Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы.
Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. Условно документы можно разделить на следующие группы, которые представлены в таблице 1.
Таблица 1
Классификационные группы | Пояснения |
По видам деятельности | Научно-технические документы, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, отчетно-статистические, финансово-расчетные, учебно-методические, бухгалтерские и т.п. |
По наименованию | Чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, протоколы, акты, инструкции, планы, отчеты, и др. |
По способу документирования | Рукописные, электронные, графические, типографские, кино-, фото -, фонодокументы. |
По месту составления | Документы подразделяются на внешние (входящие и исходящие) и внутренние. Входящие – это документы, поступившие в организацию. Исходящие – это документы, отправляемые из организации. Внутренние – составленные и используемые в самой организации. |
По степени сложности | Простые и сложные. Простые документы – это документы, в которых рассматривается один вопрос. В сложных документах рассматривается несколько вопросов. |
По грифу ограничения доступа | Документы подразделяются на открытые, и документы с ограниченным доступом. Документы могут иметь следующие грифы: «Для служебного пользования» - служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли; «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» - информация, содержащая государственную тайну; «Конфиденциально» - информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ; «Коммерческая тайна» - информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации. |
По происхождению | Документы могут быть: Официальные (служебные) – документы, затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке; Личные – документы, касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными. |
По юридической значимости | Документы подразделяются на подлинные и подложные. Подлинники (оригиналы) – это первичные или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором; Копии – документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы; Заверенные копии – это копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу; Дубликаты - это повторные экземпляры подлинника, имеющие юридическую силу. Подлинные документы бывают действительными и недействительными. Недействительными документы становятся в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. |
По срокам исполнения | Срочные и несрочные документы. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также с пометкой «срочно». |
По форме изложения (По степени унификации) | Документы подразделяются на: Индивидуальные – документы, содержание которых излагается в свободной форме; Трафаретные - документы, в которых структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении; Типовые - документы, созданные для документирования стандартных ситуаций и используемые во всех организациях. |
По срокам хранения | Документы постоянного хранения; Долговременного хранения (свыше 10 лет); Временного хранения (до 10 лет). |
|
|
|
|