Раздел 3. Технология хранения документов

Тема 3.1. Требования к помещениям архива.

В комплексе работ по обеспечению сохранности документов важное место отводится во­просам технологии хранения документов. Создание оптимальных условий для хранения - главная задача архивистов. Требования к сохранности документов в ГА и ВА одинаковы. Различаются лишь материальные возможности этих архивов. Технология хранения документов, описывается в учебнике, применима главным образом для документов на бумажной основе. Специальная доку­ментация (кино-, фото-, фонодокументы) требуют несколько иных условий хранения и других приемов реставрации и консервации, что рассматривается на семинарах или курсах.

Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хра­нения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а также хищений и потерь по небрежности.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является нали­чие зданий (помещения), отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для ГА строят специальные здания. За последние 10-15 лет количество специализированных зданий для госархавов значительно возросло, причем такие здания строятся не только для центральных ГА, но и для госархивов всех уровней. Для строительства используются как индивидуальные, так и типовые проекты зданий. Чаще всего применяются типовые проекты, разобранные для архивов с различным объемом документов. И индивидуальные, и типовые проекты предусматривают ряд помещений, обеспечивающих нормальную работу с документами.

Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и ад­министративных помещений. Кроме них обязательны:

А) комната для приема и разбора, вновь поступающих дел; Б) комната для документов, пораженных вредителями (изолятор);

Б) рабочие комнаты для сотрудников в достаточном количестве в соответствии с санитарными нормами;

В) читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов, а также с комнатой для чтения микрофильмов, оборудованной специальной аппаратурой;

Г) помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжкой вентиляцией, где при не­обходимости может быть установлена дезинфекционная камера;

- 45-

Д) комнаты для реставрации и переплета документов, из них одна маленькая, которая может быть использована для варки клеев;

Е) комната для приема пищи сотрудниками и исследователями (при отсутствии специальной стольной или буфета) и др.

Здания архивов должны располагаться по возможности вдали от промышленных предпри­ятий, загрязняющих воздух промышленными выбросами, а также больших водоемов, так как пыль, газы (сернистые, окислы азота) и излишняя влага отрицательно влияют на бум. основу и кра­сители, которыми исполнены тексты документов.

Вновь строящиеся здания оборудуются кондиционерами с системой противопылевых и противо­газовых фильтров или калориферным отоплением, совмещенным с вентиляцией и увлажнением воздуха, что позволяет освободить хранилища от труб отопительной системы и тем самым ис­ключить угрозу затопления документов водой. Стены хранилища должны быть ровными, отшту­катуренными. Полы застилаются линолеумом или красятся масляной краской для удобства еже­дневной влажной уборки.

Некоторые ВА тоже имеют специально встроенные здания архивохранилищ. При строи­тельстве специализированных зданий для ВА могут использоваться проекты типовых зданий ГА вместимостью 200 и 150 тыс. Единиц хранения. Наиболее реальный вариант строительства специализированных помещений для архивов - проектирование административных зданий, заводоуправлений и т.д. с учетом наличия в них архивных помещений необходимой емкости.

При отсутствии специальных помещений под архив отводится помещения, которые можно приспособить для хранилища. Из числа таких следует исключить чердачные и подвальные помещения, а также помещения, имеющие магистральные трубопроводы. Наличие трубопроводов не магистрального характера допускается только в хранилищах документов краткосрочного хранения (3-5 лет). Находящиеся в хранилищах трубопроводы следует изолировать.

Хранилища должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых по­мещений, связанных с хранением и применением химикатов и пищевых продуктов во избежание проникновения в хранилища вредных для бумаги химических веществ, грызунов и насекомых.

Помещение архива нужно изолировать от других помещений, чтобы они были не доступны посторонним лицам. Если архив имеет на хранение ОЦД, то для них желательно иметь отдельное хранилище. В нерабочее время двери опечатываются и сдаются под охрану. Двери архива обиваются металлическим листом с асбестовой подкладкой, имеют прочные замка. На окна, если их распоряжение не исключает доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки. Отдельно стоящие помещения архива оборудуются архивной сигнализацией.

Важное требование к технологии хранения – оборудование помещений. В хранилище

- 46-

устанавливаются стационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные специаль­ным огнезащитным составом), для хранения ОЦД и учетных документов - сейфы или металлические шкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см: проходы между стеллажами 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей 45; расстояние от пола до нижней полки 20, а в цокольных этажах 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел.

