Требования к проведению аудита человеческих ресурсов

Из представленных определений следует, что аудит в области человеческих ресурсов различается в зависимости от объектов аудита,в качестве которых могут выступать:

во-первых, трудовой коллектив (человеческие ресурсы организации), его численность, структура, особенности организационного взаимодействия (именуется оценкой кадрового потенциала);

во-вторых, система и процессы управления человеческими ресурсами: принципы, методы, технологии, алгоритмы, практики и процедуры управления (оценка кадровых процессов).

Оценка кадрового потенциала должна включать:

· анализ кадрового состава, его структуры, соответствия структуре и штатному расписанию, оценка укомплектованности, кадровой обеспеченности;

· оценку соответствия уровня образования и квалификации требованиям должностей, рабочих мест, производства;

· анализ данных об использовании рабочего времени, оценка абсентеизма;

· анализ текучести кадров, изучение движения работников, их карьеры;

· анализ трудовой дисциплины;

· исследование мотивации работников;

· изучение социальной защищенности работников (обеспеченность жильем, семейное положение и т.п.);

· сбор и анализ данных об условиях труда;

· изучение степени удовлетворенности работников.

Аудит кадровых процессов включает изучение кадровых целей и принципов, функций и методов, системы управления, уровня развития технологий, практик и процедур управления человеческими ресурсами, а также оценку результатов HR-менеджмента. Здесь мероприятия по аудиту определяются по соответствующему направлению.

Анализ кадровой политики и стратегии предполагает проверку соответствия целям организации, ее культуре, внешним факторам организационной среды.

Анализ функций и методов управления человеческими ресурсами включает: оценку будущих потребностей в персонале, анализ структуры занятости работников, оценку методов найма и отбора, источников покрытия потребности в персонале, анализ деловой оценки, профориентации и адаптации, анализ процессов обучения в организации, изучение работы с кадровым резервом, служебно-профессионального продвижения, анализ условий и безопасности труда и т.д. (в соответствиями с функциями);

Анализ технологического обеспечения кадровых процессов, прежде всего, должен служить проверкой на соответствие существующих процедур действующему трудовому законодательству, кадровой стратегии и политике, устремлениям высшего руководства.

Результаты управления человеческими ресурсами организации могут быть установлены через показатели социального благополучия организации, степень удовлетворенности субъектов, уровень доверия между субъектами.

К показателям социального благополучия организации можно отнести:

· уровень качества рабочей жизни субъектов, который определяется по объему сверхурочной работы, развитию охраны труда, количеству внерабочих корпоративных мероприятий, распространенности конфликтов;

· характеристику имиджа организации как работодателя.

Перечень указанных показателей может быть увеличен (в зависимости от требуемой степени социального благополучия).

Удовлетворенность субъектов представляет собой интегральный показатель, который включает в себя следующие частные удовлетворенности:

· удовлетворенность содержанием и режимом работы;

· удовлетворенность условиями работы и организации труда;

· удовлетворенность взаимоотношениями с руководством и кадровой службой;

· удовлетворенность возможностями карьерного роста;

· удовлетворенность полезностью труда;

· удовлетворенность системой вознаграждения;

· удовлетворенность условиями для творчества и самовыражения;

· удовлетворенность социально-психологическим климатом;

· удовлетворенность решением проблем администрацией;

· удовлетворенность общением на рабочем месте и вне его.

Уровень доверия и взаимопомощи в организации – также комплексный показатель, который проявляется через соблюдение договоренностей и обязательств, готовность к оказанию помощи, справедливость в распределении средств и осуществлении кадровых процедур, прозрачность принимаемых в системе управления кадрами решений.

В целом, любые названные объекты могут включаться в область аудита человеческих ресурсов, которая определяет содержание и границы аудита.

От области аудита зависят его цели, которые направлены на то, чтобы определить степень соответствия объекта аудита его критериям. Степень данного соответствия определяется в зависимости от полученных свидетельств аудита – записей, фактов, другой информации, связанной с критериями аудита и верифицируемой.

