Совокупность документов, в которой зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников называется документацией по личному составу (кадрам).
Кадровая документация ведется во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы. Этой документацией фиксируются факты прохождения службы граждан. В результате она подтверждает право граждан на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому при работе с документами по личному составу необходимо:
- аккуратность оформления;
- обеспечение сохранности на протяжении длительного срока
- соблюдение конфиденциальности.
В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационные (должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и др.), распорядительные (приказы по личному составу), информационно-справочные (справки, докладные записки, акты, объяснительные записки и др.) и такие документы, как трудовые книжки, личные листки по учету кадров и т.п.
5.4.1. ЗАЯВЛЕНИЕ - документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность или предоставлении отпуска.
Заявление работник пишет от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке. Заявление пишется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела. В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «Прошу не отказывать»).
В заявлении о приеме на работу в реквизите «адресат» необходимо полностью указать инициалы, домашний адрес и телефон. В заявлении о переводе на другую должность в адресате сотрудник указывает структурное подразделение, занимаемую должность, причину перевода. Заявления о предоставления учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за членами семьи должны содержать в тексте указания на соответствующие документы (справка с места работы, учебы, из поликлиники), без чего решение вопроса невозможно. Документы предоставляются вместе с заявлением.
Реквизиты заявления: автор; адресат; текст, дата, подпись.
Принять Филиппова И.И.
ст. инженером, с окладом согласно
штатному расписанию С 15.10.2004 г.
В.Иванов Директору НИИ АК
11.10.2004 г. В.В. Иванову
от Филиппова Ивана Ивановича,
проживающего по адресу:
тел…..
ЗАЯВЛЕНИЕ
10.10.2004
Прошу принять меня старшим инженером в лабораторию химического анализа.
Не возражаю
Зав. Лабораторией хим. Анализа
Подпись А.А. Скворцова
10.10.2004 Личная подпись И.И.Филиппов
Рис.10 Образец заявления о приеме на работу