Стеллажи могут изготавливаться промышленным способом и по заказу учреждения. Размеры стеллажа: 220-240 см, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок - 35-40, расстояние между полками по высоте 40 см; при вертикальном хранении - ширина одностороннего стеллажа - 25-30 см; расстояние между полками 35 см. В последнем случае могут быть использованы библиотечные стеллажа, изготавливаемые промышленностью. Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рационального использования площади целесообразно устанавливать двухъярусные стеллажи с межярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи. Кальки могут, хранится в специальных шкафах, изготавливаемых промышленностью. Для хранения карт в развернутом виде можно устраивать специальные стеллажи - «вешалки», где карты хранятся в подвешенном со­стоянии.

В ряде ГА и ВА применяются стеллажи системы «компактус». Установка таких стеллажей предполагает наличие мощных прикрытии, которые или предусматриваются при проектировании новых зданий или специально усиливаются при реконструкции и капитальном ремонте помеще­ний. Во втором случаи это требует квалифицированных инженерных решений. Применение стел­лажей «кампактус» экономически выгодно, так как позволяет значительно увеличить емкость хра­нилищ на тех же площадях за счет плотной установки передвижных стеллажей. Перемещение стеллажей хранилища производится механическим способом или электронным приспособлением. Эффективное эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служеб­ных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения докумен­тов хранилища.

Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки. В рабочей комнате устанавливается канцелярская мебель, в том числе карто­течные и канцелярские шкафы, также телефон.

В каждом архиве разрабатывается план эвакуации документов при чрезвычайных усло­виях «пожар, затопление и др.». В плане должна быть предусмотрена первоочередная эвакуация особо

- 47-

ценных документов (если они в архиве есть) и дел постоянного хранения. В случаи проник­новения в архив посторонних лиц в нерабочее время приказом руководителя создается специаль­ная комиссия, которая составляет об этом акт вместе с работниками архива, проверяет наличие наиболее ценных дел (особо ценных, постоянного хранения, по личному составу и др.). О пропаже таких дел сообщается соответствующему госархиву.

В архиве категорически запрещается: курить, применять электронагревательные приборы, легко воспламеняющиеся и взрывоопасные вещества хранить пищевые продукты.

Тема 3.2. Порядок размещения и обеспечения сохранности документов

Размещение фондов в хранилищах архива - это одна из работ в комплексе обеспечения со­хранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально использо­вать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для ОЦД лучшие условия в случае не­обходимой эвакуации.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, доку­менты на бумажной основе и пленке. Документы общего и обособленного хранения всегда размещаются в разных хранилищах. Целесообразно иметь отдельные, специально оборудованные хранилища я научно-технической и картографической документации. Это позволяет создать лучшие усло­вия для сохранности таких документов и более рационально использовать площадь хранилищ. Однако эти документы могут размещаться с обычными делами.

ОЦД с которых снят страховой фонд, хранятся в ГА обособленно, иногда в специально построен­ных хранилищах. Обращение к таким делам допускается в исключительных случаях. Ознакомле­ние с содержанием документов проводится путем выдачи страховых копий (фонд пользования), которые также хранятся отдельно от других документов архива на бум основе, так как в большин­стве случаев исполнены на пленочном исполнителе.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом, в котором указывается рас­пределение фондов или комплексов фондов по хранилищам и по возможности с учетом новых поступлений документов. Размещение документов в хранилищах.

Порядок размещения документов в ВА и ГА, несмотря на применение общих принципов, различается. Это зависит от характера хранилищ, состава хранящихся документов, хронологических рамок. Все это учитывается при размещении документов в госархивах. Документы досоветского пе­риода и советского периода хранятся раздельно. И те, и другие комплексы фондов размещаются в хранилищах в соответствии с классификационной схемой, принятой в архиве. Часто в основу по­ложений отраслевой принцип. При наличии свободных площадей в архиве в плане размещения пре-

- 48-

дусматривается резерв для новых поступлений документов. В случае отсутствия резерва для ком­плектования, вновь поступившие дела размещаются на свободных местах, а место их хранения в топографических указателях. Это обеспечивает их оперативный поиск.

В ВА в основе размещения лежит создание преимущественно лучших условий для доку­ментов постоянного хранения, учет ежегодного движения дел (их прием и передача), удобства оперативного использования документов. Документы общие, закрытые и технические хранятся в разных помещениях. Рассмотрим их размещение на примере документов общего характера. Они делятся на группы по срокам хранения: постоянного хранения, долговременного и временного. Как правило, в самостоятельную группу выделяются документы по личному составу как наиболее часто использующиеся для наведения справок.

