Организация контроля за исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела или специально назначенным лицом. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Контрольная работа № 1

Вариант 1

1ЕГСД, цель ее создания и значение.

2Служебная переписка и принципы ее организации.

3Составьте приказ по предприятию об итогах ревизии по проверке

финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Вариант 2

1 Документ и система документации. Виды документов.

2 Общие требования к служебным документам. Формуляры и бланки

документов.

3 Составьте докладную записку начальника отдела руководителю

предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

Вариант 3

1 Назначение и особенности оформления служебных писем.

2 Виды документов по личному составу.

3 Составьте телеграмму от лица, находящегося в служебной командировке.

Текст должен содержать просьбу о продлении командировки. В телеграмме вместо печати указываются номер и дата командировочного удостоверения, наименование организации, выдавшей его, а также серия, номер и дата паспорта лица, находящегося в служебной командировке.

Вариант 4

1 Роль и значение форм документов.

2 Классификация документов по видам деятельности, месту составления,

срокам хранения, форме.

3 Вам как руководителю отдела рекламы необходимо разработать документ,

на основании которого будет составлен приказ о поощрении ведущего специалиста этого отдела за успешное выполнение заказа на рекламу.

Вариант 5

1 Организация контроля за исполнением документов.

2 Первичная обработка поступивших в организацию документов и ее распределение.

3 Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Минскснаб-сбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

Вариант 6

1 Организационные документы, их назначение.

2 Протокол как форма документирования работы и решений коллегиальных

органов. Реквизиты протокола.

3 Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах

работы. В заключении докладной записки необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии.

Вариант 7

1 Общая характеристика организации распорядительных документов. Значение ОРД для административной деятельности.

2 Приказы по основной деятельности. Реквизиты.

3 Составьте документ с просьбой об увольнении с должности ведущего

экономиста в связи с его переездом на другое место жительства.

Вариант 8

1 Информационно-справочные документы, их назначение.

2 Регистрация документов.

3 Составьте справку для предъявления в военкомат о факте обучения

студента в МГУ. Оформите на бланке с угловым расположением реквизитов.

Вариант 9

1 Номенклатура дел. Что включает в себя понятие «Формирование дел»?

2 Задачи экспертизы ценности документов.

3 Составьте письмо, подтверждающее факт отправки договора № 13/14 от

25.10.02г. Недостающие реквизиты и элементы текста составьте самостоятельно.

Вариант 10

1 Должностная инструкция. Приведите пример.

2 Оформление реквизитов «Заголовок к тексту», «Адресование документов».

3 Составьте акт о передаче компьютера одним должностным лицом другому. Основание: распоряжение директора организации.

Вариант 11

1 Ведение трудовых книжек работников. Что такое «дубликат» трудовой

книжки?

2 Виды докладных записок, их реквизиты.

3 В качестве начальника отдела составьте характеристику на сотрудника

отдела.

Вариант 12

1 Способы удостоверения документов (подпись, печать, утверждение).

2 Оформление приказов по личному составу. Оформите выписку из приказа.

3 Составьте письмо-приглашение с предложением посетить международную

специализированную выставку. Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса по ул. Янки Купалы.

Вариант 13

1 Документооборот. Состав и учет объема документооборота в учреждении.

2 Акты, их виды, реквизиты, правила составления, юридическое значение.

3 Подготовьте приказ о предоставлении планового отпуска работнику. Основание: заявление работника. Визы: начальник отдела кадров, юрисконсульт.

Вариант 14

1 Порядок прохождения и исполнения входящих документов.

2 Правила оформления реквизита «Подпись».

3Оформите подписи руководителя учреждения, его заместителя,

руководителя структурного подразделения; двух лиц, не соподчиненных по должности; документа, составленного комиссией.

Вариант 15

1 Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их

Подготовки.

2 Контрольная картотека, ее разделы.

3 Подготовьте приказ о приеме работника на работу. Основание: заявление работника, трудовой контракт. Визы: начальник отдела кадров, юрисконсульт.

Вариант 16

1 Экспертиза ценности документов.

2 Порядок подготовки документов для сдачи в архив. Порядок хранения дел

в текущем делопроизводстве. Сроки хранения документов.

3 Составьте документ, на основании которого физическое лицо будет

принято на работу в фирму «Закат» в юридический отдел на должность юриста с окладом согласно штатному расписанию на основании трудового договора от 24.12.02г.

Вариант 17

1 Согласование документов. Виза и гриф согласования.

2 Правила оформления реквизита «Гриф утверждения».

3 Составьте протокол общего собрания работников производственного кооператива, на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн рублей.

Вариант 18

1 Передача документов при реорганизации или ликвидации учреждения.

2 Требования к разработке бланков документов.

3 Составьте и оформите телеграмму фирмы «Восход» Слуцкому

предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 19

1 Оформление реквизитов документов.

2 Схема продольного и углового расположения реквизитов.

3 Составьте докладную записку о причинах несвоевременного

представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 20

1 История развития делопроизводства в Республике Беларусь.

2 Функции документов. Унификация и стандартизация документов.

3 Составьте докладную записку начальника отдела руководителю

предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

Вариант 21

1 Классификация документов.

2 Виды документов, служащие основанием для принятия решения: справки,

докладные записки, акты. Порядок их составления и оформления.

