Использование фильтров

Отфильтровать список – это значит скрыть все строки за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. В Excel существуют две команды фильтрации соответственно для простых и сложных условий отбора.

10.3.1. Фильтр

Перед использованием команды Фильтр выделите любую ячейку в списке. Выполните команду Фильтр на вкладке Данные. Excel выведет кнопки со стрелками рядом с каждым заголовком столбца. Щелчок по кнопке со стрелкой рядом с заголовком столбца раскрывает список значений, которые используются для задания условий отбора строк.

Фильтр можно использовать для нахождения заданного числа наибольших или наименьших элементов списка, поиска пустых ячеек, поиска текстовых значений в заданном алфавитном диапазоне и т.д. Команда Числовой фильтр или Текстовый фильтр позволяет задавать достаточно сложные условия отбора.

Для того чтобы отменить все примененные Фильтры, выберите на вкладке Данные команду Очистить. Для удаления всех фильтров и их кнопок выберите команду Фильтр.

10.3.2. Расширенный фильтр

Окно Расширенный фильтр открывается командой Дополнительно на вкладке Данные. В этом окне можно:

· задавать условия, соединенные логическим оператором или для нескольких столбцов;

· задавать три или более условий для конкретного столбца с использованием, по крайней мере, одного логического оператора ИЛИ;

· задавать вычисляемые условия.

Команда Расширенный фильтр требует задания условий отбора строк в отдельном диапазоне рабочего листа. Диапазон условий должен содержать две строки. В первой строке должны находиться один или несколько заголовков столбцов, а условия отбора в каждом столбце вводятся – во вторую и последующие строки этого диапазона. В диапазоне условий можно вывести любое количество условий. Excel интерпретирует их в соответствии со следующими правилами:

· условия, записанные в одной строке, считаются соединенными логическим оператором И;

· условия, записанные на разных строках, считаются соединенными логическим оператором ИЛИ.

Пустая ячейка в диапазоне условий означает любое значение для соответствующего столбца. В том случае, если в диапазон условий включена пустая строка, то получится неотфильтрованный список.

При каждом выполнении команды Расширенный фильтр Excel просматривает полный список, а не текущее множество ранее отфильтрованных условий.

С помощью расширенного фильтра можно задавать и текстовые условия. Правила задания текстовых условий следующие:

· единственная буква означает: найти все значения, которые начинаются с этой буквы;

· символ > (больше) или < (меньше) означает: найти все значения, которые находятся по алфавиту после или до введенного текстового значения;

· формула =”=текст” означает: найти значения, которые точно совпадают со строкой символов;

· в условиях отбора расширенного фильтра разрешается использование символов шаблона, они работают так же, как и в пользовательском
Фильтре.

Вычисляемые условия отличаются от обычных условий сравнения тем, что позволяют использовать значения, возвращаемые формулой. Правила применения вычисляемых условий приведены ниже:

· заголовок над вычисляемым условием должен отличаться от заголовка любого из столбцов;

· ссылки на ячейки вне списка должны быть абсолютными;

· ссылки на ячейки в списке должны быть относительными.

Окно диалога Расширенный фильтр позволяет установить режим копирования отобранных строк в другую часть листа вместо вывода отфильтрованного списка. Для этого в окне диалога Расширенный фильтр устанавливается переключатель Скопировать результат в другое место, а в поле Поместить результат в диапазон указывается имя или ссылка на диапазон.