Обработка входящих внутренних и международных простых писем

181. Поступившие в производственные объекты входящие мешки из ОПП, УСПП и ПВ с простыми письмами вскрываются обязательно двумя работниками, за исключением ОПС, в которых по штату имеется один работник (не считая почтальонов).

После вскрытия мешка работник должен:

1) по адресным ярлыкам ф.9 просчитать количество поступивших постпакетов и правильность поступления по направлению, в случае нарушения направления выписать извещение ф.30 в соответствии с пунктами 868 – 870 настоящих Правил;

2) вскрыть простые постпакеты с простыми письмами, адресованные на данный производственный объект;

3) проставить оттиск ПШ на оборотной стороне входящих писем, полученных из почтового вагона либо из подразделения почтовой связи другого района (области), а также полученные из почтового узла без оттиска ПШ;

4) проверить состояние и целостность оболочек простых писем при обнаружении поврежденных писем заклеить поврежденные места, и выписать ф.30 в соответствии с пунктами 868 – 870 настоящих Правил;

5) проверить наличие засланных и замедленных писем, проставить на них оттиск ПШ и выписать извещение ф.30 в соответствии с пунктами 868 – 870 настоящих Правил;

6) перечеркнуть шариковой ручкой не погашенные почтовые марки в случае их обнаружения. Почтовые марки с портретами перечеркнуть так, чтобы не было загрязнено изображение лица;

7) просчитать письма, заполнить бланк учета обмена 2-ав соответствии с Порядком статистического учета почтовых, финансовых и агентских услуг, оказываемых структурными подразделениями АО «Казпочта».

182. Простые письма сортируются по доставочным участкам, «До востребования», по абонементным ящикам и другим выделенным рабочим местам.

Простые письма «До востребования» выдаются в производственном объекте лично адресату по документу, удостоверяющему личность либо по доверенности, справки по телефону не предоставляются.

183. Простые доплатные письма записываются в книгу ф.23 с указанием суммы доплаты. Простые доплатные адресованные «До востребования», на абонементные ящики и другие выделенные рабочие места, также записываются в книгу ф.23.

184. На простые доплатные письма, подлежащие выдаче через абонементные ящики выписываются извещения ф.22, которые раскладываются по абонементным ящикам.

185. Простые письма с отметкой «Правительственное» обрабатываются в первоочередном порядке.

186. Входящие простые письма с отметкой «Служебное» обрабатываются общеустановленным порядком для простых писем.

3.1.1.5. Доставка внутренних и международных простых писем

187. Простые письма, в т.ч. внутренние правительственные доставляются через абонентские и абонементные ящики и «До востребования».

До абонентских ящиков по месту жительства доставляются простые внутренние и международные письма, в т.ч. внутреннее правительственное.

Простые письма в неисправные почтовые ящики не доставляются. В этом случае пользователь информируется об этом и простые письма ему выдаются на производственном объекте.

188. В производственных объектах простые письма выдаются через абонементные ящики и картотеку «До востребования».

189. На простое доплатное письмо, адресованное на абонементный ящик выписанное извещение ф.22 вкладывается в абонементный ящик. Адресованное «До востребования» вкладывается в картотеку «До востребования», адресованное по месту жительства доставляется почтальонами на дом.

190. Перед вручением простого доплатного письма с получателя взимается дополнительная плата и выписывается квитанция из тетради ф.47.

191. Простые письма в адрес юридического лица, выдаются лицам, уполномоченным этим юридическим лицом на прием почты, либо опускаются в абонентские ящики, устанавливаемые юридическим лицом на первом этаже здания, в котором оно расположено либо непосредственно на производственном объекте.

Порядок доставки определяется условиями гражданско-правового договора заключенного юридическим лицом с Обществом.

192. Физическим лицам, проживающим в общежитиях, интернатах, детских домах, гостиницах, оздоровительных и лечебных учреждениях, на территории юридических лиц, простые письма выдаются уполномоченным лицам этих учреждений.

