Распространение информации

Тема 5. Отчетность и документооборот в проекте

План лекции

1. Документы проекта.

2. Отчетность по исполнению проекта.

3. Управление участниками проекта.

4. Административное закрытие проекта.

1. Документы проекта

Выделяют следующие группы документов проекта:

Документация проекта. Это корреспонденция, базовый план исполнения проекта, пояснительные записки и другие документы, содержащие описание проекта. Эта информация должна содержаться, насколько это возможно и уместно, в систематизированном виде. Члены команды проекта могут также вести персональные записи в книге записей по проекту.

Отчеты по проекту (официальные и неофициальные). Содержат подробную информацию о состоянии проекта и включают в себя накопленные знания, журналы регистрации проблем, отчеты о завершении проекта и выходы других областей знаний (см. главы 4–12).

Презентации проекта. Команда проекта предоставляет информацию официально или неофициально любому или всем участникам проекта. Информация должна соответствовать потребностям и запросам получателей и должна быть представлена в соответствующем виде.

Обратная связь с участниками проекта. Информация о выполнении операций проекта, получаемая от участников проекта, может распространяться и использоваться для улучшения будущих операций проекта.

Уведомление участников проекта. Участники проекта могут получать уведомления о решенных проблемах, одобренных изменениях и об общем состоянии проекта.

Документация о накопленных знаниях.

Эта документация содержит информацию о причинах возникновения проблем, обоснование предпринятых корректирующих действий, а также иные накопленные знания, относящиеся к распространению информации.

Накопленные знания документально оформляются, чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных, как для данного проекта, так и для исполняющей организации в целом.

2. Отчетность по исполнению проекта

Система отчетности по исполнению проекта включает сбор и распространение информации о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта, и обеспечение этой информацией заинтересованных лиц. Эта отчетность включает:

• Отчеты о состоянии – описание того, в какой фазе на данный момент находится проект.

• Отчеты о продвижении – описание того, чего достигла команда проекта.

• Прогнозы – предсказание будущего состояния проекта и его развития.

Распространение информации

Под распространением информации подразумевается обеспечение своевременного доступа участников проекта к нужной им информации. Распространение информации также включает в себя исполнение плана управления коммуникациями и реагирование на неожиданные запросы информации.

Распространение информации включает в себя своевременный сбор информации, обеспечение доступа к ней для совместного использования и ее распространение среди участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта.