2015-05-13
709
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 1
к приказу директора ЗАО "СТС"
от 01.04.2005 №12
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Минатома России
от 04.06.2005 № 72
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Роспатента от 07.09.2005 № 1-5/17 и приложение к нему, всего на 3 л.
22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:
Генеральный директор Л ичная подпись О.А. Рубин
или
Генеральный директор
ОАО "Партия" Личная подпись О.А. Рубин
При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности,
например:
Генеральный директор Л ичная подпись А.В.Зорин
Главный бухгалтер Л ичная подпись Т.В. Барышева
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
ПРЕФЕКТ СВАО г. Москвы ПРЕФЕКТ ЦАО г. Москвы
Личная подпись А.И. Петров Личная подпись И.Г. Орлов
При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:
| Генеральный директор завода "Энергия" Личная подпись И.П. Трушин | Президент фонда социальной защиты Л ичная подпись И.С. Карибский |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель КОМИССИИ Личная подпись А.С. ДОЛОХОВ
Члены комиссии Личная подпись Л.И. Антонова
Личная подпись О.Р. Трошева
Личная подпись А.И. Якунин
23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела земельной инспекции муниципального округа "Зюзино"
Личная подпись А. Г. Корж
00.00.2009
24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Юрисконсульт
Личная подпись Н.И. Власов
06.06.2009
Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись И.О. Громов
01.07.2010
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Начальник отела кадров Личная подпись А.В. Гранин
00.00.2008
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
О.Г. Родионова
236 01 26
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:
В дело № 1-5. Отправлен факс от 01.04.2008 № 1297.
Личная подпись 02.04.2007
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Вх. № 00001
Дата 08.01.2006 14:32
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например:
DOCN \ RASP \20052000.DOC
Где DOCN - каталог, RASP - подкаталог, 20052000.DOC - файл,
или менее сложный вариант:
письмо27.D0С (Письмо - вид документа, 27 - порядковый номер письма).
Такая отметка необходима для:
• исключения повторного ввода документа в ПК;
• быстрого поиска документа по имени файла;
• установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.
В опрос 9. Юридическая сила документа
Юридическая сила — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:
наименование организации (должностного лица) — автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать.
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.
Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей.
Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.
По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости — на других экземплярах, например при заключении договора.
Дата документа — один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.
Печать — юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует: о подлинности документа;
о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:
какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;
материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что – либо.
Гриф утверждения — некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.
Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п.
Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.
Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись.
Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:
сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ: имеющий юридическую силу; подтверждающий авторство документа; подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.
Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке.
С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;
печать (для наиболее важных или внешних документов). Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.
В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:
копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;
копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются: руководителем организации; должностным лицом (начальником отдела кадров).
В опрос 10. Язык служебных документов
Язык служебных документов — это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.
Особенности языка служебных документов:
точность и ясность;
лаконичность;
убедительность;
нейтральность тона изложения;
использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов);
использование общепринятых сокращений.
Точность и ясность документов достигается:
тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом). Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность. Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы. Убедительность служебных документов достигается: наличием достоверной информации; наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий; логикой изложения; безупречностью формулировок в юридическом отношении; обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
Нейтральность тона документов предусматривает: изложение текста от 3-го лица ("компания направляет", "банк не возражает");
отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т. к. автор действует от имени организации.
Устойчивые словосочетания — это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов.
Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность: авторам — оперативно составлять документы; адресатам — облегчить восприятие документов; создавать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.
К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: в связи с решением (распоряжением)..., контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи со сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие... и т. п. Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет: уменьшать объемы документов; ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль — руб.); словосочетания (например, и так далее — и т. д.). При.использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть: понятны адресату;
одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова "господину" как "г." и "г-ну").
В опрос 11. Бланки документов
1. Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.
Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.
2. Виды бланков подразделяются на: основные, к которым относятся:
• общий бланк; бланк письма;
дополнительные, к которым можно отнести:
• бланк конкретного вида документа; должностной бланк; бланк структурного подразделения; бланк для работы с зарубежными партнерами.
3. Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов.
 Реквизиты общего бланка документа: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации; трафаретные части реквизитов (дата и номер документа). Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа: гриф утверждения; заголовок к тексту.
Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем.
| 
|
Бланк письма содержит реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблему организации (при наличии герба не проставляется); наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации (структурного подразделения); справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии); код организации (предприятия) по ОКПО; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа);
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
адресат; заголовок к тексту.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например:
ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т. п.
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность ее руководителя, например: "Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации", "Президент ЗАО "Дизель" и т. п. Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения, например:
ЗАО "АРСЕНАЛ"
ДЕПАРТАМЕНТ БЕЗОПАСНОСТИ
При разработке бланков документов рекомендуются два варианта расположения реквизитов
продольный; угловой.
Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.
Для бланков документов применяют бумагу:
• формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);
• плотности от 80 до 200 г/м2;
• со степенью белизны — от 88 до 98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов. Все бланки должны иметь поля (не менее):
• левое — 20 мм; • правое — 10 мм; • верхнее — 20 мм; • нижнее — 20 мм.
