Графическая трансформация текстовых процедур

Главная ошибка в ходе преобразования существующей организации - желание переделать каждый текстовый документ в графический.

В самом деле, текстовые процедуры или рабочие инструкции обычно не отвечают правилам составления, созданным языком Калиграмм. Так, текстовые процедуры содержат часто более шести участников, хотя это количество является максимальным по правилам составления органи­зационной процедуры.

Во время разработки процедуры нужно начинать с установления списка всех участников, присутствующих в текстовом документе, затем нужно убедиться, что они все действительно "участники" в значении языка Ка­лиграмм.

Действительно, под участником тут подразумевается несколько лиц, обладающих, возможно, разными функциями, но исполняющих одну и ту же роль при выполнении одних и тех же видов деятельности.

Если число обозначенных участников превышает шесть, необходимо:

- либо объединить некоторых участников в более широких границах,

- либо сгруппировать их внутри одной "Общности", деятельность которой будет описана в другой процедуре,

174 Внедрение проекта Калиграмм 175

- либо "разбить" процедуру на несколько процедур.

Наиболее часто встречается третий случай, т.к. текстовые процедуры имеют тенденцию описывать деятельность "из конца в конец" с боль­шим количеством деталей.

Например, в следующей процедуре (см. схему 8.1.), содержащей три страницы, внимательное изучение показывает, что первая часть проце­дуры вовлекает шесть участников, вторая - четыре и третья - мять.

Всего же процедура содержит около 11 участников (а не 15, т.к. один и тот же участник может быть задействован в разных частях процедуры!).

Например, на предприятии можно часто встретить процедуру "Закупки", которая одновременно описывает действия, необходимые для того, чтобы:

- сформулировать заказ внутренней закупки,

- составить бланк заказа, адресованный поставщику,

- принять товар,

- оценить услуги поставщика,

- оплатить по счету-фактуре.

Такая процедура обязательно потребует множество участников. Следо­вательно, она должна быть в наличии у многих лиц (трудности в веде­нии документации).