Форма карточки и учета необнаруженных дел

5 6 7 8 9 10 11

Наименование организации Фонд № __________

(название фонда)

Наименование архива

Карточка учета Опись № __________

Необнаруженных дел (название описи)

Формат А5 (148х210)

При выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не

учтенных в итоговой записи, последняя пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки по

каждой группе ошибок в соответствующих графах. Из листа проверки обобщенные данные

переносятся в акт. По окончании проверки в конце каждой описи (после заверительной надписи) делается запись «проверено» и проставляется дата проверки, а также должности и подписи лиц, проводивших ее.

Если при проверке наличия не обнаружены какие-то дела, по окончании работы принимаются меры по их розыску. Наибольшая вероятность найти отсутствующие дела под тем же номером, но в комплексе дел другого года или другой описи как неправильно подложенные. Однако вести розыск необнаруженных дел рекомендуется более углубленно. Для этого следует изучить учетные

документы по выдачи дел из хранилищ; организовать розыск дел в структурных подразделениях, где они образовались, имея в виду возможное их составление для практического использования и ошибки в формировании выдачи; изучить документы дела фонда (акты о выделении дел к уничтожению, выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия,

которых эти дела, возможно, также числились отсутствующими).

Найденные дела подкладываются на места, а в карточке учета необнаруженного дела записываются – «найдено и положено в фонд». Дела, причина отсутствия которых подтверждена документами, исключается из описей и других учетных документов. На дела, пути розыска которых исчерпаны (розыск может проводится в течение года), составляется акт о неисправном подтверждении дел. Такие дела снимаются с учета в установленном порядке.

-42 -

Наименование организации Утверждаю

Наименование ведомственного архива Наименование должности

руководителя организации

АКТ Подпись Расшифровка

_________ № ________ Дата подписи

____________________ Фонд № ___________________

(место составления) (напоминание фонда)

о не обнаружении дел,

пути розыска, которых исчерпаны

В результате ___________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел.

Предпринять архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи, с чем считаем возможным, снять, с учета.

Опись №	Дело №	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов в деле	Предполагаемые причины отсутствия дела

Итого _______________ дел

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнены следующими делами: _____________________________________________________________________________

(номера дел и их групповые заголовки)

Заведующий архивом Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Согласовано: Одобрено

Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)

Учреждения от _______ № _________ организацией от _____ № ____

Изменения в учетных документные документы архива внесены.

Заведующий архивом (лицо, ответственное за учет)

Дата Подпись Расшифровка подписи

-43-

Наименование организации

Название ведомственного архива Утверждаю

АКТ Наименование должности

руководителя организации

__________ № __________ Подпись Расшифровка

_______________________ подписи (место составления)

о неисправимых повреждениях дел Дата

Фонд № ________________

(название фонда)

В фонде обнаружены дела, призванные неисправимо поврежденными:

№ п./п.	Опись №	Дело №	Количество листов	Заголовок дела	Дата дела	Сущность и причины повреждения

Итого обнаружено непоправимо поврежденных ____________________________________ дел

(цифрами и прописью)

Перечисленные дела подлежат списанию: ____________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Согласовано Одобрено

Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЕК (ЭК)

Учреждения организации

От _______ № _________ От _________ № _______

Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должности

работника, внесшего изменения Подпись Расшифровка

в учетные документы

подписи