Регламент выполнения типового процесса организации

В каждой организации существуют определенные виды деятельности, которые должны выполняться по одной и той же технологии практически в каждом подразделении.

Такую деятельность можно и нужно регламентировать для организации в целом. Например,

1. Работа с договорами

Хотя их формы различаются в зависимости от направлений деятельности, порядок разработки и согласования договоров в организации может быть единым. В этом случае целесообразно регламентировать работу с договорами в одном документе, который можно назвать «Порядок управления договорами».

2. Управление документацией

В небольших организациях достаточно разработать один «Порядок управления документацией», для средних и крупных – несколько документов по видам документации (организационно-правовой, распорядительной, планово-отчетной).

Структура регламента выполнения типового процесса:

1. Назначение и область применения документа

2. Нормативные ссылки

3. Термины и определения

4. Общее описание выполнения процедуры

5. Матрица ответственности

6. Порядок внесения изменений

7. Рассылка

8. Лист регистрации изменений

9. Ознакомление сотрудников

10. Приложение А. Формы документов

Содержательная часть документа представлена в разделах 4-5.

В каждой конкретной организации нужно решать вопрос о степени проработки этих и добавлении других разделов. Чрезмерная детализация может привести к появлению в документе формальных, бессодержательных кусков текста, которые на практике никому не нужны. Чем короче и конкретнее будет документ, тем лучше.