Графическое описание документов способно избежать многих подводных камней в изображении и применении процессов или ноу-хау. В частности, оно позволяет пользователю получить четкий, ясный, простой в использовании и понимании документ, то есть такой, который обладает всеми идеальными качествами документа, оставаясь работоспособным.
Однако графическое изображение обладает некоторыми недостатками, которые мы уже вскрыли в предыдущем параграфе. Таким образом, оказывается, что для эффективной реализации графического описания требуется структурирующий язык и правила. Этот язык, как и всякий другой, должен состоять из лексики, грамматики и синтаксиса.
Конечно, изменить язык не просто, но это позволит некоторым работникам предприятия почувствовать себя «на равной ноге» с остальными,
16 Формализация ноу-хау 17
обеспечить функционирование одинакового словаря. Таким образом, становится легче понимать друг друга и определять, избегая двусмысленностей, процессы или порядок действий, применяемый в рамках организационной процедуры или рабочей инструкции.
|
|
«При появлении нового языка все работники предприятия находятся на одном уровне: принять его, выучить и попробовать себя в нем. Нет никого, кто был бы в более выгодной стартовой ситуации, она одинакова и для финансиста, и для юриста, и для технического работника, для директора или инженера. Первичное усилие едино для всех» (См. Мелез -методика AMS).
Но новый язык, пусть даже графический, может эффективно использоваться только при условии строгого соблюдения правил описания. Эти правила, однако, не должны быть направлены на стеснение разработчи- ков, а, напротив, на облегчение формализации процессов. Разработчики должны будут сосредоточиться целиком на содержании, форма же автоматически должна определяться правилами описания.
Столь же важно соблюдать модульность при описании процессов. Это позволяет в любой момент получить главную информацию, необходимую для работы, имея в то же время возможность, когда нужно, прибегать к уровню дополнительных подробностей. Модульный аспект (понятие «Объектива с переменным фокусным расстоянием») придает документам большую действенность, позволяя избежать многословия (идентичные темы, затрагиваемые в различных процессах).
Наконец, последним важным пунктом является применение документов. Если оно обычно осуществляется классическим способом, т.е. на бумаге, то очевидно, что для графических описаний требуется использование электронных средств информации (например, Интернета).
Этот последний аспект улаживает проблемы, связанные с управлением документами (распространение новых версий, отзыв устаревшей документации...), а также способствует их использованию. Действительно, эти документы, будучи графическими, легко могут быть выведены на экран компьютера для получения справки даже неспециалистами. Пользователю достаточно «щелкнуть» мышью на те или иные элементы графика, чтобы получить дополнительную информацию о требующей выполнения работе, чтобы визуализировать регистрационный бланк, открыть его и заполнить.
|
|
Таким образом, рассмотрение всей деятельности предприятия может
быть крайне простым. Сравнивая его со стопками папок, содержащихся, как правило, на любом предприятии, можно назвать этот способ описания игровым.
Но прежде, чем подсчитывать все выгоды от графического описания, важно понять, что язык не может быть эффективно применен в отрыве от мышления.
Так, графический язык только тогда становится эффективным способом выражения, когда он связан с графическим мышлением. В следующей главе мы рассматриваем существующие различные типы мышления и определяем основы графического мышления.