Выбор таблиц для отчета

Для создания отчета мастером выберем в окне базы данных объект Отчеты (Reports), а затем щелкнем на строке Создание отчета с помощью мастера в поле, где формируется список создаваемых отчетов. Если создание отчета начать нажатием кнопки Создать (New), в открывающемся окне Новый от­чет (New Report) необходимо выбрать строку Мастер отчетов (Report Wizard). Уже в этом окне можно выбрать одну из таблиц, необходимых для формирования источника записей отчета, например, договор.

После выбора в качестве инструмента создания отчета мастера открывается окно Создание отчетов (Report Wizard), в котором требуется выбрать табли­цы и поля, включаемые в отчет.

В примере в соответствии с проектом отчета (см. рис. 10.17) выберем таблицы:

ü договор, из нее поля:

- номер договора — ном_дог;

- дата заключения договора — дата_дог;

ü поставка_план, из нее поля:

- срок поставки — срок_пост;

- минимальная партия поставки — мин_пост;

- количество товара — кол__пост;

üтовар, из нее поля:

- наименование товара — наим_тов;

- цена — цена;

- единица измерения — ЕИ;

- ставка НДС — ставка_ндс;

üпокупатель, из нее поля:

- идентификационный номер налогоплательщика — инн;

- наименование покупателя — наим_пок;

- адрес покупателя — адрес_пок;

- телефон — тел;

- банк, который обслуживает счет покупателя — банк;

- помер расчетного счета покупателя — ном_рсч.

Первая выбранная таблица определит имя и заголовок отчета по умолчанию, также кпд представления данных в отчете.

Объединение за­писей таблиц будет производиться способом, указанным параметрами объе­динения для каждой из связей в схеме базы данных. Подсхема данных базы, включающая таблицы, на которых будет строиться отчет.

В окне мастера выберем вид представления данных в отчете. Ее ли необходимо получить отчет, заданный в рассматриваемом примере, вы берем таблицу договор в качестве основы главной части отчета и увидим, что мастером на основе полей этой таблицы будет осуществлена группировка. Причем к полям группировки будут отнесены и поля таблицы покупатель, поскольку эта таблица является главной по отношению к таблице договор, что позволяет дополнить записи подчиненной таблиц договор сведениями о покупателе, заключившем договор. Если, выбирая вид представления данных, остановиться на таблице покупатель, мастер создаст два уровня группировки: на первом будут собраны данные о покупателе, на втором о его договорах.

Поля таблицы поставка план составят основу записей для построения табличной части отчета. Причем записи о товарах, перечисленных в этой Taблице, будут дополнены реквизитами из таблицы ТОВАР.

Рис. 10.15. Окно мастера отчётов при выборе вида представления данных.

Рис. 10.16. Отчёт, созданный мастером на основе нескольких взаимосвязанных таблиц

Группировка в отчете, в отличие от группировки в запросе, не приводит к обра­зованию для группы одной записи. В отчете только поля группировки выводят­ся один раз в заголовке группы, а все остальные поля составляют записи груп­пы, размещаемые в области данных в табличной части отчета.

В диалоговом окне мастера выберем альбомную ориентацию страниц отчета и зададим настройку ширины полей для размещения на одной странице.