Инициирование и принятие решения

Предложения по решению разрабатываются и вносятся ответст­венными за участие в ярмарке от пивоваренной компании.

Решение принимается уполномоченными ответственными за сбыт и маркетинг по Германии.

Старт

Проектная команда состоит из ответственных за участие в яр­марке, а также включает по 1-2 участника из сфер сбыта, марке­тинга и PR.

Следующие общие условия, касающиеся сроков, необходимо учесть при окончательном планировании в проектной команде:

• Срок проведения ярмарки установлен жестко (ежегодно в
марте).

• Вехи:

— заказ номера в гостинице: за год до начала ярмарки;

— заключение контракта на предоставление стендовой пло­
щади: за девять месяцев до начала ярмарки;

— печать и персональные вручения приглашений: за три ме­
сяца до начала ярмарки.

• Строителям, монтирующим стенд, следует дать поручения за
3-6 месяцев до начала ярмарки.

• Состав занятых на стенде, а также спрос на гостиничные но­
мера, входные билеты или пропуска на автостоянку, пригла-

8.3. Участие в ярмарке 321

шения, бесплатные или льготные билеты — уточняются при­близительно за четыре месяца до начала ярмарки.

• Выбор агентств по продвижению продукции занимает от трех
до шести месяцев, персональный кастинг хостесс проводится
за один-два месяца перед Internorga.

Прочие услуги ярмарочного объединения оговариваются, как правило, за три-четыре месяца до проведения мероприятия (сюда относятся: подача электроэнергии и воды, места на автостоянке, складские площади, уборка на стенде, ночная охрана и т. д.).

• Примерно за две-три недели до начала ярмарки всем участни­
кам рассылаются исчерпывающие осведомляющие послания
с информационными бюллетенями о размещении стенда, сро­
ках выставления, телефоне/факсе стенда, руководителе стенда,
составе команды и персонала, возможностях приезда и отъезда,
руководства по накладным расходам, именных табличках, про­
пусках для участников ярмарки, отчетах о посещении, резерви­
ровании гостиницы и информационных материалах на стенде.