Сортировка и группировка данных

Помимо перечисленных выше операций, в макете отчета можно выполнить и другие задачи, например сортировку и группировку данных.

Сортировка позволяет задать порядок отображения записей в режиме таблицы, в форме или в отчете на основе значений в одном или нескольких полях. Это важно, если данные необходимо просмотреть в порядке, отличном от порядка их ввода. Поэтому физический порядок записей базы данных зависит от даты и времени их создания. Хотя можно отсортировать данные с помощью запроса, рекомендуется это делать непосредственно в отчете, так как при изменении запроса в отчете будет сохранен правильный порядок следования записей.

Эту концепцию отчета можно реализовать путем группировки, т.е. разбиения связанных записей на группы. Прежде чем добавлять группировку в отчет, следует задать порядок сортировки по крайней мере по одному полю. Это можно сделать с помощью окна Сортировка и группировка, которое показано на рис. 33. В рассматриваемом примере поле Назва під-ва используется для первичной сортировки.

Рис. 33. Диалоговое окно Сортировка и группировка

Чтобы задать порядок сортировки на основе поля Назва під-ва, выполнитe следующие действия.

1. Щелкните на кнопке Сортировка и группировка панели инструментов для отображения диалогового окна Сортировка и группировка.

2. Щелкните на первой строке столбца Поле/выражение диалогового окна Сортировка и группировка. При этом в правом конце строки появится кнопка с направленной вниз стрелкой.

3. Щелкните на этой стрелке для отображения списка полей запроса Сплата податку.

4. В списке полей щелкните на поле Назва під-ва. Обратите внимание, что значение по умолчанию для параметра Порядок сортировки равно По возрастанию.

Чтобы не вводить вручную имя поля или не выбирать его из списка полей в столбце Поле/выражение окна Сортировка и группировка можно перетащить это поле из окна списка полей в столбец Поле/выражение.

Хотя в данном примере используется поле, для выполнения сортировки (и группировки) можно воспользоваться выражением. Для ввода выражения щелкните на нужной строке столбца Поле/выражение и введите любое допустимое в Access выражение, которое должно начинаться со знака равенства, например = [Сума] * [Тарифна ставка/100].

Для изменения порядка сортировки полей, размещенных в столбце Поле/выражение, просто щелкните в соответствующей строке столбца Порядок сортировки, а затем щелкните на появившейся кнопке с направленной вниз стрелкой. Из раскрывающегося списка выберите параметр По убыванию.