Организационное проектирование как инструмент эффективного управления качеством

3.1.1. Общие положения организационного проектирования систем управления качеством

Создание и внедрение на предприятиях эффективно действующих систем управления качеством в настоящее время является одной из первостепенных задач. Наиболее результативным инструментом раз­работки и внедрения таких систем признано организационное проекти­рование, которое пригодно к использованию в условиях как планово-распределительного хозяйствования, так и рыночной экономики.

Свое развитие организационное проектирование (оргпроектиро-вание) получило от технического проектирования. Однако у техниче­ского и у организационного проектирования наряду с многими об­щими чертами (особенно в процедурном отношении) имеются осо­бенности, а в содержательной части они существенно отличаются друг от друга. Важнейшим различием является то, что оргпроектиро-ванием охвачены не детали, узлы и комплексы технических уст­ройств, а такие элементы, как управленческие и производственные функции, производственные и организационные структуры, техно­логия управления, трудовые процессы, методы, информация и т.п., т.е. гла вное их ра зличие в объектах проектирования.

Проектирование позволяет охватить практически все стороны работы и отношений на предприятии, что дает возможность реализо­вать системный подход при организации и совершенствовании лю­бого элемента, подсистемы или системы. Результатом проектирова­ния является разработка проекта и комплекса мероприятий по его внедрению.

Таким образом, организационное проектирование представляет собой специфический вид деятельности, заключающийся в разра­ботке и внедрении проектов создания и совершенствования эле-

ментов, подсистем и систем управления с целью повышения эф­фективности их функционирования.

В последние десятилетия организационное проектирование как инструмент зарекомендовало себя положительно. Подтверждено ис­пользование системного подхода в организационном проектирова­нии как объективной необходимости, обусловленной возрастанием объемов производства, сложности продукции, технологии производ­ства и других элементов систем.

Процесс организационного проектирования систем управления каче­ством, удовлетворяющих требованиям ныне действующих стандар­тов на управление качеством, в общем случае традиционно можно разделить на р я д последовательных с т а д и й:

• предпроектную,

• проектную,

• реализации (внедрения) и совершенствования.

Каждая стадия имеет определенные этапы. Их конкретный состав за­висит от тех условий, в которых разрабатывается и реализуется тот или иной проект создания системы. Применительно к национальному хозяй­ству России это может осуществляться в условиях:

• функционирования на предприятии системы управления каче­ством, удовлетворяющей требованиям ГОСТ 1996 г., т.е. необхо­димо в условиях действующей системы создать современную систему управления качеством (по ГОСТ Р ИСО 9001-2001);

• отсутствия на предприятии системы управления качеством, т.е. необходимо на действующем предприятии, не имеющем оформ­ленной системы, создать современную систему управления ка­чеством;

• формирования нового предприятия из числа действующих при их укрупнении или разукрупнении, т.е. необходимо создать сис­тему управления качеством с учетом имеющейся базы в области качества на ранее функционирующем предприятии;

• строительства нового предприятия, т.е. необходимо создать со­вершенно новую систему управления качеством без какой-либо корпоративной преемственности и имеющихся традиций.

Очевидно, что в данный период наиболее распространенными являются первое и второе из перечисленных условий.

Очевидно, что организационное проектирование системы управ­ления качеством является важнейшим инструментом ее исследова­ния. В общем случае при системном подходе исследованию последо­вательно подвергаются три основных компонента (рис. 3.1.1):

1) объект социальной организационно-экономической системы предприятия - производственная система качества - во взаимосвязи с внешней средой;

2) подсистема управления социальной организационно-экономи­ческой системы предприятия — система управления качеством — во взаи­мосвязи с внешней средой;

3) социальная организационно-экономическая система предпри­ятия в целом и внешняя среда, их взаимосвязи.

