2015-05-10
2591
Фонд № _________________________ Опись №________________ Дело №______________________
Заголовок дела ________________________________________________________________________
| Дата использо- | Кому выдано: фами- | Характер использования | Номера | Подпись лица, |
| вания дела. | лия, инициалы, наи- | (копирование, выписки, | использованных | использовавшего |
| менование организа- | просмотр и т.д.). | листов. | дело. | |
| ции и т.д. | ||||
Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи по следующей форме:
Название архива
Книга выдачи дел во временное пользование
| № | Дата | Номер фонда, описи, дела. | Кому выдано и | Роспись в полу- | Дата возвращения дела и |
| п. /п. | Заголовок дела | на какай срок | чение дела | роспись принявшего де- | |
| ло. | |||||
За своевременным возвращением дел в архив устанавливается контроль. На место каждого выданного дела кладется заполненная работником архива карта-заместитель по форме:
Наименование организации Название архива
Карта заместитель дела
Дело (№ и заголовок)
Опись (№ и заголовок)
Фонд (№ и заголовок)
Выдано (для выдачи) (кому выдано) во временное пользование (читальный зал) до (дата возврата)
Должность сотрудника, Подпись Расшифровка подписи
выдавшего дело
- 51-
При подкладке дела на место карта-заместитель изымается и хранится в архиве в папке с клапанами вместе с другими картами до минования надобности.
Работник архива проверяет физическое состояние возвращенных дел. При выявлении дефектов составляется акт, предъявляемый организации, использовавшей документы, или судебные органы для привлечения к ответственности виновных.
Если судебным или следственным органам необходимо изъять документы, то это должно оформляться по их письму с разрешением руководителя учреждения и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел постоянного хранения выдаются только документы, интересующие органы, при этом вместо изъятых листов оставляются копии, заверенные заведующим архивом или ответственным за архив лицом. Акт об изъятии документов хранится в деле фонда.
Если архив направляет дела на переплет, реставрацию, копирование в госархив или другие организации, то передача дел оформляется заказом. Заказ составляется с 2-х экземплярах по форме акта выдачи дел во временное пользование другой организации. Акт подписывается руководителем учреждения и бухгалтером, который будет производить расчет за выполненные работы. При получении дел после переплетения, реставрации, копирования работник архива проверяет их физическую сохранность и качество исполнения работ.
Архив обязан следить за порядком транспортировки дел внутри здания, так и вне его. Транспортировки документов внутри здания должна гарантировать их сохранность. В другие здания документы перевозятся в упакованном виде и обязательно в закрытом транспорте, в сопровождении ответственных лиц. Перевозки документов на большие расстояния (в другие местности) должны сопровождаться мерами предосторожности, позволяющими защитить транспортируемые дела от вредных воздействий атмосферы, а также механических повреждений. Для этого документы упаковываются в водонепроницаемые материалы и помещаются в зависимости от объема отправляемых дел в ящики или контейнеры.
Тема 3.3. Физико-химические и биологический факторы разрешения документов.
Физико-химические изменения подвергаются все составные части документов: бумага, красители, клей, картон. Бумага становится хрупкой и ломкой, особенно не устойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3, которая уже через 10 лет желтеет и становится хрупкой. На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры, влажность воздуха, прямые солнечные лучи, наличие в воздухе вредных примесей. Солнечный свет является одним из факторов, губительно действующих на основу бумаги и краcителей. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает. В связи с этим рекомендуется ставить
- 52-
стеллажи таким образом, чтобы они были минимально освещены. Особенно благоприятно хранение документов в коробках и папках изготавливаемых с учетом и размеров документов. Картонирование предохраняет документы от пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочность бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков.
Соблюдение санитарно-гигиенических условий является одной из мер сохранности документов. Очень опасны для документов биологические вредители: растения, животные. Появление их в архиве - серьезная угроза сохранности документов. Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности необходимая высокая влажность бумаги. Основными разрушителями документов в архивах являются грибы, называемые в быту плесенью. Грибы очень чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах очень жизнестойки: грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. Повреждение насекомыми встречаются реже, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно около ста видов насекомых, повреждающих документы.
Наибольшее распространение в архивах получили жуки: точильщики, притворяшки, кожееды. В архивах может обитать моль двух групп: питающиеся только растительной пищей - зерновая, грибная, семенная; питающаяся веществами животного происхождения - шубная.
Тараканы не живут в листах, а приходят питаться мучным клеем, вместе с ним они грызут бумаги. Для борьбы с вредителями необходимо проводить систематическую профилактику.
