Оформление служебных писем

Справочно-иформационная документация.

Служебные письма — это, как правило, письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решении текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых ношений между предприятиями и организациями.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями. Дадим краткую характеристику основным представителям деловой корреспонденции. В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок. Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия. Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Среди служебных писем можно выделить письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, рекламные письма и ряд других.
Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач носящие распорядительный характер. Гарантийные письма направляются с целью подтверждения
иных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата
паров, услуг, арендуемых помещений и т. д.
Сопроводительные письма составляют при отправке адресату
каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является таким же средством контроля за движением документов и материальных ценностей.
Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них
приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиватся дополнительной просьбой или справочной информацией.
Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.
Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их не выполнении.
Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «сообщаем на Ваш запрос», «извещаем Вас». Информационные письма. Это разновидность письма - извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря-референта. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать напечатанные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки указанием фамилии, имени, отчества приглашенного, времени и дня события, на которое приглашается адресат.

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

Структура служебного письма

Оформление служебного письма складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее и служебное поля.
В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк, входят следующие реквизиты:
13 — гриф ограничения доступа к документу;
14 — адресат;
16 — резолюция;
17 — заголовок к тексту;
18 — отметка о контроле;
19 — текст документа;
20 — отметка о наличии приложения;
21 — подпись;
23 — визы согласования документа;
24 — печать;
26 — отметка об исполнителе;
27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 — отметка о поступлении документа в организацию;
29 — идентификатор электронной копии документа.

Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости (13, 23, 24, 29), часть — при подготовке исходящих писем (14, 17, 19, 20, 21, 26), часть (16, 18, 27, 28) оформляется на входящих письмах. Служебные письма можно классифицировать на простые и сложные (многоаспектные).

Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос.

Сложное письмо — документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Приведем пример структуры письма-просьбы:

1. Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой.
2.Излагается суть просьбы.

3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.
Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, подразделы, пункты, а при необходимости — и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев — отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.
В заключение подчеркнем, что для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А 4.

Языки и стиль служебного письма

Служебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и др., в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, «нестандартность» языка и стиля текста. В связи с этим вопрос языка и стиля служебного письма заслуживает отдельного рассмотрения.
Язык служебного письма сложился в сфере управления в последние 100—150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом силе выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.
Основными чертами официально-делового стиля считаются:
— нейтральный тон изложения;
— лаконичность и краткость текста;
— точность, ясность выражения мысли.
Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.
Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.
Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в письме, и автором текста, и его адресатом. Точность изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т. д. Терминология, которая используется в управленческой документации вообще, — это, прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ, кроме того, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Кроме сказанного специфика делового стиля характерна еще рядом особенностей.
В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Следует писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т. д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс-секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое признание в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права на употребление в переписке.
Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Вот типичный случай их применения: «до настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление этих слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.
Еще одна специфическая особенность делового языка — ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.
Приведем несколько примеров сочетания слов между собой:
инициатива — брать на себя, выступать с, поддерживать,
проявлять, развивать, сдерживать, терять,
уступать;
налог — взимать, облагать, платить, снижать, сокращать; обязанность — возлагать, выполнять, исполнять, нести, освобождать от, распределять, отстранять от; руководство — брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т. д.
Особенностью делового стиля является также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.
Владение деловым стилем — это во многом знание и умение
употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.
Приведем несколько моделей, объясняющих мотивировку
написания письма: ООТ «Ростсельмаш»
В порядке оказания технической помощи… подтверждает... условия поставки оборудования...
В соответствии с протоколом... Напоминаем, что в соответствии с... Вы должны...
В ответ на Вашу просьбу... Напоминаем Вам,
В подтверждение нашей договоренности... Следующие варианты являются типичным стандартным началом делового письма: Извещаем, что ……. мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий. Доводим до Вашего сведения, что…наш завод прекратил производство комбайнов «Нива» прежней конструкции.

Если автор – лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа; предприятие гарантирует…не возражает… предлагает…; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация нашего предприятия убедительно просят…; от первого лица множественного числа; просим… сообщаем… подтверждаем… Если автор – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: прошу… ставлю Вас в известность… довожу до Вашего сведения…; от первого лица множественного числа: подтверждаем… обещаем… Мы получили Вашу телеграмму… Вот несколько примеров реализации «стандартных» конструкций:
Просим...... оказать содействие
Прошу...... принять меры...
Подписанный…... подписанный с нашей стороны договор...
Направляем…... интересующую Вас документацию заказной бандеролью...
Подтверждаем...... получение спецификации на...
ООТ «Ростсельмаш» подтверждает... условия поставки оборудования...
Напоминаем, что в соответствии с... Вы должны...
Напоминаем Вам, что…... Ваша задолженность по оплате составляет...
Сообщаем, что… задержка в отгрузке... произошла ввиду...
В качестве заключительных могут быть приведены следующие фразы:
Просим извинить нас за задержку с ответом...
Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.
Просим Вас не задерживать ответ..
Кроме типового характера, содержание некоторых языковых
формул выступает как юридически значимые компоненты текста. Например, в гарантийном письме: «Гарантируем возврат кредита в сумме... в срок до. «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...»; В письме-претензии: «в противном случае Вам будут предъявлены штрафные
санкции».

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.