Операционные карты процессов могут строиться как для сквозных (межфункциональных) процессов, так и для процессов, границы которых определены внутри одного структурного подразделения.
Операционная карта процесса включает:
· первую страницу, которая должна содержать всю основную информацию о процессе;
· последующие (1-3 стр.) с графической схемой процесса.
Графическая схема обычно формируется в формате Work Flow (поток работ).
Операционная карта процесса должна быть краткой и понятной сотрудникам, выполняющим процесс.
Если операционная карта становится слишком сложной, следует подумать о:
· регламентации такого процесса с помощью шаблона регламента его выполнения;
· разбиении на подпроцессы и разработке нескольких операционных карт вместо одной чрезмерно громоздкой.
Должностная инструкция
Должностная инструкция типовой документ, с помощью которых в российских организациях регламентируют деятельность сотрудников. Опыт показывает, что существующие в организациях должностные инструкции формальны и практически не используются в работе.
Структура должностной инструкции, ориентированной на управление процессами:
1. Общие положения.
2. Требования к квалификации.
2.1 Квалификация.
2.1.1 Навыки.
2.1.2 Профессиональные знания.
3. Должностные обязанности.
3.1 Управляет подразделениями (процессами).
3.1.1 Подразделение
3.1.2 Процесс 1.
3.1.3 Процесс....
3.2 Участвует в процессах
3.2.1 Процесс 1.
3.2.2 Процесс...
3.3. Выполняет следующие функции по процессам.
3.3.1 Процесс 1.
3.3.2 Процесс...
4. Права и полномочия.
5. Взаимодействия.
5.1 Получает.
5.2 Передает.
6. Лист регистрации изменений
7. Ознакомление сотрудников.
Такая инструкция действительно помогает в работе. Человек, получивший такую инструкцию, отчетливо понимает, какие процессы он должен выполнять, за что отвечать и с кем взаимодействовать.
Степень детальности описания деятельности в должностной инструкции зависит от должности сотрудника. Если функции (операции), выполняемые работником, детально прописаны в других руководствах (например, картах процессов и т. п.), то в должностной инструкции можно ограничиться простым перечнем этих функций (операций) и ссылками на регламентирующие документы.
В качестве приложений к должностной инструкции могут разрабатываться:
· инструкции по выполнению отдельных операций;
· перечень работ, выполняемых с определенной периодичностью;
· перечень нормативных документов, которые обязан знать сотрудник.