Особенности организации и проведения пресс-конференции

Пресс-конференция — встреча официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных кругов) с представителями средств массовой информации с целью информирования общественности по актуальным вопросам.

Пресс-конференция — лишь один из способов передачи информации прессе и используется в основном:

1) для передачи развернутой информации по особенно важной теме, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы,

2) при предпочтительности личных информационных контактов журналистов с официальными лицами.

Этапы подготовки к пресс-конференции:

1. Следует сформулировать цель конференции и средства ее достижения, разработать ее концепцию. Необходимо продумать дизайн оформления и общую направленность мероприятия. При этом важно учитывать особенности подачи материала в прессе и на телевидении. Важно все продумать до мельчайших подробностей.

2. Подготовка документов, в которых расписывается весь процесс проведения конференции: регламенты, концепция, анонс, пресс-релиз. Тут же составляются конспекты речей ведущего и участников конференции, вопросы для специально приглашенных журналистов, которые ярко и выгодно осветят данное событие.

3. Очень важно вовремя оповестить предполагаемую аудиторию о готовящемся событии. Анонсы в различных изданиях привлекут интересы журналистов, а анонсы в профильных СМИ и обращения в информационные агентства обеспечат их участие. В анонсе указываются время, место проведения мероприятия, контактные данные для аккредитации журналистов, а так же имена докладчиков.

4. Обеспечения места проведения в соответствии с актуальностью и масштабом проводимого мероприятия. Важно грамотно выбрать зал, оснащенной современной техникой, находящейся в рабочем состоянии.

5. Нужно обеспечить конференцию основным питанием и кофе-брейк в перерывах, заключительным фуршетом или банкетом.

6. Приглашая журналистов на конференцию, следует сначала обзвонить интересующих лиц, и лишь потом с их согласия выслать им официальное приглашение, содержащее всю контактную информацию - время, адрес, телефоны, изображение места ее проведения, а так же полный пресс-релиз.

7. На любую пресс-конференцию должен быть составлен пресс-пакет. Он представляет собой презентацию конференции и того события, которому она посвящена. Он включает рекламную информацию о мероприятии, фото-фрагменты события, визитки организаторов, сувенирно-рекламная продукция, несущая логотипы, и отражающая тематику мероприятия.

8. За день проведения конференции необходимо согласовать действия каждого сотрудника, обеспечивающего ход ее проведения. К этому времени зал должен быть оформлен надлежащим образом, бейджи заготовлены и таблички с именами участников расставлены.

9. Проведение конференции – этап наиболее ответственный. Для того, чтобы мероприятие прошло успешно, необходимо в этот день заранее собрать журналистов и объяснить регламент и порядок действий каждого из них. Каждый должен четко знать очередность съемок и интервью, порядок представления каждого выступающего.

10. Завершает работу подведение итогов проделанной работы. Главное – сделать выводы об успехах и допущенных ошибках. От профессионально организованной конференции во многом зависти изменение статуса компании в деловых кругах.

В ходе правильно проведенной конференции должны быть решены следующие задачи:

-широкое и подробное анонсирование события в СМИ.

-эксклюзивность, неординарность идей

- безупречная подготовка ораторов, с их безупречным знанием всех материалов, сопровождающих событие.

- полное информирование общественности об итогах форума с дальнейшим повышением его статуса.