Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов.

Первый этап проведения экспертизы ценности — это разработка номенклатуры дел организации, определение сроков хранения различных категорий документов, образующихся в процессе деятельности организации, формирование дел в соответствии с номенклатурой дел. Второй этап экспертизы происходит при отборе документов для передачи на ведомственное хранение: мы формируем и оформляем дела постоянного хранения (при их наличии), документов по личному составу (75 лет хранения), документы временного (свыше 10 лет хранения). Следующий этап проведения экспертизы ценности документов заключается в отборе документов, срок хранения которых истек, к уничтожению. Перечисленные этапы проведения экспертизы ценности документов характерны для всех организаций без исключения.

Таким образом, согласовывая на заседаниях экспертной комиссии номенклатуру дел организации, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, члены комиссии активно участвуют в проведении экспертизы ценности документов.

В конечном итоге они несут всю ответственность за качество отбора документов на хранение и уничтожение, так как именно они принимают окончательное решение. В связи с этим требование, чтобы в состав экспертной комиссии входили наиболее квалифицированные работники структурных подразделений, которые хорошо знают состав документов организации, носит не формальный характер, это обязательное условие.

Всю работу по составлению номенклатуры дел, по формированию дел в соответствии с номенклатурой дел, по подготовке документов к передаче на ведомственное хранение, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов проводят работники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство и подготовку документов к передаче в архив; работники службы документационного обеспечения управления (канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.) совместно с заведующим архивом организации или работником, ответственным за архив организации.

Однако нельзя не отметить ситуацию, которая встречается довольно часто в организациях, особенно негосударственной формы собственности и небольших по штатному составу. Суть такой ситуации в том, что иногда организация не может самостоятельно силами своих работников проделать ту работу, о которой шла речь чуть выше, только по той причине, что в организации нет работников, которые имеют достаточную квалификацию для проведения этих видов работ, например, отбор документов на хранение и уничтожение. В таком случае организация, как правило, привлекает архивистов для проведения научно-технической обработки документов на договорной основе. Это приемлемо и не является нарушением законодательства. Однако и при такой ситуации все итоговые документы (номенклатура дел, описи, акт о выделении к уничтожению документов и др.) должны быть согласованы на заседании экспертной комиссии организации [11].

Документом, регламентирующим деятельность экспертной комиссии организации, является Положение об экспертной комиссии. Который должен содержать задачи, принципы, функции, права, взаимосвязи экспертной комиссии конкретной организации. В связи с этим различные примерные формы Положения об экспертной комиссии, необходимо рассматривать именно как пример (Приложение 2).

Одна из функций экспертной комиссии, заключается в том, что экспертная комиссия рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующим перечнем типовых документов. Изменение сроков хранения, предусмотренных перечнем типовых документов, может быть только в сторону увеличения, но ни в коем случае не в сторону уменьшения [8].

Например, в некоторых организациях кадровые службы хранят такие категории документов, как заявления о приеме и увольнении работников, трудовые договоры (контракты) работников, не имеющих личных дел, не 3 года, как предусмотрено перечнем типовых документов –2012, а 75 лет. Это право организации, однако мы должны в таком случае соблюсти процедуру согласования этого срока хранения на заседании экспертной комиссии. При составлении номенклатуры дел необходимо указывать срок хранения названных документов — 75 лет, а в графе «Примечание» делать запись «Протокол заседания ЭК от _____№____», например, «Протокол заседания ЭК от 03.11.2012 № 3» [10].

Следующий этап экспертизы ценности документов осуществляют в архиве организации. При передаче дел в архив организации осуществляют контроль за качеством экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляют по организации в целом описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. и по личному составу.

При определении сроков хранения руководствуйтесь перечнями типовых документов с указанием сроков хранения (типовыми перечнями). В настоящее время в Республике Беларусь действует 2 таких перечня:

- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38;

- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82.[12]

При проведении экспертизы ценности документов можно использовать также ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, которые разрабатывают министерства, иные республиканские органы государственного управления, организации, подчиненные Правительству, по согласованию с Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров.

В этих перечнях наряду с типовыми находят отражение сроки хранения документов, специфических для организаций данной системы (отрасли). В случае если в типовых и ведомственных перечнях отсутствуют необходимые статьи, то сроки хранения соответствующих документов устанавливает экспертная комиссия организации.

Третий этап проведения экспертизы ценности документов осуществляется уже в ведомственном архиве. При приеме документов на хранение проверяется качество проведенной в структурных подразделениях экспертизы ценности документов, то есть насколько правильно осуществлен отбор документов и формирование дел. Далее поступившие в архив документы временного срока хранения после истечения срока их хранения выделяются к уничтожению, но обязательно с полистным просмотром дел.

Аналогично экспертиза ценности документов проводится при передаче документов на постоянное государственное хранение. Сотрудники государственного архива тщательно проверяют качество проведенной в организации экспертизы ценности документов. По итогам проведенной экспертизы ценности документов в ведомственном архиве и при передаче на хранение в государственный архив составляются сводные описи дел постоянного хранения (организации списка № 1 и негосударственной формы собственности) и по личному составу (для всех организаций).

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками службы ДОУ — документационного обеспечения управления (канцелярии, секретариата, общего отдела и др.) совместно с членами экспертной комиссии организации под методическим руководством архива.

Таким образом, процесс экспертизы ценности документов в организации проводит служба ДОУ и экспертная комиссия самой организации, а не какой-то специальный государственный орган. Иное дело, что проведение экспертизы ценности основано на нормативных документах, разработанных Государственной архивной службой страны. Экспертиза ценности документов осуществляется в три этапа:

- при формировании дел в соответствии с номенклатурой дел организации в структурных подразделениях;

- при подготовке дел к передаче на ведомственное хранение или в государственный архив;

- в архиве организации после истечения сроков хранения документов с временным сроком хранения.