3 Составьте служебное письмо по следующим данным: автор письма

Институт повышения квалификации архитекторов; адрес института: 111112, г.Москва, ул. Заречная, д.13, тел. 290-18019, факс-290-19-18, подписывает письмо ректор института КУДРЯШЕВ В. С.; адресат: ректор Смоленского института правоведения БЕСПАЛОВ А. И. Письмо является ответным на инициативное с входящим номером 193/16 от 22.11.02г. В тексте письма изложено сообщение о возвращении проекта «Кадры», потому что проект имеет существенные недостатки, которые требуют устранения.

Вариант 22

1 Организация переписки и ее совершенствование. Прием и распределение

корреспонденции, сортировка, вскрытие конвертов, проверка правильности доставки и целостности вложений.

2 Документы, подлежащие регистрации.

3 Составьте и оформите внутреннее согласование документа руководителями

структурных подразделений учреждения.

Вариант 23

1 Организация делопроизводственной службы в учреждении. Инструкции о

делопроизводстве, их значение и требования, предъявляемые к ним.

2 Виды документов по личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор.

3 Оформите несколько видов отметок: об исполнителе документа, об исполнении документа и направлении его в дело.

Вариант 24

1 Составление и оформление служебных писем. Реквизиты письма.

2 Подлинник документа, копия документа, дубликат.

3 Составьте телефонограмму исходя из следующего условия:

Хлебокомбинат 10 декабря 2002 года не обеспечил завоз хлебобулочных изделий в магазин № 15 г. Могилева. Телефонограмму за подписью директора торга НЕКРАСОВА И. И. адресовать на имя директора с просьбой принять меры, исключающие в дальнейшем срыв завоза хлебобулочных изделий.

Вариант 25

1 Телеграммы, телефонограммы. Их назначение и оформление.

2 Структура и штатная численность. Штатное расписание.

3 Составьте проект приказа по ОАО «ГУМ» об утверждении инструкции по

делопроизводству. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству, канцелярией универмага разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

Вариант 26

1 Подготовка и передача дел в архив организации (ведомственный архив).

2 Требования к разработке бланков документов.

3 Оформите несколько видов адресатов: учреждению, его структурному

подразделению, руководителю учреждения, конкретному должностному лицу, ответственному за содержащийся в документе вопрос.

Вариант 27

1 Передача документов при реорганизации или ликвидации организации

(предприятия).

2 Экспертиза ценности документов организации.

3 Оформите письмо, используя следующие данные: Автор письма –

Министерство культуры Республики Беларусь. Адресат – Управление культуры Брестского облисполкома. Дата. № 3-8/924. Текст: Напоминаем Вам, что 15.03.2003г. необходимо представить информацию об исполнении приказа министра от 12.02.2003г. № 135 «О мерах по устранению недостатков в работе служб ДОУ в системе министерства». Подписывает письмо управляющий делами министерства. Все недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

Вариант 28

1 Трудовой контракт.

2 Обработка внутренних документов.

3 Оформите приказ по основной деятельности, используя следующие данные:

Министерство образования Республики Беларусь. ПРИКАЗ. 00.00.00 № 64,

г. Минск. Об утверждении примерной инструкции дел и типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии средних специальных учебных заведений. В целях совершенствования работы с документами в средних специальных учебных заведениях ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить примерную номенклатуру дел и типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии средних учебных заведений. 2. Учебным заведениям в работе со служебными документами руководствоваться утвержденной приказом министра от 00.00.00 № 64 примерной номенклатурой дел. 3. Главному управлению по образованию установить постоянный контроль за работой со служебными документами в подведомственных учебных заведениях в соответствии с настоящим приказом. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. министра А.В. Петрова. Подписывает приказ министр образования Республики Беларусь.

Вариант 29

1 Формирование и ведение личных дел.

2 Дубликат трудовой книжки.

3 Оформите акт, используя следующие данные: АКТ. Дата. Индекс.

г. Минск. О списании имущества. УТВЕРЖДАЮ Зам. директора Минского завода «Электроника» Иванов А. В. 00.00.00 Основание: приказ директора завода от 00.00.00 № 00 «О проведении инвентаризации». Составлен комиссией: председатель – начальник отдела снабжения А. И. Петров. Члены комиссии: инженер завода В. Н. Беляев, заведующий складом К. С. Сидоров.

В период с 00.00.00 по 00.00.00 комиссия провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за непригодности к дальнейшему использованию. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр – в отдел снабжения; 2-й экземпляр – в бухгалтерию. Приложение: перечень имущества на 3л. в 2-х экз. Председатель комиссии А. Н. Иванов, члены комиссии: В. Н. Беляев, К. С. Сидоров.

Вариант 30

1 Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе

их подготовки.

2 Требования к оформлению документов по личному составу.

3 Оформите справку, используя следующие данные: СПРАВКА. Дата.

Индекс. г. Минск. Детский сад № 61 Центрального района г. Минска. Иванова А. Н. работает инженером отдела снабжения Минского завода «Электроника» с 00.00.00. Начальник отдела кадров. Печать.

Порядок выбора варианта контрольной работы

Вариант контрольной работы студенты выбирают согласно последним