Основные вопросы темы. 1. Оформление приказов и распоряжений

1. Оформление приказов и распоряжений.

2. Оформление протоколов.

3. Оформление докладных и объяснительных записок, справок.

4. Служебные письма: порядок составления и оформления

1. Приказ - документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказы оформляются на бланке приказа либо на общем бланке организации. Обяза­тельные реквизиты: наименование организации (с указанием подчиненности, если имеется ве­домство), название вида документа (ПРИКАЗ), дата, номер документа, место издания, заголо­вок к тексту, подпись, визы. Требования к заголовку: четкость, краткость, выражение содер­жания документа. Визы проставляются:

· на проекте приказа до его представления на подпись;

· всеми заинтересованными лицами, преимущественно руководителями структурных подразделений;

· на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

При наличии приложений в соответствующих пунктах распорядительной части приказа даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2). На первом листе приложения в правом верх­нем углу указывается, к какому приказу (пункту приказа) относится приложение (Приложение 2 к п.З приказа от 22.08.2008 № 136).

Если приказом утверждается документ, то в соответствующем пункте приказа делается отмет­ка: (прилагается), а на первом листе прилагаемого документа в правом верхнем углу размещается гриф утверждения. Приложение к приказу, как правило, визирует исполнитель, подготовивший его, или руководитель структурного подразделения.

Подлинник приказа подписывает руководитель организации или, в его отсутствие, спе­циально уполномоченное лицо.

Распоряжение - документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, а также коллегиальным органом управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и каса­ется узкого круга организаций и должностных лиц.

Порядок оформления распоряжений идентичен порядку оформления приказов. Различие: в распоряжении не используется ключевое слово (ПРИКАЗЫВАЮ), разделяющее вводную и распорядительную части.

2. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на бланке протокола либо на общем бланке организации. Части протокола: вводная и основная. Состав вводной части: фамилии председателя и секретаря за­седания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участ­ников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилага­ется»), повестка дня.

В случае, если присутствующих не более 15 человек, их фамилии указываются в алфа­витном порядке с указанием места работы и занимаемой должности. При большом количестве присутствующих составляется отдельный список, прилагаемый к протоколу.

В повестке дня вопросы располагаются но степени их важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об».

Состав основной части протокола (строится в соответствии с вопросами повестки дня): разделы «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

В полной форме протокола в разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы вы­ступающего (докладчика), содержание его выступления (доклада, информации, отчета). В крат­ком протоколе - фамилия выступающего и тема его выступления. Вместо записи больших по объему выступлений допускается прилагать к протоколу их текст. В этом случае делается запись: (текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в полной форме протокола фиксируются выступления участ­ников заседания, включая вопросы к ним.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») записывается принятое решение. Поста­новляющую часть целесообразно делить на пункты.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Дата протокола - дата протоколируемого заседания.

3. Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации (данной или вышестоящей), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки, адресованные руководителю вышестоящей организации, оформля­ются на общем бланке организации; внутренние докладные записки - на стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты: наименование организации или структурного подразделе­ния, наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

Смысловые части докладной записки:

· изложение фактов и событий, причин, послуживших поводом для составления доку­мента;

· анализ сложившейся ситуации;

· выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора доку­мента, необходимо предпринять руководителю организации в связи с изложенными фактами.

Докладная записка подписывается составителем или руководителем структурного под­разделения. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации. Дата докладной записки - дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положе­ний выполненной работы (проекта, отчета, разработки). Отличие от докладной записки: не со­держит выводов и предложений.

Объяснительные записки оформляются на стандартном листе бумаги.

Смысловые части:

· факты, послужившие поводом к составлению документа;

· причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справ­ки оформляются на стандартном листе бумаги с указанием всех необходимых реквизитов (справки, адресованные руководителю вышестоящей организации - на общем бланке органи­зации).

Основные реквизиты: название организации или структурного подразделения, название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии при­ложений, подпись.

Смысловые части справки:

· изложение фактов, послуживших основанием или поводом для составления докумен­та;

· конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Если справка содержит сведения по нескольким вопросам, то текст ее состоит из разде­лов. Допускается представлять текст в виде таблицы. Справка подписывается составителем или руководителем структурного подразделения. Справка, адресованная в другие организа­ции, подписывается руководителем организации-составителя. При наличии в справке сведе­ний финансового характера она подписывается руководителем организации и главным бух­галтером и заверяется печатью.

4. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письма составляются на специальных бланках формата А4 или А5. Обязательные рекви­зиты: наименование организации-автора, ее почтовые реквизиты, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе; в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений.

Примерные смысловые части служебного письма:

· вступление- причина возникновения вопроса или его краткая история; ссылка на доку­мент, послуживший поводом для составления письма;

· основная часть(доказательство) - изложение существа вопроса, приведение доказа­тельств или опровержений;

· заключение- формулировка основной цели письма.

Ограничения: не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов; объем письма не должен превышать двух страниц.

Письма визируются (на втором экземпляре) и подписываются руководителем организа­ции или его заместителем, а также, в случае необходимости, руководителем соответствующе­го структурного подразделения. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, проставляе­мую в нижней части листа под реквизитом «подпись». Дата письма - дата его подписания.

Подробнее см.: 1,5.