В опрос 12. Организационно-распорядительные документы
Организационно-распорядительные документы — документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц. Организационно-распорядительная документация подразделяется на три основные группы документов:
организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);
распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы и др.).
Исходя из специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов:
документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела);
коммерческие документы (коммерческие договоры (контракты и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения (спецификации, графики поставок и т. п.); документы по обращениям граждан (предложения, заявления жалобы и документы по их рассмотрению).
Формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов.
Формуляр-образец является шаблоном, по которому должны составляться документы. Формуляры-образцы, как правило, приводятся:
в стандартах; в инструкциях; в методических пособиях по делопроизводству.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия.
Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.
Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.
Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.
На основе государственных могут разрабатываться формуляры- образцы для какой-либо отрасли (ведомства) или конкретного предприятия.
| 
|
В опрос 13. Устав
Устав — правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности. Основными видами уставов являются:
устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом); устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);
устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом;
устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации)., Уставы оформляются на стандартных листах бумаги. Устав должен иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату (датой устава является дата его утверждения); гриф утверждения;
отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций); место издания (город); текст;
подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):
1. Общие положения.
2. Цели, задачи, предмет деятельности.
3. Правовой статус.
4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).
5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).
6. Учет и отчетность.
7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.
8. Права и обязанности участников.
9. Порядок ликвидации и реорганизации.
| УСТАВ ЗАО "АКЦЕПТ" Москва | УТВЕРЖДЕН протоколом общего собрания учредителей от 00.00.2007 № |
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Закрытое акционерное общество "АКЦЕПТ" создано в соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах", Гражданским кодексом РФ и другим действующим законодательством РФ.
1.2. ЗАО «АКЦЕПТ» является юридическим лицом и свою деятельность организует на основании настоящего Устава и действующего законодательства РФ.
1.3. Место нахождения ЗАО "АКЦЕПТ":__________________________________
(адрес, основания его приобретения - свидетельство на право собственности, договор аренды, совместной деятельности, со ссылками на № и дату документа)
1.4. Почтовый адрес ЗАО "АКЦЕПТ": _ _____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________
(основания его приобретения - свидетельство на право собственности, договор аренды, совместной деятельности, со ссылками на № и дату документа)
2. ЦЕЛИ И ПРЕДМЕТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Целями деятельности ЗАО "АКЦЕПТ" являются предоставление товаров и услуг, а также извлечение коммерческой выгоды.
2.2. Предметом деятельности ЗАО "АКЦЕПТ" является:
9. ЛИКВИДАЦИЯ И РЕОРГАНИЗАЦИЯ
9.1. Общество может быть реорганизовано добровольно в порядке, предусмотренном законом. Реорганизация ЗАО "АКЦЕПТ" может быть осуществлена в форме слияния, присоединения, разделения, выделения и преобразования. При реорганизации вносятся соответствующие изменения в учредительные документы ЗАО "АКЦЕПТ".
9.2. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами ЗАО "АКЦЕПТ1, в т. ч. по представлению Общества в суде. Все решения ликвидационной комиссии принимаются простым большинством голосов от общего числа членов комиссии. Протоколы заседаний ликвидационной комиссии подписываются Председателем и Секретарем.
9.3. Ликвидация ЗАО "АКЦЕПТ" считается завершенной с момента внесения органом государственной регистрации соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.
9.4. Полномочия ликвидационной комиссии прекращаются с момента завершения ликвидации ЗАО "АКЦЕПТ".
9.5. При реорганизации или прекращении деятельности ЗАО "АКЦЕПТ" все документы (организационно-распорядительные, финансово-хозяйственные, по личному составу) передаются в соответствии с установленными правилами организации - правопреемнику.
При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения, документы по личному составу передаются на хранение в архив объединения "Мосгорархив". Подготовка и передача документов осуществляется за счет средств ЗАО "АКЦЕПТ" в соответствии с требованиями архивных органов.
Председатель Совета директоров подпись B.C. Никольский
Секретарь Подпись О.М. Зорина
В опрос 14. Положение
1. Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Положения бывают двух видов:
типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например Типовое положение об отделе кадров);
индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например Положение о персонале ЗАО "ЭРА").
Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов; аукционов; тендеров, например: Положение ООО "АиТ" о конкурсе "Лучший программист".
2. Положение составляется на общем бланке организации. Положение должно иметь: наименование вида документа; дату; заголовок к тексту; гриф утверждения; текст; подписи составителей; печать (при необходимости).
Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок положения отвечает на вопрос "о чем?", например: "Положение о Государственном реестре... ".
Текст может состоять из следующих разделов:
| 1. Общие положения. | 2. Задачи и функции. | 3. Управление и структура. | 4. Права и обязанности. | 5. Контроль деятельности. | 6. Служебные контакты. | 7. Ответственность. |
| ОАО "ВУЛКАН" | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия 00.00.2007 |
