации не ведется. Кроме того, в этих структурах учет носителей целесообразен только на уровне руководства фирмы, так как именно здесь концентрируется вся действительно ценная информация. На уровне исполнителей документирование элементов конфиденциальной информации ведется на неучитываемых предварительно носителях. Однако не следует думать, что неучитываемый носитель — это любой кусок бумаги, на котором можно фиксировать конфиденциальные сведения и который затем можно смять и выбросить в мусорную корзину. Неучитываемый носитель — это блокнот или тетрадь с пронумерованными листами, наличием заверительной надписи и росписью целевого использования каждого листа. Обязательно учитываются типовые формы и бланки документов. На чистых листах бумаги ставится штамп службы КД, листы нумеруются. У носителя может отсутствовать учетный номер, но в опись документов, находящихся у исполнителя, он обязательно вносится. Исполнитель в любой момент должен быть готов отчитаться об использовании каждого листа.

В производственных и исследовательских фирмах, обладающих оригинальными технологиями и производственными секретами типа «ноу-хау», конфиденциальные документы на всех уровнях управления целесообразно составлять только на предварительно учтенных носителях информации.

Обязательному инвентарному учету и маркировке на всех уровнях управления подлежат магнитные носители информации, для которых любые угрозы представляют значительно большую опасность, чем для бумажных, а обнаружение реализации этих угроз возможно только на основе сложных аналитических наблюдений. Маркировка предусматривает нанесение на носитель инвентарного номера, даты регистрации, наименования структурного подразделения и фамилии исполнителя. Надписи делаются механически стойким красителем. Одновременно этим же веществом окрашиваются винты и иные детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сигнализации об их несанкционированном вскрытии.

Этапы оформления и учета носителей конфиденциальной информации, выдачи их исполнителям и приема от исполнителей Выполняются в службе КД как в традиционном, так и автоматизированном режимах и включают в себя следующие процедуры:

• первичное оформление носителя, в процессе которого выполняются специализированные операции, позволяющие в дальнейшем контролировать подлинность носителя и сохранность всех его элементов;

• традиционный или автоматизированный учет носителя, при котором документируется факт включения носителя в категорию носителей ограниченного доступа с присвоением ему инвентарного номера;

• окончательное оформление носителя, в процессе которого учетные данные переносятся на носитель и его составные части для их идентификации;

• выдача учтенного, укомплектованного носителя информации исполнителю, закрепление за исполнителем персональной ответственности за сохранность носителя, его целостность и целевое использование;

• выдача исполнителю при необходимости дополнительных учтенных листов, форм и бланков;

• прием от исполнителя носителя информации, в процессе которого проверяются комплектность носителя, наличие оправдательных отметок за отсутствующие элементы и документирование факта передачи носителя в службу КД;

• ежедневная проверка правильности учета носителей и их наличия.

При работе с исполнителями работник службы КД педантично решает следующие задачи обеспечения защиты информации:

• предотвращение выдачи носителя лицу, не связанному с составлением конкретного документа или исключенному из состава лиц, допускаемых к данному носителю (составляемому документу);

• выявление факта утраты носителя или его частей, организация поиска носителя и проведения служебного расследования;

• предотвращение нарушения принципа персональной ответственности за сохранность носителя и фиксируемой в нем информации;

• обнаружение факта подменыносителя другим, фальсификации части носителя;

• обнаружение фактов случайной или умышленной порчи носителя» изменения формата, нумерации листов, вырывания листов,их загрязнения, склеивания и т.п.);

• предотвращение несанкционированной и неоправданной деловой необходимостью передачи носителя между руководителями и исполнителями;

• предотвращение несанкционированного ознакомления посторонних лиц с содержанием информации, зафиксированной на носителе, в процессе его выдачи исполнителю и прием от исполнителя.

Следовательно, до начала составления черновика конфиденциального документа должен быть выполнен ряд принципиально важных технологических этапов обеспечения сохранности тайны фирмы, которые дают возможность в будущем свести к минимуму риск утраты ценной информации, чье документирование пока только предполагается.

Этап составления текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичной творческой, формальнологической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа. Однако исполнителю следует всегда помнить, что конфиденциальная информация документируется только при наличии серьезных объективных потребностей, а не субъективного желания сотрудника фирмы. Конфиденциальные документы составляются в строго определенных случаях, например: когда процесс или результат какой-то работы подлежит обязательному отражению в конкретных документах (обязательному документированию) или когда наличие этих документов или переписки диктуется реальной необходимостью, т.е. отсутствием условий для решения конфиденциального вопроса путем личного (но не телефонного) общения между партнерами.

