Порядок хранения бухгалтерских документов?

При ведении учета в бухгалтерских книгах первичные документы подшиваются в одной папке по порядку их хронологической записи в учетном реестре. В правом верхнем углу проставляется номер документа по Книге. На папке указывается год, к которому относятся документы, номера документов (с №…. по №… включительно), их количество и другие справочные сведения.

При автоматизированной форме бухгалтерского учета первичные документы, относящиеся к разным ведомостям – машинограммам, группируются и подшиваются в отдельные папки. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

Хранятся документы в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (текущих архивах).

Документы постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. В папках документы должны быть переплетены.

По истечении срока хранения документы сдаются в местный государственный городской (районный) архив или уничтожаются в установленном порядке.

При передаче документов в архив составляется справка. При уничтожении документов составляется специальный акт на уничтожение.

В соответствии со ст. 17 Закона РФ №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов - 75 лет.

Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.

Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.

Организации, от которых документы приему в государственные архивы подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли.

На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение специального внутреннего (локального) акта - Положения о порядке хранения документации.