Организация проведения выставок. Крупные фирмы, постоянно принимающие участие в выставках, имеют специальное подразделение, ответственное за это направление работы

Крупные фирмы, постоянно принимающие участие в выставках, имеют специальное подразделение, ответственное за это направление работы. При отсутствии такой службы обязанности по организации проведения выставок возлагаются на отдел по связям с обществен­ностью.

На подготовительном этапе работники названного отдела соб­ственными силами или с помощью подрядчиков организуют проек­тирование и изготовление будущей экспозиции. В данной работе осо­бое внимание должно быть уделено следующим вопросам:

-форма выставочной экспозиции, возможности и целесообраз­ность демонстрации действующих моделей, объемных экспонатов или ИХ уменьшенных копий;

-целесообразность создания передвижных экспозиций и воз­можности применения выставочных стендов многократного исполь­зования;

-использование дополнительных средств воздействия на посе­тителей выставки (световые и музыкальные эффекты, звукозапись
Сопроводительного текста, настенные росписи и т. п.);

-объем и содержание работы, а также оплата труда дизайнеров,
Оформителей и художников, привлеченных для подготовки экспозиции;

-изготовление и оценка модели будущей экспозиции;

подбор, подготовка и обучение персонала, привлекаемого для
участия в работе выставки;

-организация перевозки экспозиции к месту проведения выс­тавки.

Технология проведения выставок требует, как правило, детального планирования большого количества взаимосвязанных видов работ и составления специального графика их выполнения с указанием сро­ков начала и окончания. Наиболее важными вопросами в данном слу­чае являются:

«транспортное обслуживание (транспортабельность экспонатов, их вес и габариты, оформление необходимой документации, экспе­диционное сопровождение груза, учет таможенного законодательства при пересечении границ различных государств и др.);

» страхование выставочной экспозиции или ее отдельных экспо­натов от различных видов риска, а также персональное страхование участвующих в выставке работников предприятия и их личных ве­щей;

» проезд работников предприятия, обеспечивающих его участие в выставке, к месту ее проведения и обратно, а также их размеще­ние (выбор транспортных средств, гостиниц, туристических агентств и т. д.);

» обеспечение охраны экспозиции (включая меры по предотвра­щению террористических актов, хищения или повреждения экспо­натов, меры противопожарной безопасности и др.);

«распространение информации о предстоящем участии предпри­ятия в выставке (сообщения по местному радио и телевидению, пуб­ликации в специализированных и местных изданиях, изготовление и размещение соответствующих средств наружной рекламы и др.);

«подготовка, изготовление и эффективное распространение раз­личных рекламно-информационных материалов, непосредственно сопровождающих участие предприятия в выставке (информационные листки, буклеты, проспекты, брошюры, каталоги, дискеты, видеокас­сеты и др.);

«организация церемонии открытия выставки (или отдельной экс­позиции) с последующим проведением специальной пресс-конфе­ренции, посвященной данному событию, и открытием пресс-центра на время функционирования выставки для удобства работы посеща­ющих ее журналистов и бизнесменов.

Тщательная проработка перечисленных вопросов может способ­ствовать более успешному решению следующих задач:

• достижение намеченных целей участия предприятия в выставке;

• продвижение товаров и услуг предприятия на рынке;

• заключение особо выгодных контрактов;

• укрепление делового имиджа предприятия;

> • повышение конкурентоспособности выпускаемой продукции,, оказываемых услуг и предприятия в целом.

Источник: стр.21 Варакута С.А., Егоров Ю.Н. Связи с общественностью. Учебное пособие.