Вывод на печать таблиц и форм

Access выводит информацию из базы данных в виде отчёта (распечатки содержимого базы данных). Все отчёты подразделяются на три категории:

- простая распечатка содержимого базы данных из режимов таблицы или формы;

- детальные отчёты – хорошо подготовленные отчёты, представленные в любом удобном для пользователя виде и включающие в себя ряд дополнительных элементов;

- специальные отчёты – позволяющие подготавливать почтовые наклейки и формы писем.

Способ вывода на печать таблиц и форм удобен для построения быстрого чернового варианта отчета.

Преимущество таких отчётов – быстрота и простата их получения. Недостатком является вывод данных точно в током же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.

При выводе на печать данных из табличного режима с целью улучшения вида распечатки можно использовать следующие возможности изменения внешнего вида таблицы:

· уменьшить ширину некоторых столбцов таблицы;

· скрыть некоторые столбцы (через контекстное меню или команду ФОРМАТ, Скрыть столбцы);

· поменять ориентацию страницы с Книжной на Альбомную в ФАЙЛ, Параметры страницы.

При распечатке данных с использованием формы Access выводит на странице столько записей сколько на ней может поместиться. Возможен вариант, когда часть одной записи разместиться в конце одной страницы, а другая – в конце следующей.

Разработка детального отчета

Для получения отчета улучшенного внешнего вида необходимо подготовить детальный ответ. Он должен иметь наглядную форму и содержать большие информации, чем простая распечатка таблицы. Целесообразно для создания обычного детального отчета использовать Мастер отчетов, Автоотчеты: столбец или ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки.

Если созданный мастером отчет не полностью вас удовлетворяет, измените его в режиме конструктора или создайте специальные стили, которые мастер будет использовать при создании следующих отчетов