Регламент выполнения процесса верхнего или среднего уровня

Возможная структура регламента выполнения процесса верхнего или среднего уровня, в том числе сквозного (межфукнкционального) процесса:

1. Назначение и область применения

2. Нормативные ссылки

3. Термины и определения

4. Общие сведения о процессе

4.1 Цель процесса, его взаимодействие с другими процессами организации (входы процесса и их поставщики, выходы процесса и их потребители, ресурсы и управляющие документы)

4.2 Требования к входам (включая сроки предоставления, если необходимо)

4.3 Требования к выходам (включая сроки предоставления, если необходимо)

4.4 Требования к ресурсам (возможны ссылки на документы, содержащие описание ресурсов, в т. ч. технологические документы)

5. Выполнение процесса

5.1 Общее описание процесса (включая графические схемы)

5.2 Ответственность персонала (матрица ответственности)

5.3 Начало и завершение процесса

5.4 Описание порядка выполнения операций процесса (текстовое, табличное и/или схематическое описание порядка выполнения отдельных операций с указанием регламентирующих документов, материальных и информационных потоков)

6. Деятельность по управлению процессом

6.1 Владелец процесса и его полномочия

6.2 Система показателей для управления процессом

6.3 Технология управления процессом (планирование, организация, контроль, отчетность, принятие решений по процессу)

Предложенную структуру регламента стоит применять при описании и регламентации сложных и важных для организации процессов (как сквозных (межфункциональных) процессов, так и процессов подразделений.

Порядок заполнения регламента:

1) заполнить разделы 1, 2, 3, затем раздел 4;

2) заполнить раздел 5;

3) владельцу процесса заполнить раздел 6.

Последовательное заполнение шаблона приводит к пониманию сотрудниками всех важных аспектов выполнения процесса и позволяет выявить белые пятна, связанные с последовательностью операций и взаимодействием участников процесса, распределением ответственности, требованиями ко входам-выходам процесса и т. п.

После того как создана первая версия, необходимо согласовать проект регламента выполнения процесса с вышестоящим руководителем и владельцами процессов-потребителей и процессов-поставщиков внутри организации. Сделав необходимые корректировки, документ нужно утвердить и ввести в действие.