Этап анализа исполнительской дисциплины

Этап анализа исполнительской дисциплины включает следующий типовой состав процедур:

• сбор необходимой информации по традиционной или электронной картотеке (разделу);

• рукописное или автоматическое составление итоговых перечней документов, количественных сводок и справок по результатам контрольной работы за определенный промежуток времени;

• распечатка (печатание) итоговых документов контроля;

• передача итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководству фирмы и структурных подразделений;

• выработка и осуществление мер, стимулирующих высокий уровень исполнительской дисциплины в фирме.

Перечни заданий, поручений и документов, сводки и справки по видам документов всегда составляются в разрезе структурных подразделений и исполнителей. Например, справка о состоянии исполнения документов на определенное число в конкретном структурном подразделении может иметь следующие графы: наименование документа; его краткое содержание; дата, номер; срок исполнения; фамилия исполнителя; состояние исполнения; причины невыполнения. Целесообразно добавить графы: предполагаемый срок исполнения и роспись исполнителя. Графы, содержащие сведения о причинах невыполнения здания и предполагаемом сроке исполнения, должны заполнять лично исполнители.

При использовании автоматизированной системы контроля в установленные графиком сроки (в беззапросном режиме) илипо запросам пользователей может выдавать следующие итоговые документы по результатам контроля, например:

• список всех заданий, подлежащих предупредительному контролю;

• список зданий, подлежащих промежуточному контролю;

• список заданий, не исполненных в срок (в разрезе руководителей);

• список заданий, не исполненных в срок (в разрезе структурных подразделений и исполнителей);

• список исполненных заданий;

• состояние исполнения всех неисполненных заданий.

Одновременно может осуществляться сопоставительный анализ исполнительской дисциплины по годам и месяцам.

Итоговые документы контроля должны поступать руководителям вместе с аналитическими докладами, докладными записками, письменными заключениями и рекомендациями о состоянии и мерах улучшения исполнительской дисциплины, ускорению исполнения документов, заданий и поручений.

При этом следует учитывать, что задержки в исполнении документов и поручений могут быть связаны с объективными причинами общей неупорядоченности управленческих и документационных процессов в фирме. Помимо этого руководитель, принимавший решение по документу, должен иметь в виду, что задержки в исполнении могли быть и по его вине, например: решение было нечетко сформулировано и не понято исполнителем, не было необходимых объективных условий для его выполнения, неправильно был определен срок исполнения.

При невыполнении задания в установленный срок руководитель должен изучить причины этого факта и только после этого выработать меры, направленныена исключение в будущем подобных явлений, или определить степень вины нижестоящих руководителей и исполнителей. Ошибки, допущенные самим руководителем в порядке принятия и оформления решения, должны быть. им своевременно исправлены. Повторное распоряжение в этом случае обычно не издается, обеспечивается выполнение откорректированного ранее изданного задания,

Следовательно, своевременный и фактический контроль исполнения документов и поручений в аппарате управления является основой эффективной реализации контрольной функции, составляющей в совокупности с другими функциями фундамент любой управленческой системы. Правильная организация и технология контроля исполнения документов предопределяет успешную работу фирмы, качественное решение ею производственных задач.