Методики их создания и применения

Избежать недостатков журнальной формы регистрации позволяет карточная форма, которая появилась в странах Европы в начале 20 в. В России первые попытки внедрения этой формы относятся к 20-м годам, однако тогда они оказались безуспешными. Активно стала использоваться карточная форма лишь в 70-е годы благодаря разработанной ЕГСД.

Карточная форма регистрации - наиболее удобная форма записи сведений о документах, так как она лишена недостатков, присущих журнальной форме регистрации. Преимущества карточной системы по сравнению с журнальной заключаются в следующем:

· для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется единая форма карточки;

· она дает возможность использовать принцип однократности регистрации документов, так как одновременно можно создать количество карточек, равное количеству исполнителей;

· в качестве форм контроля могут использоваться копии регистрационных карточек;

· систематизировать карточки можно в любой, наиболее удобной, последовательности, тем самым создавая из них справочно-информационные массивы по разным признакам - по автору, содержанию, срокам исполнения и т.д.;

· на карточках регистрировать документы могут одновременно несколько человек.

Для регистрации всех видов и разновидностей документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка (РКК). В ГСДОУ определен обязательный типовой состав фиксируемых сведений о документе (реквизитов):

· автор (корреспондент);

· наименование документа;

· дата документа;

· индекс документа;

· дата поступления документа;

· индекс (номер) поступившего документа;

· заголовок к тексту документа или его краткое содержание;

· резолюция;

· срок исполнения;

· отметка об исполнении,

· отметка о контроле.

Реквизиты карточки заполняются в соответствии с правилами, рекомендованными в ГСДОУ: