Информационное сопровождение закупок

Основное движение информации рассматриваемое в рамках данного вопроса можно разделить на внутренние и внешние потоки. Внутренниепотоки – проходят внутри фокусной компании т.е. между отделами, департаментами, подразделениями одной фирмы.

Плановый отдел – во многих компаниях этот отдел обеспечивает своих внутренних партнеров важной информацией для будущих долгосрочных потребностей в сырье, материалов. Кроме того данный отдел отвечает за окончательную оценку себестоимости готовой продукции при производстве из заданного типа сырья с учетом технологий производства.

Отдел прогнозирования объема продаж – при наличии данного отдела в структуре компании менеджеры отдела формируют планы продаж и участвуют в составлении бюджета компании.

Отдел получения сырья – при наличии данного отдела по соответствующему информационному каналу проходит информация о количественно-качественных характеристиках полученного сырья, наличия дефектов и производственных браков, времени поставки и соблюдении особых условий необходимых для поставки сырья.

Отдел контроля уровня запасов – при наличии данного отдела по соответствующему информационному каналу проходит информация о параметрах минимального размера запасов о потребностях пополнения запаса, о наличии запаса на промежуточных складах в цепи поставок.

Служба главного инженера информирует о потребности компании в энергетических ресурсах, необходимом количестве оборудования, либо запасных частей, а также о технологических аспектах работы на имеющимся оборудовании.

Отдел контроля качества продукции – данный отдел контролирует качество выпускаемой продукции, понимая, что качество на выходе в значительной степени зависит от качества исходного сырья на входе, сотрудники данного отдела доводят информацию до отделов закупок по результатам работы компании в области качества, также во многих компаниях отдел контроля качества отвечает за контроль качества входящего сырья.

Юридический отдел – при заключении договор на поставку сырья и полуфабрикатов особое внимание уделяется правильному (с юридической точки зрения) формирований условий контракта (номенклатура и качество товара, условия оплаты, порядок заказа продукции и отказа от нее, условия транспортировки, порядок расторжения договора и прочие условия).

Бухгалтерия – представляет информацию о требованиях к оформлению первичных документов, итоговой стоимости сырья, наличию дебиторской (кредиторской) задолженности с точки зрения имеющихся в компании документов.

Отдел финансового контроля - данный отдел информирует об отклонениях от бюджета, ограничениях на оплату или движении денежных средств

Производственный отдел – чаще всего данный отдел обеспечивает предоставление информации о количестве и качестве закупаемого сырья, рецептуре производства готовой продукции, наличии остатков на производственном складе и производственных мощностях в режимах текущего и долгосрочного планирования.

Перечисленные информационных потоки в разных компаниях могут сильно отличатся от приведенных на рисунку. Они зависят от структуры конкретного предприятия, основного бизнеса компании, масштабов компании и т.д. Многие фирмы формируют, крайне ограниченное количество отделов и таким образом каждый отдел генерирует большую разновидность информации по направлению к отделу закупок. Также справедливо сказать, что функции многих отделов могут быть сосредоточены в отделе закупок.