В основных правилах указано, что по усмотрению руководства учреждения документы временных сроков хранения (до 10 лет) могут оставаться в структурных подразделениях вплоть до момента уничтожения. Вопрос о месте хранения этих документов решается, исходя из местных условий: степени загруженности архива, наличия свободного места для хранения дел в структур­ных подразделениях, частоты обращения к этим документам для нужд подразделения и т.п. По­ступившие в архив документы постоянного хранения ликвидированных учреждений хранятся обособленно от дел временного хранения.

В пределах групп документы размещаются по фондам, в пределах фондов - по номерам описей и номерам дел. Документы постоянного хранения, которые должны храниться века, раз­мещаются в лучшем помещении. Здесь же, в ВА, им предстоит пролежать до передачи на государственное хранение. Ежегодно (или через 2-3 года) в госархив передаются группы дел, у которых истек срок ведомственного хранения. Возникающая при этом непоследовательность в их размещении компенсируется полнотой и четкостью топографирования. Дела долговременного хранения будут находиться в архиве до 75 лет. Эта группа пополняется ежегодно, а для уничтожения выделяется мало дел. Это наиболее стабильный массив документов, перемещается он редко. Его можно разместить в дальней комнате при условии гарантированной сохранности документов и удобства пользования ими.

Самая многочисленная и подвижная группа - документы кратких сроков хранения. Ежегодно истекают сроки хранения таких-то дел. В связи с тем, что из документов, законченных де­лопроизводством, к примеру, в 1990г., одна часть (пятилетнего срока) будет выделяться для уничтожения в 1995г., другая (десятилетнего срока) - в 2000г., на полках образуются свободные места, а по некоторым структурным подразделениям их набирается немало. Поэтому, а ВА нередко хранят дела этой группы за каждый делопроизводственный год не по структурным подразделениям, а по срокам хранения: массив дел десятилетнего срока хранения за данный год всем структурным подразделениям (в пределах массива по номерам описей и по номерам дел), другой массив дел –

- 49-

пятилетнего сроку хранения за данный год и т.д. Основные правила работы ВА (1986 г.) рекомендует хранить документы каждой организации в одном месте в порядке ежегодных поступлений. Для дел постоянного хранения и по личному составу.

Однако указанный выше способ размещения дел временного срока хранения позволяет наиболее целесообразно использовать площадь полок. На месте дел, выделенных на уничтожение, можно уложить новый крупный комплекс дел.

Порядок выдачи дел из хранилища.

Установленный Основными правилами порядок выдачи дел из хранилищ ВА имеет целью обеспе­чить сохранность документов, и в первую очередь документов АФ РФ,

Документы, хранящиеся в архиве, могут выдавать: для использования работниками струк­турных подразделений, исследователям; для проведения архивных работ с документами; для про­ведения работ по улучшению сохранности документов - создание страхового фонда, копирование, реставрации и т.д. в лабораториях архивных и других учреждений. В зависимости от целей работы с документами они выдаются в рабочую комнату (читальный зал) архива или во временное поль­зование вне архива.

Выдача дел исследователям и представителям других организаций, работающим в читаль­ном зале архива, производится по письму соответствующей организации. Письмо должно иметь резолюцию руководителя учреждения о разрешении работать с документами данного учреждения.

Выдача документов во временное пользование другим организациям, в том числе судеб­ным и следственным органам, также оформляется в письменной форме заинтересованных органи­заций и с разрешением руководителя данного учреждения. На дела, выданные во временное поль­зование, составляется акт в двух экземплярах. Оба экземпляра акта подписываются руководителя­ми организаций (выдавшие дела и получившие дела) скрепляются гербовыми печатями. Один эк­земпляр остается в архиве, другой - выдается получателю дел.

Основные правила устанавливают сроки пользования делами, выданными из архива: для работников структурных подразделений своей организации - 10 дней, для работников других уч­реждений - 3 месяца. В случае необходимости продления срока пользования делами производится переоформление документов на их выдачу. При этом работники архива обязаны проверить со­хранность этих дел.

Дела, выдаваемые в читальный зал или временное пользование, должны быть переплетены или подшиты, иметь оформленные обложки, сверенные описью шифры дел, пронумерованные листы и заверительную надпись. В дела постоянного хранения при выдачи в читальный зал вклеиваются (на обороте первого листа обложки) листы использования, где работавший с делом отмечает цель и тему использования дела в госархив это обеспечивает преемственность в учете использования документов АФ РФ.

- 50-

Наименование организации

Наименование ведомственного архива