Работникам службы КД необходимо знать, что контроль за работой персонала фирмы с любыми конфиденциальными документами, особенно в процессе документирования конфиденциальной информации, — это одна из главных их задач. Ответственное отношение сотрудников фирмы к своим обязанностям в значительной степени гарантирует сохранность тайны фирмы даже при отсутствии дорогостоящих и современных технических средств защиты конфиденциальной информации.

Составление текстов особо ценных конфиденциальных документов обычно централизуется на уровне руководства фирмы. Менее значимые конфиденциальные документы по отдельным функциональным вопросам составляются децентрализованно руководителями структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы и иногда допущенными к этой работе исполнителями (опытными менеджерами, экспертами). Любые черновики, варианты, редакции конфиденциальных документов (в том числе электронных), относящиеся к ним материалы, записи, записки и т.п., составляются на заблаговременно подготовленных носителях.

При документировании конфиденциальной информации следует учитывать, что:

• объем включаемых в документ конфиденциальных сведений должен быть минимальным и определяться реальной ситуацией;

• документ всегда должен касаться только одного вопроса (темы), что важно не столько для быстрого доведения документа до исполнителя, сколько для обеспечения четкого функционирования системы доступа персонала к конфиденциальной информации, необходимой только данному сотруднику, и предотвращения несанкционированного ознакомления сотрудников фирмы и иных лиц с излишней информацией;

• необходимо заблаговременно предусмотреть, чтобы сводные плановые, организационные, распорядительные (особенно приказы по основной деятельности), отчетные и другие подобные документы, составляемые в виде сложных многоадресных схем текстовой части заданий и исполнителей, в полном объеме не рассылались по подразделениям и исполнителям; такие документы доводятся до исполнителей избирательно, в виде составленных в рамках этих документов функциональных персонифицированных приложений-заданий или отдельных документов; документы, сохраняющие исторически сложившуюся сложную, многостраничную традиционную форму текста, являются серьезным каналом утраты ценной информации;

• информация, относящаяся к тайне фирмы, должна быть максимальным образом локализована в конкретной части документа, его разделе, приложении, отдельной дискете, электронном массиве с усложненной системой доступа (например, большой по объему неконфиденциальный документ может иметь раздел, выделенный в отдельную часть и содержащий комплекс информации ограниченного доступа);

• включаемые в документ конфиденциальные фотоиллюстрации, графики, схемы и т.п. наклеиваются на учтенные листы, их количество оговаривается в сопроводительном письме или специальной записи;

• не допускается снимать копии и делать выписки из ранее изданных конфиденциальных документов без разрешения соответствующего должностного лица или организации-автора;

• конфиденциальные показатели (формулы, выводы, результаты наблюдений, опытов, описания технологических процессов и т.п.) должны фиксироваться в документе только один раз; при необходимости повторного их описания делается ссылка на документ, в котором они были ранее отражены;

• в неконфиденциальных документах не допускаются намеки на наличие конфиденциальных сведений или их описание в произвольной форме;

• сопоставление плановых и отчетных показателей деятельности фирмы, результаты перспективных маркетинговых исследований, аналитические выводы по производству и продаже продукции, параметры новой технологии, характеристики ноу-хау и т.п. допускается документировать и хранить только на уровне первого руководителя фирмы в документах, делах, базах данных с грифом «Строго конфиденциально»;

• не допускается включение в неконфиденциальные документы сведений, составляющих интеллектуальную собственность или коммерческую тайну других фирм или лиц (даже при отсутствии соответствующего пункта в договоре о сотрудничестве);

• для обеспечения высокого уровня конфиденциальности документов, пересылаемых обычной почтой, передаваемых по незащищенным каналам связи и хранящимся в компьютерах, целесообразно решить вопрос о шифровке информации.

Документирование конфиденциальной информации это более сложный процесс по сравнению с аналогичной работой по составлению открытого документа, что определяется объективной необходимостью создать условия для обеспечения сохранения в тайне сведений, включаемых в документ.

Следовательно, подготовка проекта конфиденциального документа представляет собой трудоемкий процесс из-за необходимости выполнения дополнительных вспомогательных этапов, не свойственных аналогичной работе над открытым документом. Эти этапы имеют важное значение для обеспечения защиты информации при подготовке конфиденциального документа и предусматривают установление грифа конфиденциальности будущего документа, оформление и учет его носителя.