Критерии аудита – это совокупность политик, процедур или требований, используемых в качестве эталона, в соотношении с которым сопоставляют свидетельства аудита, полученные при его проведении [1]. Таким образом, проведение аудита человеческих ресурсов требует установленных документально требований к кадровому составу организации, а также к процессу управления человеческими ресурсами. Это могут быть локально устанавливаемые требования, а, кроме того, требования трудового законодательства, сформулированные в Трудовом кодексе и иных нормативных актов федерального, регионального или местного уровня.

Проведение аудита завершается установлением выводов (или наблюдений), которые представляют собой результаты оценки собранных свидетельств аудита на соответствие его критериям. Все выводы обобщаются в заключении по результатам аудита. Блок процессов проведения аудита представлен на рис. 10.1.

Рис. 10.1. Блок-схема процесса аудита [1].

Субъекты аудита, т.е. лица, проводящие аудит, называются аудиторами. Один или несколько аудиторов, при необходимости поддерживаемых техническими экспертами (лицами с соответствующими знаниями и опытом), представляют аудиторскую группу.

ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента» определяет следующие принципы аудита систем менеджмента, соблюдение которых позволяет сделать аудит надежным, эффективным и объективным инструментом управления:

1) целостность как основа профессионализма (соблюдать требования, проявлять компетентность, не поддаваться влиянию);

2) беспристрастность (обязательство предоставлять правдивые и точные отчеты);

3) профессиональная осмотрительность (умение принимать правильные решения при проведении аудита);

4) конфиденциальность (неразглашение информации);

5) независимость (основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита);

6) подход, основанный на свидетельствах (разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита) [1].

Основой проведения аудита является его программа – совокупность мероприятий по проведению одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

Управление программой аудита по ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента» осуществляется по следующей схеме, соответствующей циклу PDCA (планирование – выполнение – проверка – действие):

1. Разработка целей и программы аудита.

2. Внедрение программы аудита.

3. Мониторинг программы аудита.

4. Анализ и улучшение программы аудита.

Рассмотрим каждый из этапов подробнее применительно к аудиту человеческих ресурсов.

Целеполагание, осуществляемое на первом этапе, обеспечивает высшее руководство. Основой для определения целей аудита в области человеческих ресурсов могут являться:

- соблюдение требований трудового законодательства для подготовки к проверкам (государственной инспекции труда (ГИТ), профсоюзных организаций, прокуратуры и иных государственных органов);

- определение количественных и качественных характеристик персонала на соответствие требованиям политики, стратегии и стандартов организации;

- рассмотрение требований к системе управления человеческими ресурсами и ее согласованность с общей системой управления;

- диагностика кадровых процессов и процедур.

При разработке программы аудита человеческих ресурсов необходимо, во-первых, определить лицо, управляющее программой аудита. Это может быть руководитель аудиторской группы (внешний консультант), директор по персоналу организации.

Затем управляющий программой аудита:

- устанавливает объем аудита, который зависит от области аудита, его целей, сложности оценки, мнений заинтересованных сторон и других факторов;

- идентифицирует и оценивает риски программы аудита (риски планирования, ресурсов, аудиторской компетентности, внедрения, мониторинга);

- разрабатывает процедуры проверки (включая разработку графиков, обеспечение защиты информации, использование соответствующих методов, составление записей и отчетов по аудиту);

- определяет ресурсы (финансовые, человеческие, временные ресурсы, технические средства, коммуникационные системы).

На втором этапе программа аудита конкретизируется. Под каждый конкретный аудит разрабатывается перечень целей, области и критерии аудита. Как уже указывалось, как правило, целью аудита является определение степени соответствия критериям: требованиям законодательства, стандартам системы управления, политике, стратегии, регламентам, процедурам, правилам внутреннего распорядка, положениям (по оплате труда, аттестации и т.п.). На этапе внедрения определяется перечень методов аудита, формируется аудиторская группа (аудиторы, технические эксперты, руководитель группы), определяется порядок сбора свидетельств аудита, соответствующих записей.

На этапе мониторинга управляющий программой аудита оценивает:

- соответствие аудита его программе, целям и календарным планам,

- деятельность аудиторов;

- степень реализации плана аудита;

- обратную связь от высшего руководства и заинтересованных сторон.

