Распределение, рассмотрение и направление документов на исполнение

По завершении процедур традиционного или автоматизированного учета поступившие конфиденциальные документы передаются для работы руководителям и сотрудникам фирмы. Следует помнить, что при выходе за пределы службы КД документы подвергаются широкому спектру реальных угрозза счет санкционированного включения в работу с ними значительного числа сотрудников и соответствующего возрастания количества источников, владеющих конфиденциальными сведениями. Передача документов сопровождается выполнением следующих процедур:

• распределение документов;

• рассмотрение документов руководителями;

• передача документов исполнителям илина другие участки службы КД.

Цель процедуры распределения поступивших документов — определение рационального пути (маршрута) дальнейшего движения документа в соответствии с его функциональной принадлежностью и местом в разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации.

Реализация процедуры как традиционных, так и электронных документов основывается на анализе содержания документов, которое является главным критерием однозначного определения: кто из руководителей, кому из исполнителей (сотрудников), как, когда и с какими категориями документов разрешает знакомиться или работать. Любое обращение к конфиденциальному документу, ознакомление с ним в любой форме (в том числе случайное, несанкционированное) обязательно фиксируется в учетной карточке документа и на самом документе в виде соответствующей отметки и росписи лица, который обращался к документу. Этот факт указывается также в карточке учета осведомленности сотрудника в тайне фирмы.

В соответствии с системой доступа, функционирующей в фирме, поступившие традиционные и электронные документы распределяются на следующие группы:

• подлежащие рассмотрению первым руководителем;

• подлежащие рассмотрению конкретными заместителями первого руководителя;

• передаваемые руководителям структурных подразделений или направлений деятельности фирмы;

• передаваемые непосредственно исполнителям в соответствии со специальным перечнем.

При рассмотрении документов руководителем должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:

• принятие правильного решения по составу исполнителей, допускаемых к документу;

• исключение возможности ознакомления с документом посторонних лиц в процессе работы руководителей с документами;

• исключение возможности кражи или копирования документов посетителями, техническим и обслуживающим персоналом, секретарем и другими лицами;

• исключение возможности утечки информации по техническим каналам (визуальному, акустическому или другим), например, при безответственном обсуждении содержания конфиденциального документа по незащищенным линиям связи;

• фиксирование факта передачидокумента руководителю и возвращения документа от него;

• обеспечение физической сохранностивсех частей документа (приложений, листов и т.п.).

Передача документов руководителям осуществляется работником службы КД под роспись в традиционном журнале учета документов, передаваемых руководству, или бумажном экземпляре аналогичного электронного журнала (описи). Роспись за документ ставится в учетной карточке документа в том случае, если руководитель является исполнителем данного документа. При рассмотрении документа в присутствии работника службы КД запись в журнале не делается. Передавать конфиденциальные документы руководителям через их секретарей или без росписи в учетной форме не разрешается.

Традиционные и электронные конфиденциальные документы перемещаются между руководителями или между руководителями и исполнителями только через службу КД. После рассмотрения документов руководитель возвращает их работнику службы КД. В учетную карточку документа переносятся из резолюции фамилии сотрудников фирмы, которым документ должен быть направлен. Резолюция в полном объеме в учетную форму не переносится. Если сотрудник допускается только к части документа, то в резолюции следует четко указывать конкретные пункты, разделы, страницы, приложения, с которыми этот сотрудник может быть ознакомлен.

Конфиденциальные документы, которые в соответствии с указанным выше перечнем не передаются на рассмотрение руководителю фирмы, направляются руководителям подразделений (направлений деятельности), главным менеджерам, отдельным сотрудникам. Адресование этих документов (их разметка) выполняется руководителем службы КД. Разметка оформляется в виде резолюции, но без указания задания по исполнению и срока исполнения.

Документы, возвращенные руководителем с резолюцией, и документы, прошедшие разметку в службе КД, передаются исполнителям для ознакомления, использования в работе или исполнения (работы с ними). Документы могут также быть переданы по передаточному журналу на другие участки службы КД — инвентарный, документов предварительного учета, архивный и др.

Ознакомление с конфиденциальным документом представляет собой процесс информирования сотрудника фирмы или иного заинтересованного лица, осуществляемый в соответствии с резолюцией руководителя, о принятом им решении или решении другой организационной структуры. Процесс завершается проставлением сотрудником на документе визы ознакомления и не требует, как правило, последующего составления другого документа или повторного обращения к этому документу. Ознакомление с документом производится в помещении службы КД. Документы, предназначенные для исполнения или использования в работе выдаются на рабочие места сотрудникам фирмы.

Работник службы КД, выдавая документы сотрудникам для ознакомления или работы, обязан:

• не допустить выдачу документа лицу, не имеющему права доступа к нему;

• в присутствии сотрудника проверить физическую сохранность документа, наличие всех приложений, листов и других частей документа, зафиксировать факт передачи документа в учетной форме под роспись сотрудника;

• знакомить сотрудника только с той частью документа, которая ему адресована; не разрешать сотрудникам при ознакомлении с документом делать выписки из текста на листочки, в записные книжки и т.п.;

• предотвращать любую возможность ознакомления с документом постороннего лица;

• обеспечить учет документов, находящихся у сотрудников, контроль сохранности этих документов в рабочее и нерабочее время.

Документы выдаются исполнителям для работы под роспись в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной карточки. Электронные документы передаются в копии в базу данных компьютера (рабочей станции) исполнителя с предварительным внесением исполнителем в электронную учетную карточку документа, находящуюся в компьютере службы КД, своей электронной подписи.

Все полученные исполнителем конфиденциальные документы (бумажные, на машинном носителе и электронные) в обязательном порядке вносятся им в традиционную внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя. Опись предназначена для проверки наличия документов и записи отметок службы КД о возврате документов исполнителем. Опись хранится у исполнителя, ее электронный контрольный аналог может включаться в базу данных компьютера службы КД.

При возврате исполнителем документа в службу КД проверяется соответствие документа учетной форме и его комплектность, т.е. сохранность и целостность всех частей документа, листов. Количество листов обязательно просчитывается и вносится в учетную форму при любой передаче документа. Делается это с целью подтверждения факта сохранности, целостности листов и полного их приема исполнителем или работником службы КД. Кроме того, при просчитывании листов путем их перелистывания (перекладывания) выявляется возможная подмена листов или их порча (отрыв части листа, изменение формата листа и т.п.). Только после выполнения этих действий в учетной форме ставится отметка и роспись о приеме документа.

За возврат документа работник службы КД проставляет роспись в учетной карточке документа и внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Одновременно работник службы делает отметку о новом местонахождении документа в контрольно-учетном журнале (или электронной описи учетных карточек).

При передаче документа на другой участок службы КД для подшивки в дело, отправки, постановки на инвентарный учет и т.п. вместе с документом передается его учетная карточка, которая затем возвращается с отметкой о выполненных операциях. Росписи за полученные документы и карточки ставятся в передаточном журнале.

Следовательно, в процессе распределения, рассмотрения, передачи документов исполнителям и возврата документов выполняется комплекс технологических и ограничительных операций, позволяющих реализовать действующую в фирме разрешительную систему доступа к конфиденциальным документам и предотвратить разглашение или утечку информации, содержащейся в документе.