1. Исследование объекта социальной организационно-экономической системы предприятия (производственной системы качества) и внеш­ней среды во взаимосвязи между ними

2. Исследование подсистемы управления социальной организационно-экономической системы предприятия (системы управления качеством) и внешней среды во взаимосвязи между ними

3. Исследование соответствия подсистемы управления (системы управ­ления качеством) объекту и внешней среде

4. Обобщение результатов исследования системы управле­ния качеством

Рис. 3.1.1. Принципиальная схема системного исследования системы управления качеством

3.1.2. Стадии и этапы создания систем управления качеством

Состав стадий, этапов и работ по созданию на предприятии оргпроекта системы управления качеством, удовлетворяющей принципам и требованиям системного управления и требованиям ныне действующих ГОСТ Р ИСО серии 9000, будет примерно сле­дующим (в скобках указан результирующий документ соответст­вующей работы).

Предпроектная стадия

• Подготовительный этап:

1) проведение экспресс-обоснования необходимости создания системы управления качеством, удовлетворяющей требованиям ГОСТ Р ИСО 9000-2001 (справка);

2) подготовка и издание приказа о разработке оргпроекта систем управления качеством (приказ);

3) формирование координационно-рабочей группы и рабочих ор­ганов по созданию СМК (положение о координационно-рабочей группе);

4) разработка ТЭО или бизнес-плана создания и методики анали­за действующей системы управления качеством (методика);

5) планирование работ по проведению анализа действующей сис­темы и созданию системы управления качеством (план-график);

6) организация и проведение обучения в области качества (в том числе изучение стандартов системы ГОСТ Р ИСО серии 9000) и со­временных направлений системного управления качеством (про граммы, учебные планы и справка о проведении обучения);

7) разработка программы и проведение предварительною анализа действующей системы управления качеством (отчет о проведенном анализе или аналитическая справка);

X) определение требований и составление согласованного с по­требителями перечня продукции дли системы управления качеством (согласованный перечень продукции);

9) выбор модели «продуктовой системы» управления качеством и разработка требований к ней для каждого согласованного с потреби­телями однородного вида продукции (соглашение с потребителями);

10) выбор модели и разработка требований к системе управления качеством для внедоговорных условий для каждого вида однород­ной продукции, при необходимости (протоколы согласования, вну­тренний);

11) определение требований к системе общего управления качест­вом (протокол согласования).

• Предпроектный (детальный) анализ действующей системы и
разработка ТЗ на проектирование системы управления качеством:

!) разработка программы предпроектного анализа действующей системы управления качеством на соответствие предъявляемым к ней современным требованиям (программа);

2) сбор информации, формирование и подбор комплекта НТД и НМД, другой специальной документации и литературы для проведе­ния предпроектного анализа и разработки ТЗ на проектирование системы управления качеством (систематизированный пакет инфор­мации, перечень и комплект документации и литературы);

3) проведение предпроектного анализа действующей системы управления качеством на соответствие предъявляемым к ней совре­менным требованиям (отчет о предпроектном анализе или аналити­ческая справка);

4) разработка ТЗ на проектирование системы управления качест­вом (утвержденное ТЗ).

Проектная стадия

• Разработка рабочей проектной документации оргпроекта сис­
темы у-правления качеством:

1) подбор комплекта НТД и НМД, другой специальной докумен­тации и литературы для разработки рабочей проектной документа­ции оргпроекта (перечень и комплект документации и литературы):

2) разработка рабочей проектной документации оргпроекта на
систему общего управления качеством, «продуктовые системы»
управления качеством и системы для внедоговорных условий (ком­
плект рабочей проектной документации).

• Разработка проектов мероприятий по внедрению рабочей доку­
ментации оргпроекта системы управления качеством:

1) оценка готовности предприятия к внедрению оргпроекта системы управления качеством (СО УК, «продуктовых систем» управления качеством и систем для внедоговорных условий) (ана­литическая справка);

I) разработка проектов мероприятий по внедрению рабочей про­ектной документации оргпроекта на системы общего управления каче­ством, «продуктовые системы» управления качеством и системы для внедоговорных условий (проекты планов мероприятий по внедрению);

3) оценка эффективности оргпроекта.

Оформление и экспертиза оргпроекта системы управления качеством:

1) оформление, составление пояснительных записок и комплек­тование оргпроекта системы управления качеством (утвержденный оргпроект с планом внедрения);

2) организация экспертизы (или рецензирования) оргпроекта системы управления качеством (акт экспертизы или рецензии, свод­ка замечаний);

3) корректировка оргпроекта в соответствии с замечаниями (от­корректированный оргпроект, протокол согласования).

