Правила формирования различных категорий документов в дела

В каждое дело подшиваются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры дел является включение в неё всех документов организации. Если в течение года в организации появятся документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в отдельные дела. Для этого в номенклатуре дел принято оставлять резервные номера, под которыми проводится формирование тех документов, которые не могли быть учтены при ее составлении.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

1) В дела подшиваются только исполненные документы. На документе должна быть отметка об исполнении. Неисполненные документы подшивать в дело запрещается. Не подшиваются в дела документы, подлежащие возврату (в этом случае, как исключение, в дело помещается его заверенная копия).

2) Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие и подлинность необходимых подписей, виз, регистрационного номера, дат, отметок о снятии с контроля и об исполнении.

3) Документы подшиваются в дела в день их исполнения. В случае если исполнитель находится в командировке или организация имеет большой документооборот, то в инструкции по делопроизводству должен быть установлен срок сдачи исполнителем законченных документов.

4) В дело подшиваются только подлинники документов в одном экземпляре. Для исходящих документов – их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного лица. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров.

5) Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела.

6) Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

7) В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации (копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров); дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам.

8) Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при их незначительном количестве за ряд лет, оформив дело как переходящее с соответствующими отметками в номенклатуре дел за годы накопления документов в деле (как правило, не более 5 лет).

9) Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

10) Каждое дело должно содержать не более 250 листов (4 см в толщину). Более объемные дела неудобны в пользовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.

11) При формировании дел с перепиской, одним из решающих факторов является ее объем. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. Прогнозируя рост объема переписки, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов. При дальнейшем возрастании объема переписки можно входящую и исходящую корреспонденцию разделить по видам документов: на письма и факсы. В некоторых учреждениях при формировании дел с перепиской практикуется подшивка писем-ответов вместе с письмами-запросами.

12) Документы в деле располагают в прямом хронологическом порядке (01.01.2008, 02.01.2008 и т.д.), а имеющие строгую порядковую нумерацию (например, приказы) – в возрастающем нумерационном (№ 1, № 2 и т.д.).