Проверка их наличия

Документы должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах. Выданные для работы дела подлежат возврату, в зависимости от степени ограничения доступа, в службу ДОУ, спец подразделение или архив в тот же день. Отдельные дела с разрешения руково­дителя службы ДОУ или архива могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдения правил хране­ния.

Передача документов, дел и изданий другим сотрудникам производится, в зависимости от степени ограничения доступа, только через службу ДОУ, спец подразделение или архив. Запрещается изъ­ятие из дел или перемещение документов из одного дела в другое без санкции этих служб. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях даются отметки в РФК, включая внутренние описи. В необходимых случаях руководитель организации может разрешить исполнителям или сотрудникам службы ДОУ вынос из здания документов для их согласования, подписи и т.п. в организа­циях,

находящихся в пределах данного города.

- 53-

При смене сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий, составляет­ся по производственной форме акт приема - передач этих материалов, утверждаемый руководителем организации.

Проверка наличия документов проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распорядительным документом руководителя организации. В состав комиссий обязательно вклю­чаются лица, которым поручены учет и хранение этих материалов.

В архивах, где сосредоточено большое количество изданий, документов, дел и других материалов с ограниченным доступом, проверка наличия проводится не реже одного раза в пять лет; результа­ты оформляются актом.

О фактах утраты документов либо разглашения сведений немедленно ставятся в известность ру­ководитель организации.

Для расследования факта утраты документов или установления факта разглашения сведений, со­держащихся в этих материалов, распорядительным документом руководителя организация назна­чается комиссия, заключение которой о результатах расследования утверждается руководителем, создавшим данную комиссию.

На утраченные документы составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в РКФ. Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем организации передаются в архив для включения в дело фонда.

Тема 3.4 Понятие о температурно-влажностном режиме.