Подготовка. Последовательная детализация плана происходит посредством составления списка по пунктам, отражающим следующие области задач

Последовательная детализация плана происходит посредством составления списка по пунктам, отражающим следующие области задач:

8.2. День открытых дверей

• прибытие (схема подъездных путей, автостоянка), информи
рование жителей о дне открытых дверей (при помощи пригла
шений) и возможные проблемы (с указанием координат парт
нера по контактам);

• программа осмотра с остановками, обходом и экскурсионным
обслуживанием;

• приглашение, использование печатных материалов и распро
странение листков с программой и указателями подъездных
путей. Управление посетителями (в особенности приглашен
ными гостями и VIP-персонами, приветствие, работа с прес
сой, экскурсии);

• угощение и праздник в специально возведенном шатре (с куль
турной программой, накрытыми столами, отоплением).

Пуск

Пусковая фаза дня открытых дверей растягивается на несколько недель и охватывает в целом обустройство и подготовку помещений и инфраструктуры.

Для беспрепятственных и оперативных действий необходимо точное планирование. Возможно, для монтажа и обустройства будут предоставлены разрозненные помещения, где затем быстро разместятся оборудование и обстановка.

Некоторые важные пункты, выполнение которых должно быть готово самое позднее за день до начала еуея/-мероприятия:

• установка дорожных указателей (проезд и автостоянка), раз
метка мест на автостоянке; указатели на пути к месту прове
дения;

• подготовка именных табличек и места их раздачи;

• гардероб (с номерками и плечиками) и обслуживание;

• плакаты, постеры, информационные листки;

• таблички для туалетов;

• место для размещения подарков, вазы для цветов, персонал
для учета подарков;

• именные карты с указанием номера стола + крупноформат
ный план расположения столов;

• проверка звуковой техники;

• столы и стулья;

• водители для службы перевозок, доставка людей в гостиницу.

Детальное планирование важно еще и для утра перед самым началом мероприятия (подготовка, «горячий разгон»).

8.2.5. Event

День открытых дверей начинается — с открытия дверей. Заранее установлены все указатели (подъездные пути, вход, направления осмотра, точки общепита, туалеты, места встречи, выход), и сотрудники в полной боевой готовности уже заняли свои места (приветствия, информирование, указания, раздача талонов, проспектов). Для проведения дня открытых дверей важны следующие моменты.

• Приветствие гостей еще до открытия мероприятия, т. е. самое
позднее — с момента входа, если он осуществляется загодя, и
далее — в течение всего дня.

• Персональные приветствия прибывающих гостей на протя
жении всего времени (раздача информационных материа
лов, талонов, представительских подарков, регистрация гос
тей).

• Четкое и впечатляющее начало дня открытых дверей (офици
альное открытие event- мероприятия с приветственной речью
руководителя предприятия)-

• Своевременное осведомление гостей и четко организованные
отдельные пункты программы (самостоятельные event-utpo-
приятия), так чтобы посетители, находящиеся на других уча
стках предприятия, могли вовремя подключиться. Своевре
менное информирование обслуживающего персонала об экс
курсиях и VIP-персон — об ^«/-мероприятиях.

• Заключительная речь руководителя и официальное оконча
ние event- мероприятия с достаточно продолжительным после
действием (если день открытых дверей длится с 10 до 18 ча
сов, число посетителей поначалу медленно увеличивается с 10
до 13 часов; после этого прибывает вторая волна — вплоть до
17 часов, численность начинает идти на убыль только после
официального окончания).

• Проводы гостей на протяжении всего времени проведения
мероприятия (вручение информационных материалов, по
дарков, действия по установлению обратной связи посредст
вом диалогов или опросных листов, достижение или упроче
ние контактов, дружеское прощание).

Следующий график (рис. 8.1) отражает возможный поток количества посетителей на дне открытых дверей и акции приветствия и прощания с индивидуальными посетителями в сравнении с официальными сроками.

8.2. День открытых дверей

Количество посетителей и акции приветствия: