Докладная записка

Адресованный руководству информационно-справочный документ цель которого — информирование о ситуации, каком-либо факте, об итогах выполнения той или иной работы, задания. Составляется как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства. Может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Адресат — руководитель подразделения или учреждения. Коммуникативная цель — побуждение руководителя к принятию определенного решения.

Реквизиты докладной записки

Наименование предприятия (учреждения) и структурного подразделения.

Адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы).

Наименование жанра документа (заголовок).

Дополнительный заголовок, предшествующий основному тексту и более конкретно отражающий информативное содержание документа.

Основной текст, состоящий, как правило, из двух смысловых частей: в первой части излагаются события и факты, послужившие поводом к составлению данного документа; вторая часть содержит выводы и предложения.

Дата (если не предусмотрена в штампе или на бланке предприятия).

Указание должности, фамилии и инициалов составителя.

Личная подпись. Расшифровка подписи.

Служебная записка

Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). При этом данный документ широко используется в деловой практике. Служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивает коммуникацию внутри организации по текущим вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями.

Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию. В деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений отделов. В этих ситуациях и используются служебные записки.

Служебная записка, объясняющая причины невыполнение планов и направляемая в вышестоящее подразделение, является объяснительной запиской.