Анализ и улучшение программы аудита включает в себя учет результатов проведенного мониторинга, учет рисков, вопросов безопасности и конфиденциальности, изучение новых методов аудита. В случае необходимости производятся необходимые корректировки программы аудита.

Проведение аудита человеческих ресурсов в соответствии с определенной программой может включать следующие мероприятия (согласно ГОСТ Р ИСО 19011-2012):

1. Организация проведения аудита. На данном этапе устанавливается первоначальный контакт с проверяемой организацией для определения и согласования конкретных действий и ответственности. Итогом контакта является определение возможности проведения аудита.

2. Подготовка к проведению аудита на месте, которая включает

а) анализ документации по системе управления человеческими ресурсами (кадровая политика и стратегия, организационная структура, положения, регламенты, инструкции и стандарты, отчеты по предыдущим аудитам);

б) подготовку плана аудита на основе программы и проанализированной документации (в план включаются цели, область, критерии аудита, его место и время проведения, методы аудита, роли и обязанности аудиторов, распределение ресурсов, определение представителей проверяемой организации, содержание отчета по аудиту, иные значимые моменты);

в) распределение работ между членами группы по аудиту;

г) подготовку рабочих документов (контрольные листы, планы выборок, свидетельства, выводы аудита, протоколы совещаний).

3. Проведение аудита на месте содержит последовательные этапы:

1) проведение предварительного совещания с руководством проверяемой организации (принятие плана, представление группы);

2) анализ документов во время проведения аудита;

3) обмен информацией между группой по аудиту, заказчиком аудита, проверяющей организацией, внешними органами;

4) определение роли и обязанностей сопровождающих лиц и наблюдателей;

5) сбор и верификация информации (свидетельств аудита) с применением методов опроса, наблюдения, анализа документов;

6) формирование выводов аудита;

7) подготовка заключения по результатам аудита, которое включает согласованные выводы группы, возможные рекомендации и действия по результатам аудита;

8) проведение заключительного совещания с оглашением результатов аудита.

4. Подготовка и рассылка отчета по аудиту (который содержит характеристику аудита и завершается заявлением о степени соответствия критериям аудита).

5. Завершение аудита (соглашение о выполнении всех намеченных мероприятий, определение порядка хранения документов).

6. Действия по результатам аудита (корректирующие и предупреждающие).

При проведении аудита могут применяться методы:

а) на месте (в организации) и на расстоянии,

б) основанные на взаимодействии людей или без взаимодействия.

К возможным методам аудита относятся: интервью, заполнение проверочных листов и опросников, тестирование, проведение анализа документации, осуществление представительной выборки (если изучение всей информации нецелесообразно или слишком дорого), посещение подразделений, наблюдение, анализ данных (в том числе, экономический, функционально-стоимостной, метод анализа затрат-результатов и т.п.). При необходимости список методов можно расширить, дополнив его, например, анализом деятельности после аудита, целью которого будет получение информации о работе аудитора во время выполнения действий по аудиту, определение его сильных сторон и недостатков.

Источниками информации аудита человеческих ресурсов служат локальные акты, документы системы менеджмента (положения, стандарты, регламенты, инструкции), трудовые показатели, результаты анкетирования и интервью, параметры наблюдений.

В аудит человеческих ресурсов может входить оценка работы кадровой службы. Оценивается полезность (оценка роли службы в организации), результативность (оценка достижения поставленных целей) и эффективность (уровень расхода ресурсов для достижения целей или цена результата) [6]. Обобщенные показатели эффективности деятельности кадровых служб представлены в таблице 10.1.

