Тема 7. Деловая переписка

Понятие «культура официальной переписки» включает в себя три основных принципа: 1) лаконизм делового письма; 2) полнота (достаточность) и достоверность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; и 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения.

Лаконизм (письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше – на одной. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (сугубо специальных и иностранных) слов и выражений. Составляйте текст письма короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что делает стиль излишне «цветистым» (таким слогом пользуются в странах Востока, но у нас такой традиции нет). Не пожалейте времени, если даже вам покажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время и затем перечитайте еще раз: наверняка найдутся неточности и излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а потом уже отправляйте

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что письмо плохо воспринимается, суть его затуманивается.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.

Собственно же речевая культура деловой переписки состоит в соблюдении требований ясности и точности языка служебных бумаг. Особенность официально-делового стиля — использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги. Ведь при всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

— информирование адресата;

— привлечение внимания к проблеме;

— побуждение к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий);

— придание юридического статуса какому-либо событию (документирование заключаемых отношений, сделок, совершаемых финансовых операций и т. д.);

— инициирование и поддержание деловых отношений;

— решение конфликтных ситуаций (выражение несогласия, претензий).

Решение тех или иных задач делового общения реализуется в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, направляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т.д.Обычно деловое письмо строится по такой схеме: