Обработка изданных документов

Стадия обработки изданных конфиденциальных документов осуществляется централизованно службой КД в традиционном или автоматизированном режиме и предназначена для выполнения технологических комплексов, процедур и операций по отправке документов адресатам или использованию внутренних документов в целях управления фирмой и обеспечения ее основной деятельности.

Как мы уже отмечали, подготовленный конфиденциальный документ получает учетный номер на этапе изготовления проекта документа с черновика. После завершения этапа издания исполнитель отчитывается (если он не сделал этого раньше) за израсходованные носители и передает в службу КД в соответствии с внутренней описью документов, находящихся у него: подлинник и все экземпляры подписанного документа, черновик и варианты документа, испорченные листы, дискеты и бланки, чистые учтенные носители, инициативный документ, послуживший основанием для издания нового документа (с отметкой об исполнении) и другие материалы, возникшие при создании документа. Черновики, варианты и рабочие материалы (в том числе на дискетах) уничтожаются в присутствии исполнителя.

В службу КД для уничтожения сдаются не подписанные или не утвержденные проекты подготовленных документов со всеми материалами. Исполнителям запрещается самостоятельно уничтожать какие-либо конфиденциальные материалы, черновики документов. Им не разрешается также оставлять у себя материалы, подлежащие уничтожению, или их копии.

Неправильно оформленный или некомплектный документ возвращается исполнителю. Не принимается также документ, если исполнитель не смог отчитаться о местонахождении черновика, вариантов и других материалов. Об отказе в приеме документа информируется первый руководитель фирмы для принятия решения.

Стадию обработки изданных документов можно разделить на два технологических комплекса: а) комплекс процедур передачи в службу КД и обработки документов, предназначенных для отправки, и б) комплекс процедур передачи в эту службу и обработки внутренних документов.

Первый комплекс включает в себя следующие процедуры:

• получение документа отисполнителя;

• получение документа с другого участка службыКД (инвентарного, архивного и др.);

• подготовка документа к отправлению;

• отправление пакетов (конвертов). В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов решаются следующие задачи обеспечения защиты информации и ее носителя:

• исключение возможного тайного вскрытия конверта и несанкционированного ознакомления с документом при его пересылке (передаче) адресату, возможности подмены документа и листов;

• ограничение возможности утери, кражи или подмены конверта с конфиденциальным документом;

• подтверждение факта отправки документа и правильности оформления этого факта в учетных формах;

• исключение ошибочной отправки документа, конверта другому адресату, необоснованной рассылки документов ряду адресатов.

Разрешением на отправку конфиденциального документа является подписанное первым руководителем фирмы сопроводительное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной форме, если документ отправляется без сопроводительного письма. Отправка конфиденциальных документов осуществляется централизованно службой КД фирмы. В некрупных фирмах — секретарем-референтом или управляющим делами. Исполнителям запрещается лично отправлять конфиденциальные документы.

При подготовке документа к отправлению на лицевой стороне конверта обозначаются: гриф конфиденциальности и другие необходимые адресные реквизиты, номера вложенных документов. На оборотной стороне в местах склеивания клапанов конверта ставится печать фирмы. Конверты с конфиденциальными документами должны передаваться курьерами адресатам под роспись за получение конверта в разносной книге, реестре или расписке. Курьерам не разрешается пользоваться общественным транспортом.

При отправлении конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используется двойное пакетирование документов (вкладывание конверта в конверт). Гриф конфиденциальности и иные отметки ставятся на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт оформляется в соответствии с Почтовыми правилами. Конверты (пакеты), предназначенные для отправления конфиденциальных документов, должны быть светонепроницаемыми. Особое внимание обращается на прочность проклеивания клапанов конвертов, исключающее возможность «отпаривания» мест склейки. Тексты отправляемых писем, телеграмм, телексов, факсов целесообразно шифровать. Факт оправления конфиденциальных, документов подтверждается почтовыми реестрами.

Второй комплекс — передача работником службы КД изданных внутренних документов на исполнение, для использования или ознакомления по своему содержанию соответствует составу стадий входного документопотока и включает в себя:

• передачу документа соответствующему руководителю для рассмотрения и исполнителю (исполнителям) для работы;

• ознакомление с документом соответствующих сотрудников фирмы;

• исполнение, использование и возвращение документа от исполнителя;

• передачу документа на другие участки службы КД. Технология выполнения перечисленных стадий аналогична рассмотренной выше.

Следовательно, обработка изданных конфиденциальных документов отличается четкой детализацией технологии выполнения, при которой основную роль играет соблюдение правильной последовательности выполнения технических процедур и операций, а также своевременное внесение необходимых сведений в соответствующие учетные формы.