Создание простого отчета

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 7

Тема: Базы данных. Создание отчетов, сводных таблиц и диаграмм.

Цель: получение навыков работы посозданию отчетов, сводных таблиц и диаграмм в базе данных.

Теоретическая часть

Способы создания отчетов

После создания базы данных и отбора из нее информации необходимо распечатать полученные результаты. Самое простое — это скопировать данные в отдельный документ и вывести их на печать. Но такой подход является малоэффективным, так как потребует внесения как редакционных, так и структурных изменений в документ. Тем более это актуально, если в окончательный документ необходимо включить различные диаграммы, результирующие вычисления и т.п. Чтобы сделать эффективной работу по подготовке такого документа, применяют процедуру подготовки отчета. Учитывая все выше сказанное, дадим понятие отчета в Microsoft Access.

Отчет — объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для отображения данных, организованных и отформатированных в соответствии со спецификациями пользователя. С помощью отчетов составляются коммерческие сводки, списки телефонов или списки рассылки.

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или формы, являющихся источниками данных для отчета. Другие данные вводятся в процессе разработки отчета. Рассмотрим способы создания отчетов.

Создание простого отчета

Данный способ, в основном, применяется для создания простых отчетов.

Процесс создания такого отчета сводится к следующим шагам.

1. В области переходов выделите необходимый объект: таблицу, запрос или

форму (например, Запрос1 или Запрос2).

2. Щелкните кнопку Отчёт в группе Отчёты из вкладки Создание.

На экране отобразиться отчёт в Режиме макета, под именем ранее выделенного объекта.

3. Чтобы сохранить отчёт щелкните кнопку Сохранить . В окне Сохранение наберите имя отчёта и щелкните кнопку ОК.