Вопросы предпроектного обследования системы управления как объекта автоматизации

Предпроектное обследование - 80 % успеха проекта внедрения системы управления проектами.

Но «Какую программу выбрать для учета? Что лучше подойдет для моей компании? Сколько сотрудников и кто будет работать в этой программе? А что вообще нужно, чтобы создать автоматизированную систему учета? И сколько в итоге это будет стоить? Какие преимущества и выгоды я получу от внедрения автоматизированной системы?».

Предпроектное обследование дает ответы на эти и другие вопросы. Качественно проведенное предпроектное обследование позволяет избежать множества ошибок на этапе внедрения и существенно сэкономить ресурсы компании Заказчика. Главная задача любой автоматизации - сохранить уникальные конкурентные преимущества автоматизируемой компании. Нельзя, допустить, чтобы все компании после автоматизации стали на одно лицо.

На этапе предпроектного обследования разрабатывается экономическое обоснование проекта, проводится оценка целесообразности, определяются наилучшие пути реализации, определяются сроки и бюджет проекта автоматизации.

В результате проведения предпроектного этапа определяется план внедрения проекта, в котором четко формализованы потребности и возможности решения задач, и указаны:

· Перечень и описание основных бизнес - процессов организации, графическая карта бизнес-процессов.

· Рекомендации по выбору программных продуктов, которые могут быть взяты за основу при создании автоматизированной системы учета на предприятии;

· Перечень работ, которые необходимо выполнить для создания системы.

· -Рекомендации к компьютерному оборудованию и системному программному обеспечению, которое необходимо для работы автоматизированной системы (спецификации серверов, рабочих станций, торгового оборудования и др.);

· Бюджет и предполагаемые сроки выполнения проектных работ по созданию автоматизированной системы;

Целью работ предварительного обследования является предоставление Вам, как руководителю, полной информации, которая необходима для принятия взвешенного и обоснованного решения по созданию автоматизированной системы у себя на предприятии.

4. Вопросы предпроектного обследования системы управления как объекта автоматизации. (Второй вариант ответа).

30% проектов по внедрению информационных технологий – неуспешны.
90% проектов из оставшихся заканчиваются с нарушением сроков, с превышением бюджета, неполным соответствием полученных результатов к намечавшимся.

Такая статистика – результат легкомысленного отношения к предварительной проработке состояния объекта автоматизации. Здесь возникает целый ряд взаимосвязанных вопросов: Нужно ли вообще проводить такое обследование? Какова цель предпроектного обследования? Что заказчик получит в результате? В чем заключается выгода для заказчика? Делать ли предпроектное обследование бесплатно или за деньги? Сможет ли оно окупиться?

Обследование можно и не проводить, но если специфика деятельности предприятие велика, то предпроектное обследование проводить нужно обязательно. Еще раз подчеркнем. Необходимость в предпроектном зависит не от величины предприятия, а от степени отличия его бизнес-процессов от типовой конфигурации

Цель обследования – выработать совместно с Заказчиком эффективные направления дальнейшего развития информационной системы управления, дать оценку существующих у Заказчика способов и методов учета.

Результаты предпроектного обследования.

· список существующих в компании бизнес-процессов и требования к ним;

· оценку соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы автоматизации реальным бизнес-процессам заказчика;

· бюджет и график реализации проекта автоматизации с учетом доработок системы под уникальные особенности бизнес-процессов заказчика;

· стоимость программного обеспечения (лицензии) и техники (сервера), которые будет необходимо приобрести заказчику для полноценного функционирования новой системы автоматизации;

· оценку требуемых ресурсов (технических, трудовых), которые будут нужны на этапе внедрения системы;

· рекомендации по оптимизации существующих бизнес-процессов (опыт предыдущих внедрений);

· оценку возможных рисков, которые могут повлиять на качество работы;

· предложения по оптимизации затрат на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами.

Основная задача предпроектного обследования заключается в определении стоимости работ и сроков их выполнения. Технология выполнения предпроектного обследования заключается в составлении списка бизнес-процессов заказчика и оценке степени автоматизации их в типовой конфигурации.

Этапы предпроектного обследования.

На первом этапе определяется стоимость работ проекта при подходе к автоматизации процессов «как есть», т.е. без оптимизации затрат. На втором этапе заказчик и исполнитель принимают решение, какие из существующих процессов можно изменить, чтобы достичь их полного соответствия типовой конфигурации, либо достичь соответствия при минимальных доработках типовых механизмов, а так же снизить затраты на его реализацию.