2015-05-14
5011
Режим конструктора позволяет наиболее гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами определения таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме конструктора:
1. Перейти в окно базы данных. Переключиться из другого окна в окно базы данных можно, нажав клавишу «F 11».
2. Выбрав вкладку Таблицы, нажать кнопку Создать.
Прошу обратить внимание: Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.
3. В окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор.
4. Определить в таблице каждое поле (рисунок 1.44). Поля таблицы содержат данные, представляющие порции записи. Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля в режиме конструктора таблицы. В Microsoft Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля, Маска ввода и Подпись определяют вид базы данных таблицы и запроса. Элементы управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию. Другие свойства позволяют определить условия на значения полей или задать обязательный ввод данных в поле. Microsoft Access будет проверять выполнение этих условий при каждом добавлении или изменении данных в таблице. Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать первую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку Добавить строки на панели инструментов. В столбец Имя столбца ввести имя поля; в столбце Тип данных выбрать требуемый тип данных в раскрывающемся списке либо оставить настройку по умолчанию (Текстовый). В столбце Описание можно ввести необязательное краткое описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. При необходимости можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.
5. Назначить ключевые поля таблицы. Наличие в таблице ключевых полей не обязательно. Однако если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.
6. Для сохранения таблицы нажать кнопку Сохранить на панели инструментов, введя допустимое имя таблицы.
Таблица СУБД как бы состоит из двух частей - табличное представление, а вторая - представленная в режиме конструктора. Разница между ними огромная. Как таблица, она показывает свое содержимое. Например, город, наименование улицы, номер дома, номер корпуса, номер подъезда, квартиру и фамилию ее владельца, если речь идет о таблице с перечнем адресов. А вот настройка таблицы возможна только в режиме конструктора.
Как видно из иллюстрации (рисунок 1.44), при конструировании любой таблицы вы будете иметь дело с мастером, состоящим из пяти основных элементов. Сверху располагаются три столбца, озаглавленные: " Имя поля", " Тип данных", " Описание". В нижней части окна мастера есть две вкладки: " Общие" и " Подстановка". В первом столбце пользователь имеет возможность задать любое имя столбца, какое посчитает необходимым. Следует помнить, что столбцы в таблице будут располагаться именно в том порядке, в котором вы их задали. Таким образом, желательно с самого начала продумать их последовательность с учетом удобства последующей эксплуатации всей таблицы в целом. Так, например, любая сортировка таблиц практически во всех СУБД производится слева направо. Иными словами, сначала выполняется условие сортировки, заданное в первом столбце, затем - во втором, и так далее. Если в таблице, по недосмотру, столбец с номерами домов окажется перед столбцом с названиями улиц, то вы не сможете, без дополнительных вспомогательных операций, отсортировать таблицу сначала по улицам, а потом по номерам домов. Придется создавать отдельный запрос, который потребует дополнительного места, дополнительной вычислительной мощности и дополнительного времени на его выполнение.
Выбор для поля таблицы типа данного
1. Тип данного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся списке в столбце Тип данных (рисунок 1.45).
В таблице 1.2. представлены все типы данных Microsoft Access и их применение.
Таблица 1.2
| Тип данных | Применение | Размер |
| Текстовый | Текст или комбинация текста и чисел, например адрес, а также числа, не требующие вычислений, например номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. | До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы; позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов следует определить свойство Размер поля. |
| Поле МЕМО | Длинный текст или числа, например комментарии или описание. Поля МЕМО не могут быть индексированы или отсортированы. Для хранения форматированного текста или длинных документов, вместо поля МЕМО, следует создать поле объекта OLE. | До 64 000 символов. |
| Числовой | Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (для которых используется денежный тип). Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле, можно изменить в свойстве Размер поля. Например, в поле, занимающее на диске 1 байт, допускается ввод только целых чисел (без десятичных знаков) от 0 до 255. | 1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации. |
| Дата /Время | Даты и время. Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные в форматы дат и времени в окне Язык и стандарты Панели управления Windows, будут автоматически отражены в полях типа Дата/Время. | 8 байт. |
| Денежный | Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 – в дробной. | 8 байт. |
| Счетчик | Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для создания возрастающего счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна прежними, по умолчанию, в свойстве Размер поля задано значение Длинное целое, а в свойстве Новые значения – Последовательные. Для создания счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить значение Случайные. | 4 байта. Для кодов репликации – 16 байт. |
| Логический | Содержащие только одно или два значения, такие как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. | 1 бит. |
| Объекты OLE | Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления Присоединенная рамка объекта. | До 1 гигабайта |
| Гиперссылка | Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа UNC (стандартный формат пути файла с включением сетевого сервера), либо URL (адрес объекта в 1п1егпе1 или внутренней сети с включением типа протокола доступа). | До 64 000 символов |
| Мастер подстановок | Создается поле, позволяющее выбрать значение. Из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. | Размер такой же, как и размер ключевого поля |
Важно: Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для всех данных, кроме объектов OLE, можно также создать пользовательский формат отображения. Подробнее см. ниже, в разделе "Свойство Формат поля".
Пример структуры БД
| Имя поля | Тип поля | Размер поля |
| Номер Фамилия Имя Отчество Дата рождения Пол Специальность Курс | Текстовый Текстовый Текстовый Текстовый Дата/время Текстовый Текстовый Текстовый | Краткий формат |
