Ведомство иностранных дел, которое находилось под управлением первого министра (Magister officiorum, впоследствии «великий логофет», современным языком налоговая администрация), обладало огромным штатом, держало переводчиков со всех языков, выработало сложный порядок приема послов, рассчитанный на то, чтобы поразить их воображение, выставить перед ними в самом выгодном свете мощь Византии. В то же время их прием обставлялся так, чтобы не дать им возможности видеть или слышать слишком много, разузнавать слабые стороны Империи.
Послов встречали на границе. Под видом почетной стражи к ним приставляли зорких соглядатаев. Послам не позволяли брать с собой слишком большую вооруженную свиту, так как были случаи, когда такие послы захватывали врасплох какую-нибудь византийскую крепость. Часто послов везли в Константинополь самой длинной и неудобной дорогой, уверяя, что это единственный путь. Это делалось с той целью, чтобы внушить варварам, как трудно добраться до столицы, и отбить у них охоту к попыткам ее завоевать. В дороге послы должны были получать пищу и помещение от специально назначенных для этого лиц, которым нередко должно было оказывать содействие и окрестное население. Строились и специальные дома для приема послов в пути. По прибытии послов в Константинополь им отводился особый дворец, который в сущности превращался в тюрьму, так как к послам не пускали никого и сами они не выходили без конвоя. Послам всячески мешали вступать в общение с местным населением.
Прием у императора должен был поразить и ослепить послов. Перед троном царя стояло золотое дерево, на котором щебетали и порхали золотые птицы. По сторонам трона стояли золотые механические львы, которые били хвостами и рычали, у подножия трона располагались два механических же павлина, которые распускали хвост и издавали соответствующие крики (один из них в последствии стоял у трона московских царей). Когда, по этикету простершись ниц перед царем, когда послы поднимали головы, он к своему изумлению увидел, что трон с сидящим на нем царем поднялся до потолка и что на царе уже другая богатая одежда.
В случае же негативного отношения к иностранной делегации посольству оказывался прием самый неприязненный. Их помещали в особом дворце, где содержали как пленников, не позволяли ехать к дворцу на лошадях, предлагая отправиться туда пешком, оставляли часто даже без воды. Демонстративно политических руководителей зарубежный государств именовали варварами.
Обычно послов старались очаровать и обласкать, чтобы тем легче обмануть. Послов водили по Константинополю, показывали им великолепные церкви, дворцы, общественные здания. Их приглашали на праздники или даже специально устраивали праздники в их честь. Послов приглашали не только к императору, но и к императрице, а также к важнейшим вельможам. Им показывали военное могущество Константинополя, обращали внимание на толщину его стен, на неприступность его укреплений. Перед послами проводили войска, причем для большего эффекта их пропускали по нескольку раз, меняя их одежду и вооружение. Ослепленные и подавленные, послы уезжали, наконец, из Константинополя. Их провожали с трубными звуками, с распущенными знаменами. Иногда мелким князьям оказывался необычайный почет, если нужно было их покрепче привязать к Византии.
Посол является представителем государя и может вести переговоры лишь в пределах предоставленных ему полномочий. За превышение полномочий послу грозило тяжелое наказание.
Посол должен был представить верительную грамоту. Она передавалась во время первого торжественного приема; о делах шла речь уже потом, в частной аудиенции. Для ведения переговоров послы получали инструкцию, иногда письменную, иногда устную. Во всяком случае к письменной инструкции обычно прибавлялись тайно устные поручения. При этом в верительной грамоте и в инструкциях цели посольства могли излагаться совсем по-разному. Иногда посольству под видом неважных или формальных поручений — вроде поздравления нового государя со вступлением на престол — давалось задание разузнать об отношениях и настроениях при иностранном дворе.
Во время первого, торжественного приема послы лишь передавали верительную грамоту и подарки. Подарками нередко служили произведения той страны, откуда прибыли послы — драгоценные камни, оружие, редкие животные. Папы посылали византийскому двору мощи. Это был высокоценимый подарок. Но и послов надо было одаривать: этого требовало достоинство государя. Окончательный ответ послы получали во время последней аудиенции, не менее торжественной, чем первая.
Нередко император надолго задерживал послов в Константинополе, не давая им заключительной аудиенции. Это превращалось иногда в настоящий плен.
Византийский посол должен был проявлять приветливость, щедрость, хвалить все, что увидит при чужом дворе, но так, чтобы это не было в укор византийским порядкам; он должен был сообразоваться с обстоятельствами, не навязывать силой того, чего можно добиться иными средствами. Ему предписывалось не вмешиваться во внутренние дела чужих государств. Последнее предписание, впрочем, не соблюдалось. Византийские послы вели тайные интриги при чужих дворах, конечно, с ведома своего правительства. Заключенный послами договор считался действительным лишь после его ратификации императором.
Принцип неприкосновенности послов рано был усвоен всеми варварами. На этой почве возникло даже нечто вроде права убежища. Люди, находившиеся в опасности, прибегали к защите послов. Франкская принцесса, оскорбленная при ланго-бардском дворе, ищет защиты у франкского посла. Но если посла нельзя было убить, то не считалось зазорным посадить его в тюрьму. Неприкосновенность посла давала известную защиту его свите. К свите послов нередко присоединялись купцы, становясь под их покровительство.