Докладная записка

10.10.2001 №__ 43 _

Об увеличении штатной численности

подразделения

В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с предстоящими выборами главы городской администрации, прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на две должности: инспектора и старшего инспектора.

Начальник управления Личная подпись М.С. Касьянова

Рис.8 Образец докладной записки

5.3.5. СПРАВКА - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий. Справки бывают двух основных видов:

- справки, подтверждающие работу, учебу, оплату труда, место проживания и т.п., составляемые по запросам граждан;

- справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по запросам граждан(работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы, размера заработной платы (ст.62 Трудового кодекса РФ). Такие справки,как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих данные предприятия и трафаретный текст.

Реквизиты справки по запросам граждан - наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; текст; подпись; печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения. Составляются подобные справки в одном экземпляре.

Справки по производственным вопросам могут быть внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации, и внутренние, составляемые по запросу руководства своей организации.

Реквизиты справки по производственным вопросам - наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; печать (при необходимости); отметка о направлении в дело.

Текст справки состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению. В основной части приводятся конкретные показатели, характеризующие производственные процессы. Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.