Документационное обеспечение делового общения. Функции документов

Документационное обеспечение делового общения (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении¸ оформлении документов, их обработке и хранении.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законодательством. При проверке работы организации, проведении ревизии рассматриваются, прежде всего, документы, в которых зафиксирована деятельность организации, фирмы. К работникам сферы делопроизводства предъявляются серьезные требования: знание структуры и специфика деятельности организации, основных правил по составлению и оформлению документов, безупречная грамотность.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.

Функции, обеспечивающие процесс управления

Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,

Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

Историческая — документ является историческим источником.