Порядок уничтожения документов, дел и носителей информации

В технологическом процессе уничтожения конфиденциальных документов, надобность в которых отпала или срок хранения которых истек, имеются некоторые особенности по сравнению с аналогичной стадией, выполняемой с открытыми документами и делами. При уничтожении конфиденциальных материалов руководством фирмы должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц, исключающий неполное уничтожение документов, позволяющее восстановить их текст, а также исключающий возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию. В ходе уничтожения подобные материалы подвергаются опасности в случаях:

• подмены документов, выделенных для уничтожения или изъятия из документов и дел отдельных частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей и т.п.);

• ошибочного или умышленного выделения для уничтожения или фиктивного «уничтожения» ценных документов и дел;

• неполного уничтожения документов, дел и носителей, дающего возможность восстановить их текст;

• утраты (утери, кражи) документов и дел, выделенных для уничтожения.

Перечисленные факторы возникновения угроз могут стать контролируемыми при соблюдении:

• коллегиальности принятия решения об уничтожении документов, дел и самого процесса уничтожения;

• документирования (актирования) подготовки к уничтожению и уничтожения документов и дел;

• а также при внесении комиссией отметок об уничтожении в акт и учетные формы только после фактического уничтожения документов и дел.

Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой КД. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией фирмы. Процесс уничтожения документов, дел, а также других конфиденциальных материалов производится с оформлением акта и без оформления акта.

Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов, дел и носителей информации включает в себя следующие процедуры:

• подготовка документов, дел it носителей информации к уничтожению;

• оформление акта на уничтожение;

• уничтожение документов по акту;

• уничтожение документов и носителей информации без составления акта.

Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:

• выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;

• получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы;

• систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.

С оформлением акта уничтожаются: документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео- и аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель фирмы. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

При выполнении процедуры оформления акта на уничтожение документов осуществляются:

• включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;

• оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;

• проверка наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт;

• согласование акта с должностными лицами, подписание его членами экспертной комиссии и утверждение первым руководителем фирмы. В процедуру уничтожения документов по акту входят:

• проверка специально назначаемой комиссией наличия документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте;

• физическое уничтожение этой комиссией документов, дел, томов и носителей информации;

• внесение в акт и учетные формы документов и носителей информации записи об уничтожении, роспись членов комиссии.

Фактическое уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения производится только после утверждения описей дел постоянного и длительного срока хранения за соответствующий период. Подписание акта и внесение отметок об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается.

Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения их в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность восстановления их.

Без оформления акта уничтожаются: испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

В процедуру уничтожения документов и носителей информации без оформления акта входят:

• разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника службы КД;

• накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне);

• физическое уничтожение остатков носителей несколькими сотрудниками службы КД;

• внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей.

Следовательно, при выполнении процедур и операций уничтожения конфиденциальных документов, дел и носителей информации особое внимание обращается на коллегиальность осуществления этих действий и жесткое соблюдение последовательности процедур и технологии уничтожения.