Формирование первичной информации

Производственно-управленческая система является динамичной, изменения в которой неизбежны. Поэтому для осуществления управления необходимо периодически или непрерывно оценивать состояние объектов управления для внесения необходимых коррективов в соответствии с изменениями окружающей среды или самих объектов. Так, например, необходимо следить за тем, является ли выпускаемая продукция приемлемой для потребителя. При этом управление осуществляется на основе информации, формирующейся по принципу обратной связи, что является весьма существенным для построения управленческой информационной системы. Часто работники системы управления не имеют четкого представления о будущих ситуациях, в силу чего они полагаются на информацию о прошедших ситуациях, которые оцениваются ими с задержкой во времени. Обычно системы учета и отчетности ориентированы на выдачу информации о том, что происходило в прошлом, а не о том, что произойдет в будущем. Поэтому переоценка принципов построения информационных систем с ориентацией на оценку будущих состояний, на принятие решений может обеспечить прогресс в развитии и организационном изменении системы управления предприятием.

Первичную информацию могут формировать сотрудники или технические средства. При формировании информации может происходить первичное ее преобразование с использованием квантования, кодирования, декодирования, масштабирования, классификации, приведения к единой форме цифровых сигналов.

При съеме информации об объекте имеем две энтропии (неопределенности) - измеряемого параметра и устройства (сотрудника) съема информации.

Величина совместной их неопределенности определяется выражением: Н(х,у)=! Р(х;,у01о§Р(х„_У|)

|=Ч

В самом процессе съема приращение информации равно I = Н(у) - Н(у/х)

Слагаемое Н(у/х) не дает дополнительных сведений об объекте X, а отражает лишь свойства системы данных, т.е.

Н(у) - Н(у/х) = Н(х) - Н(у) - Н(х,у)

При корреляции между х и у, равной единице, неопределенность при
съеме информации отсутствует, т.е.
Н(х,у) = Н(х)=Н(у)
Н(у/х) = 0, 1 = Н(у)

П

Другими словами, вся информация, которая имеется в распоряжении устройства (сотрудника), будет полезной.

В связи с этим Н(х/у) = 1(у/х) - представляет собой величину избыточной информации.

В большинстве случаев устойчивая работа систем управления обеспечивается путем систематического создания новых, более эффективных алгоритмов контроля и управления. Этими алгоритмами предусматривается использование и выдача новых информационных потоков, представляющих собой комбинации существовавших сведений или дополнительное введение новых. Новые потоки могут создаваться также при изменении целей и критериев функционирования системы управления, ее структуры, функций, элементов, внедрение новых технологических средств управления, а иногда даже при замене сотрудников в подразделении. Старые, ранее установившиеся информационные потоки часто продолжают функционировать, что порождает дублирование, неполное использование части информации и снижает экономическую эффективность работы системы управления. Раз введенные форматы документов в каналы передачи информации отмирают с трудом через продолжительное время после того, как в них исчезла необходимость. Информационные системы имеют свойство накапливать неиспользованные потоки данных. Наоборот, вновь созданный орган управления обычно долго не может наладить систему сбора необходимой информации. Свойство консервативности информационной системы должно учитываться при анализе и создании автоматизированных систем управления.

Понятие необходимой и достаточной информации возникает из-за необходимости удовлетворения определенных показателей в условиях изменения окружающей среды. В таких случаях при проектировании информационных потоков необходимо предусматривать доведение информации об изменении параметров до сведения лиц, принимающих управленческие решения. Указанные лица должны своевременно оценивать получают ли они необходимую и достаточную информацию для принимаемых ими решений. При определении необходимой информации статистического характера, а также параметров, значение которых оцениваются по выборке, используются известные методы расчетов среднего значения, вероятности, доверительного интервала, дисперсии и другие характеристики. С использованием указанных методов можно определить необходимую частоту контроля объекта, размеров выборок сообщений, правила анализа данных.

Получение необходимой информации связано с определенными затратами, поэтому надо сопоставлять эффект сведений и ожидаемые потери от возможных ошибок при недостаточной информации. Время получения сведений должно быть увязано с временем принятия решений. В том случае, когда интервал изменений значений параметра нельзя определить, для каждого параметра полезно строить графики статистического контроля.

Такие графики облегчают обнаружение тенденций и других неслучайных колебаний значений параметров.

В системах управления имеет место совокупность информационных потоков, большая часть которых соответствует совокупности имеющихся данных, а меньшая - потокам отфильтрованной и обобщенной информации, которая используется в принимаемых решениях. Увеличение потоков информации не способствует улучшению ее практического использования. В системе управления часто наблюдается перенесение на более высокие уровни управления задач, которые должны решаться низшими уровнями. Это приводит к перегрузке информацией верхних уровней управления. При нерациональном распределении управленческих функций происходит увеличение плотности информационных потоков и рост объема неиспользуемой и дублирующейся информации.

Неиспользуемая информация - это информация за прошедший период, которая уже известна и включается в формы и сводки из-за сложившихся традиций, из-за нечеткого понимания функций, а также из-за того, что сведения не меняют своего содержания в процессе функционирования объекта.

Информация эффективно используется, если она представлена в минимальном и достаточном объеме, более концентрирована, своевременна и соответствует решаемым задачам.

При проектировании информационных потоков надо учитывать, что они используются в подсистеме общей системы организационного управления и органически входят в нее как составная часть. Поэтому, формируя потоки, надо знать цели, критерии, задачи, алгоритмы их решения и взаимосвязи задач. Затем надо для каждой задачи определить необходимую информацию, установить источники, построить схему передачи, поиска и хранения, а также что с ней в дальнейшем происходит. Так, например, ее можно кодировать, сжимать, обобщать, включать в документы или использовать только для выработки управленческих решений.

К проектированию систем сбора, переработки и использования выходных результатов следует применять системный, комплексный подход, что обеспечит высокую эффективность информационной системы.

Система информации в конечном счете должна обеспечивать необходимой информацией в требуемые сроки и в удобной для использования форме все элементы организационной структуры, а также создавать требуемый механизм контроля и регулирования.