Таблица 10.1

Показатели эффективности деятельности кадровых служб [8, c. 581]

Группа показателей	Перечень показателей
Показатели собственно экономической эффективности	Соотношение издержек на обеспечение рабочей силой и полученных результатов деятельности Затраты на отдельные программы деятельности кадровой службы в расчете на одного работника Эффект воздействий данных программ на результативность деятельности работников и организации в целом Отношение бюджета кадровой службы к численности персонала
Показатели степени укомплектованности кадрового состава	Соответствие численности работников числу рабочих мест Соответствие профессионально-квалификационных характеристик работников требованиям рабочих мест
Показатели степени удовлетворенности работников	Степень удовлетворенности работой в данной организации Степень удовлетворенностью деятельностью кадровой службы
Косвенные показатели эффективности	Текучесть кадров Уровень абсентеизма Производительность труда Показатели качества продукции (процент брака, рекламаций и т.д.) Количество жалоб работников Уровень производственного травматизма и профзаболеваний

Таким образом, суть аудита человеческих ресурсов состоит в том, чтобы установить соответствие состояния организационной системы HR-менеджмента установленным требованиям нормативных актов, стандартов качества, стратегическим показателям. В случае выявленного несоответствия система управления человеческими ресурсами должна подвергнуться корректировке для достижения требуемых нормативов.

Вопросы и задания для самопроверки:

1. Какова роль аудита в оценке управленческих процессов, какие виды аудита вы знаете?
2. Какие существуют концепции аудита человеческих ресурсов?
3. Что такое кадровый аудит, какие виды кадрового аудита вы знаете?
4. Какие два типичные объекта кадрового аудита вы можете назвать? Какие требования предъявляются к этим двум типам аудита?
5. Опишите процедуру оценки кадрового потенциала.
6. Что входит в оценку кадровых процессов?
7. Какова типичная процедура аудита? Что такое свидетельства аудита, критерии аудита? Для чего они служат?
8. Предположите, какие требования могут предъявляться к субъектам кадрового аудита.
9. Охарактеризуйте основные принципы аудита систем менеджмента согласно ГОСТ Р ИСО 19011-2012.
10. Составьте примерную программу кадрового аудита. Назовите ее ключевые этапы.
11. Какими методами может осуществляться аудит человеческих ресурсов?
12. Назовите основные источники кадрового аудита.
13. Каковы основные показатели оценки эффективности кадровой службы?
14. Какими способами может быть оценена эффективность совершенствования системы управления человеческими ресурсами?

Литература:

1. ГОСТ Р ИСО 19011-2012. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента. ISO 19011:2011 Guidelines for auditing management systems. Издание официальное. – М.: Стандартинформ, 2013. – 36 с.

2. Шлендер, П.Э. Аудит и контроллинг персонала организации: Учебное пособие [Текст] / П. Э. Шлендер; под ред. П. Э. Шлендера. - М.: Вуз. учеб.-ВЗФЭИ, 2006. - 223 с.

3. Кулинцев, И.И. Экономика и социология труда [Текст] / И.И. Кулинцев. - М.:Е&М, 1999. — 274 с.

4. Никонова, Т.В. Управленческий аудит: Персонал [Текст] / Т.В. Никонова, С.А. Сухарев; Под ред. Ю.Г. Одегова. — М.: "Экзамен", 2002. — 222 с.

5. Одегов, Ю.Г. Оценка эффективности работы с персоналом: методологический подход: Учебно-практическое пособие [Текст] / Ю.Г. Одегов, К.Х. Абдурахманов, Л.Р. Котова – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2011. – 752 с.

6. Ряковский, С.М. Как оценить деятельность службы персонала [Текст] / С.М. Ряковский // Справочник по управлению персоналом. — 2003. — № 6. — с. 40-49.

7. Социальный аудит: учебник [Текст] / под редакцией д.э.н., проф. А.А. Шулуса; д.э.н., проф. Ю.Н. Попова. – М.: Издательский дом «АТИСО», 2008.– 524 с.

8. Управление персоналом организации: Учебник [Текст] /Под ред. А.Я. Кибанова. — 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ИНФРА-М, 2005 – 638 с.

9. Экономика труда и социально-трудовые отношения [Текст] / Под ред. Г. Г. Меликьяна. Р. П. Колосовой. ‑ М: Изд-во МГУ, 1996. — 623 с.

10. Candau P. Audit social: méthodes et techniques pour un management efficace. Ed. Vuibert rééd. 2002.

11. Meignant A. Manuel d’audit du management des ressources humaines. Ed. Liaisons. Paris. 2ème édition 2009.

12. Vatier R. Audit de la gestion sociale. EO. 1988.