Стадия реализации и совершенствования

• Выполнение плана реализации оргпроекта

1) подготовка и издание приказа о введении в действие утвер­жденной рабочей документации оргпроекта и выполнении планов мероприятий по ее реализации (приказ);

2) организация и выполнение планов мероприятий по реализа­ции рабочей документации оргпроекта системы управления качест­вом (приказы, распоряжения, акты, отзывы).

Ъ> Контроль и анализ реализации оргпроекта системы управления качеством и его совершенствования:

[) контроль реализации оргпроекта (акты, контрольные карты и ] I,

2) корректировка хода реализации оргпроекта по результатам <ОНтроля (приказы, распоряжения, дополнения, изменения и т.п.);

3) анализ реализации оргпроекта системы управления качеством (справки, рекомендации и т.п.);

4) проведение приемопередаточных работ (акт);

5) организация и проведение сертификации системы управления качеством (заявка, комплект документации, сертификат);

6) оценка фактической эффективности системы управления ка­чеством (итоговый расчет);

7) проведение работ по развитию и совершенствованию системы управления качеством (усовершенствованный оргпроект).

Независимо от условий, в которых создаются системы управле­ния качеством, этот процесс включает, как правило, разработку сис­темы общего управления качеством, «продуктовых систем» управле­ния качеством и систем для внедоговорных условий. Применительно к конкретным ситуациям структура системы управления качеством, подлежащая разработке, принимается после серьезного обоснования с учетом требований потребителей, например може. быть разработа­на СО УК и «продуктовая система» управления качеством для одного «самого профильного» на предприятии вида продукции, поставляе­мого как на внутренний, так и внешний рынки.

Разработка и реализация системы управления качеством требует определенных затрат, однако мировая практика показывает, что все ресурсные вложения в систему управления качеством следует рас­сматривать не как затраты, а как инвестиции. Это связано с тем. что деятельность по повышению и обеспечению качества продукции в рамках системы управления качеством носит предпринимательский и инновационный характер, поэтому необходимо более глубоко обосновывать (например, бизнес-планированием) целесообразность подобного рода инвестиций и их эффективность.

Общее руководство всеми работами, связанными с созданием системы управления качеством, целесообразно осуществлять менед­жерам высшего звена, особенно первому руководителю (генерально­му директору) предприятия, от которого зависит, насколько и в ка­ком соответствии будут заложены в систему и выполняться процеду­ры, разработанные в соответствии с принципами системного управ­ления качеством, МС ИСО, других НТД и НМД. К разработке сис­темы управления качеством следует привлекать практически все под­разделения и службы предприятия. Особая роль при этом отводится специализированным подразделениям (например, отделу организа­ции управления качеством), непосредственно осуществляющим ор­ганизацию и обеспечение качества и конкурентоспособности про­дукции. При этом важно определить их задачи, функции, права и обязанности. Наряду со штатными подразделениями к созданию этих систем следует привлекать консультационные, научно-исследо­вательские и другие специализированные внешние организации, а также отдельных профессиональных работников по системному орг-проектированию.

При проведении работ по созданию, функционированию и со­вершенствованию системы управления качеством необходим са-

мый широкий спектр методов, способных достичь поставленных целей. Среди наиболее используемых методов управления качест­вом можно отметить, в зависимости от целей их применения, сле­дующие:

• обследование - анкетирование, изучение НТД, НМД и другой документации, интервьюирование и беседы, «фотографии» ра­бочего дня, наблюдения, самообследование;

• анализ - системный анализ, параметрический, нормативный, декомпозиции, сравнений, структуризации целей, моделирова­ния, балансовый, корреляционный и регрессионный, матрич­ный, аналитический, расчетный, последовательных подстано­вок, экспертный, ФСА;

• оргпроектирование - системный подход, аналогий, параметри­ческий, нормативный, моделирования, аналитико-расчетный, логический, структуризации целей, творческих совещаний, опытный, блочный, экспертный, ФСА;

• реализация - материальное и моральное стимулирование, сете­
вой метод, обучение, переподготовка, повышение квалифика­
ции, экспертный метод.

Наряду с использованием отдельных методов следует применять их сочетание.

3.1.3. Методические положения предпроектной подготовки