Менеджерский информационный цикл

В менеджерском информационном цикле выделяют следующие фазы: восприятие, передача, хранение, обработка, представление и воздействие.

Восприятие состоит и формировании такого образа объекта, который включает свойства управляемого объекта, существенные для принятия в отношении его тех или иных решений.

Передача представляет собой обычный перенос информации на расстояние различными способами.

Хранение - это перенос информации во времени.

Обработка информации заключается в преобразовании ее при решении управленческих задач.

Представление информации - это приведение ее к форме, удобной для пользования человеком.

Воздействие состоит в преобразовании информации в сигналы, которые способны вызвать изменение в объекте управления. Такие сигналы могут производить регулирующие, управляющие или защитные действия в объекте. Воздействие обычно осуществляется как непосредственно для управления, так и для отбора информации.

Данные, циркулирующие в информационном цикле, могут быть охарактеризованы циклом "жизни", в котором основное значение имеют три аспекта - зарождение, обработка, хранение и поиск. Воспроизведение и использование данных может осуществляться в различные моменты их цикла. Выработанные системой данные должны быть отражены на материальных носителях и храниться в течение определенного времени.

Информация появляется в результате наблюдения и регистрации явления. Причем поступает в случайном порядке. Для уменьшения времени поиска требуемых данных и их обработки необходима предварительная сортировка данных по заданным признакам. Иногда для получения полного сообщения требуется объединить, агрегировать ряд отдельных данных. Значение данных зависит от потребности в них, достоверности, надежности и своевременности.

Массивы данных должны систематически пересматриваться с целью устранения устаревших и бесполезных данных.

Уничтожение данных может осуществляться после их многократного использования либо при отнесении их к классу устаревших. Уничтожение данных является концом цикла их жизни.

Менеджерская информация должна обеспечивать наблюдение за ходом производства, за реализацией продукции, за услугами, маркетингом и финансовой деятельностью, прогнозирование, стратегическое и календарное планирование, принятие различного рода управленческих решений, а также контроль людских, материальных и денежных ресурсов для корректировки решений, своевременной подготовки использования резервов в случае необходимости.

Основным требованием к системе информации является то, чтобы она при минимальных данных достаточно полно характеризовала состояние контролируемых системой управления предприятия всех видов процессов.

Кроме этого к ней предъявляются следующие требования:

1.Обеспечивать устойчивость производственно-экономической сис
темы при заданных стратегических и оперативных решениях.

2.Обеспечивать работу производственной системы в условиях неоп
ределенности окружающей среды.

3.Создавать возможности для организационных изменений в системе
управления при существенных изменениях ситуации в окружающей среде.

4.Обеспечить своевременную оценку окружающей среды для созда
ния условий эффективного функционирования предприятия.

5.Сочетать подцели системы управления для наиболее эффективно
го выполнения главной цели функционирования предприятия.

6.Обеспечивать прогнозы и подготовку к возможным изменениям
производственной системы.

7.Обеспечивать адаптацию предприятия к окружающей среде.

8.Обеспечивать разумное поведение системы управления предпри
ятием.

Система управления предприятием может быть отражена с позиций ее элементов, свойств объекта управления, входных и выходных данных.

Структурно систему управления в целом характеризует кибернетический блок, показанный на рис. 1.1:

Объект управления

iv.

Орган управления

*вых

Рис. 1.1 Схема системы управления.

X - миссия, целевая функция объекта управления,

2, - неуправляемые воздействия на объект,

2₂ - компенсирующие управляемые воздействия на объект,

Я - результаты деятельности объекта

К» - информация управляющих воздействий органа управления,

!„; - информация обратной связи,

1_К - входная информация внешней среды,

1_ВЬК - выходная информация во внешнюю среду.

Система управления - это структура, функции элементов и информация, циркулирующая как внутри функциональных элементов, так и между элементами системы управления и внешней средой.

Система информации предназначена для точного информационного отражения деятельности объекта управления и взаимодействия его с внешней средой.

Содержание управленческой информации составляет логический смысл передаваемых сведений об объекте, а форма сообщений представ-

ляет структуру, отражающую взаимное расположение символов, используемого языка или вид представляемой информации.

Одной из главных задач анализа информационной системы является измерение информации, так как измерять ее, как рекомендует теория информации, в двоичных единицах бессмысленно. Обычно в практике количество информации определяется на содержательном уровне, т.е. на уровне структурных единиц информации, которые имеют логический смысл. В связи с этим, вместо количества информации используют объем информации, измеряемый в знаках, реквизитах, сообщениях, показателях, документах и т.д.

При анализе информационной системы приходится учитывать то, что между структурой, функцией и информацией не существует однозначного соответствия. Любая функция может выполняться целым классом структур при наличии различной информации.

В этой связи анализ может решать две задачи:

определение возможных потоков информации по данным функциям системы управления;

определение функций по заданной входной и выходной их информации.

При решении указанных задач следует учитывать также принцип внешнего дополнения, который предопределяется структурой и функциями.

Синтез информационной системы включает устранение дублирования в потоках информации, сведение к минимуму объемов первичной информации, а также рационализацию потоков информации, ориентированную на конкретные функции элементов структуры системы управления.

Процесс синтеза информационной схемы состоит из следующих этапов:

Изучение существующих потоков информации.

Построение функциональной схемы системы управления.

Анализ структуры и функций управления.

Построение предполагаемой схемы системы управления.

5. Построение структурной схемы для функциональной схемы
создаваемой системы управления.

Определение рациональных потоков информации.

Синтез рациональных потоков информации.

Построение схемы потоков информации по структуре системы
управления.