Характерной особенностью любого отчета является то, что он предоставляет еще один способ просмотра записей из одной или нескольких таблиц. Следует помнить, что отчет может быть связан либо с одной таблицей, либо с запросом, который имеет доступ к одной или нескольким таблицам. Для создания отчета нужно выбрать поля из запроса или таблицы. Если данных из одной таблицы, недостаточно, отчет, вероятно, потребуется связать с запросом. Даже если вы все же используете данные только из одной таблицы, то запрос позволит создать отчет на основе особого условия отбора записей и порядка сортировки. При получении данных из нескольких таблиц у вас нет выбора, и отчет придется связать с запросом.
3.4. Одиннадцать этапов создания великолепного отчета
Для создания хорошего отчета выполните следующее.
1. Разработайте макет отчета.
2. Подберите данные.
3. Создайте новый отчет и свяжите его с запросом.
4. Определите свойства страницы макета.
5. Используя элементы управления Поле, разместите поля в отчете.
|
|
6. По мере необходимости добавьте другие поля и надписи.
7. Измените внешний вид, размер и положение полей и надписей.
8. Задайте параметры сортировки и группировки.
9. Сохраните отчет.
10.Усовершенствуйте отчет, используя рисунки и другие элементы управления.
11.Распечатайте отчет.
3.5. Подбор данных
Для выбора данных необходимо использовать запрос (рис. 21), в который будут включены нужные поля из всех таблиц, хотя не все из них будут использоваться в отчете. Некоторые поля не будут показаны в отчете, а будут лишь использованы для выбора других полей или для сортировки. В данном примере сортировка будет осуществлена по полю Назва підприємства. Весьма полезно всегда упорядочивать данные, поскольку при запуске отчета данные размещаются в физическом порядке следования.
Рис. 21. Запрос Сплата податку
3.6. Создание отчета и его связывание с запросом
После создания запроса Сплата податку необходимо создать новый отчет и связать его с данным запросом. Для этого выполните следующие действия.
1. Нажмите клавишу <F11> для отображения окна базы данных, если оно еще не отображено.
2. Щелкните на кнопке Отчеты с левой стороны окна базы данных.
3. В окне базы данных щелкните на кнопке Создать. При этом появится диалогевое окно Новый отчет.
4. В диалоговом окне Новый отчет выберите опцию Конструктор.
5. Щелкните на стрелке раскрывающегося списка с надписью Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос. При этом на экране появится список всех таблиц и запросов текущей базы данных.
6. Выберите запрос Сплата податку.
7. Щелкните на кнопке ОК.
|
|
8. Разверните до максимального размера окно конструктора отчетов.
После выполнения этих действий появится пустое окно конструктора отчетов (рис. 22). Обратите внимание на три раздела, показанные на экране: Верхний колонтитул, Область данных и Нижний колонтитул. Этот отчет связан с запросом Сплата податку, т.е. данные из этого запроса будут использованы при просмотре или распечатке отчета. Поля из запроса будут доступны для использования в макете отчета и появятся в окне списка полей.
Рис. 22. Окно конструктора отчетов