193. Доставка простых писем чабанам на отгонных пастбищах, рыбакам по месту лова, работникам лесоучастков, геологических партий (экспедиций), рабочим сельскохозяйственных организаций, находящихся на фермах, производственных участках и бригадах, работникам железнодорожных разъездов, лицам, отбывающим срок наказания в исправительно-трудовых учреждениях, другим адресатам, находящимся вне населенных пунктов, осуществляется Обществом до юридических лиц, в которых работают (содержатся) адресаты.

Простые письма, адресованные адресатам в войсковых частях и учреждениях, в адрес «Полевая почта» выдаются лично адресатам, воинским почтальонам или уполномоченным частей, учреждений.

194. При невручении простых писем (доплатных) по причине:

1) заявления отправителя;

2) отказа адресата от получения письма;

3) смерти адресата;

4) невозможности прочтения адреса пользователя (смыт, оторван и т.п.);

5) отсутствия или неправильном указании адресата, абонирующего абонементный ящик;

6) иных обстоятельствах, исключающих возможность выполнения производственным объектом своих обязательств.

Они возвращаются или досылаются с составлением справки ф.20, в которой указываются причины досыла/возврата.

195. За заявление на досыл/возврат простых писем взимается плата по тарифам, действующим на момент досыла или возврата. В случае специального указания в заявлении отправителя плата за досыл может быть взыскана с адресата.

В приеме платы за досыл/возврат простых писем выдается квитанция из тетради ф.47 (из ПК).

196. При досыле простого письма по заявлению адресата (отправителя) прежние адреса перечеркиваются, при возврате только адрес адресата и на адресной стороне конверта простого письма пишется:

1) при досыле – буква «Д»;

2) при возврате – буква «В» и наименование пункта, куда возвращается простое письмо.

При досыле внутренних простых писем новый подробный адрес пишется на справке ф.20, прочно прикрепляемой к их адресной стороне.

197. Перед досылом или возвратом простого письма работник производственного объекта должен обязательно проверить:

1) все ли меры исчерпаны к вручению простого письма (при наличии полного адреса адресата);

2) имеются ли достаточные основания для его досыла или возврата.

Правильность досыла/возврата простых писем проверяют начальники цехов (участков), производственных объектов или их заместители, которые обязательно подписывают отметки о причине досыла (возврата) простого письма. Запрещается производить досыл (возврат) без подписи контролирующего лица.

Полученная плата за доплатные письма, за заявления сдаются почтальоном контролирующему лицу по справке ф. МС-42 в соответствии с Инструкцией о ведении кассовых операций.

198. Не врученные простые письма при наличии адреса отправителя возвращается по обратному адресу. При отсутствии обратного адреса, не врученные отправителям простые письма по истечении сроков их хранения передаются в число нерозданных.

199. Простое письмо передается в число нерозданных в следующих случаях:

1) не точное указание или отсутствие необходимых адресных данных адресата и отправителя;

2) отказ получения простого письма адресатом и отправителем;

3) по истечении установленного срока хранения (30 дней) и неполучения адресатом или отправителем.

200. На основании указанной, на справке ф.20 причиной невручения, письма передаются в нерозданные. Обоснованность этой отметки проверяется и подписывается начальником цеха (участка), производственного объекта или их заместителями. На адресной стороне простого письма должно быть написано «Нерозданные».

201. Нерозданные простые письма один раз в месяц до 5 числа месяца следующим за отчетным направляются в филиалы и в РУПС/ГУПС в отдельном постпакете (при любом количестве) и на адресном ярлыке ф.9 делается отметка «Нерозданные».

202. Простые и доплатные письма отсылаются при реестре ф.11, в который записываются:

1) простые письма - общим количеством;

2) доплатные письма - общим количеством с указанием суммы доплатного сбора.

203. Простые письма с отметкой «Правительственное» доставляются в первоочередном порядке.

204. Входящие простые служебные письма вручаются общеустановленным порядком для простых писем.

3.1.2. Заказное письмо