Формирование дел в организациях различных уровней управления. Задачи службы ДОУ и ведомственного архива по обеспечению качественного формирования дел в учреждении (организации)

Формирование дел осуществляется:

· службой ДОУ (секретарем) - при централизованной форме ведения делопроизводства;

· структурными подразделениями - при децентрализованной форме ведения делопроизводства.

Формирование дел может осуществляться централизованно только секретарем организации, службой ДОУ или децентрализованно – несколькими структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и др. документы концентрируются на рабочих местах в структурных подразделениях.

Формирование дел в структурных подразделениях негосударственных организаций осуществляется либо исполнителем, ведущим определенный круг вопросов, либо так же централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль над ним со стороны руководства и архива.

Служба ДОУ осуществляет периодический контроль за правильным оформлением дел в структурных подразделениях, дает при необходимости разъяснения и консультации.

Правильность формирования дел оценивается также Архивной службой, которая оказывает и методическую помощь.