2015-05-13
1335
I ♦ Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.). УСД необходимы:
для сокращения объемов документов;
снижения затрат на составление и обработку документов.
В РФ разработаны следующие унифицированные системы: организационно-распорядительной документации; банковской документации; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций; отчетно-статистической документации; учетной и отчетной документации предприятий; документации по труду; документации Пенсионного фонда РФ1.
2. Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.
Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:
• по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т. п.);
• структурным подразделениям.
| № п/п | Наименование формы документа | Дата утверждения | Периодичность издания | Структурное подразделение, отв. за подготовку | С кем согласовывается | Примечание |
Табель унифицированных форм документов министерства
Табель может дополняться графами:
код формы документа по классификатору;
ответственный за контроль исполнения;
годовой тираж бланков и др.
Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства организации.
В опрос 8. Требования к оформлению документов
1. Единые правила оформления документов необходимы: для придания юридической силы документам; качественного и оперативного составления и исполнения документов;
удобного и быстрого поиска документов.
Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того:
государственное это предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие; как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).
2. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.
При подготовке документов используются следующие реквизиты1:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10— наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
При составлении документов используются следующие правила оформления реквизитов:
01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Фе дерации" (Собрание законодательства Российской Федерации,] 2000, № 52, часть I, ст. 5021).
02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках] документов в соответствии с правовыми актами субъектов Рос сийской Федерации.
03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу Федерального закона № 129-ФЗ каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационной номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08. Наименование организации (автора документа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии), например:
МИНСВЯЗИ РОССИИ
НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР "ОРИОН"
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:
Центральный научно-исследовательский институт информации (ЦНИИИНФОРМ)
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации, например:
ЗАО «СОНЕТ»
КРАСНОГОРСКИЙ ФИЛИАЛ
09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), например:
ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА и т. п.
Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.
11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 6 апреля 2005 г. следует оформлять 06.04.2005. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 06 апреля 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.04.06.
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами:
• дела по номенклатуре дел;
• вопросов деятельности;
• должностных лиц или исполнителей;
• корреспондентов и т. п. Например:
№ 1 - 3/115 (1 - номер структурного подразделения, 3 - номер дела по номенклатуре, 115 - порядковый номер документа)
№ ОМ - 3/115 (ОМ - отдел маркетинга, 3 - номер дела, 115 - порядковый номер документа)
№ ЮЛ-3/115 (ЮЛ - Юрий Лужков, 3 - номер дела, 115 - порядковый номер документа).
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, совместный документ Центробанка РФ и ГТК РФ будет иметь номер:
01-20-105/11921 (01-20-105 - номер, присваиваемый Центробанком, 11921 - номер, присваиваемый ГТК РФ)
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
На № _ от____
Этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата).
14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "На именование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минсвязи России
Департамент информатизации
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору ЗАО "Вист"
А.И. Смирновой
ИЛИ
ЗАО "ЛУЧ"
Главному бухгалтеру
В.М. Соловьевой
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям предприятий
Южного административного округа
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следующих частей:
• наименование организации;
• структурное подразделение;
• должность, инициалы и фамилия;
• почтовый адрес.
Например:
ОАО "Профит"
Начальнику департамента кадров
А.В. Байкалову
ул. Полянка, 17
Москва, 113209
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Дуганову О.Р.
ул. Сосновая, д. З, кв.12,
г. Егорьевск, Московская обл., 1403004
16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО "Гранд"
Личная подпись А.В. Дашков
Х
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО "Славнефтьконтинент"
Личная подпись А.И. Крутов
Х
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания акционеров
от 01.03.2005 № 21
ИЛИ
УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО "Маяк"
от 09.11.2005 №5
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает:
. фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение);
• содержание поручения (при необходимости);
• срок исполнения;
• подпись и дату, например:
Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии к 15.04.200х.
Личная подпись 14.04.200х
ИЛИ
Скорину А.В. Подготовить проект договора к 01.05.2005.
Личная подпись 25.04.2005
Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящей или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были" "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., та его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, который нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "организация считает возможным").
21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ:1. Договор от 20.07.2005 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.
